ResumenEl módulo de Pagos en BuildingLink permite el procesamiento y reembolso de pagos misceláneos a través de Stripe, un servicio de procesamiento de pagos en línea. Este módulo permite la creación de categorías de pago personalizadas y ofrece un historial de pagos para facilitar la conciliación de los mismos. |
Tabla de contenido |
Información general
1. ¿Qué es Stripe?
Stripe es un servicio de procesamiento de pagos en línea que se puede configurar como una interfaz sencilla para cobrar tasas u otros pagos y garantizar que los pagos recibidos se envíen a la cuenta bancaria especificada de su propiedad.
Nota: BuildingLink no administra los fondos que se recaudan. Por tal motivo, cualquier consulta o solución de problemas con respecto a Stripe será mejor atendida por el equipo de soporte de Stripe.
2. ¿Qué métodos de pago son aceptados?
Este módulo se puede utilizar para cobrar pagos con tarjeta de crédito realizados individualmente por los residentes o por el personal a nombre de un residente. Actualmente Stripe no procesa pagos con cheque; no obstante, se pueden ingresar en el módulo de Pagos para fines de registros.
3. ¿Qué tipos de pago son aceptados?
Stripe está integrado en nuestro módulo de Pagos autónomo y puede procesar cualquier tasa o pago misceláneo, como una tasa por pérdida de llave o por la reservación de una amenidad. Este módulo actualmente no puede aceptar depósitos ni autorizar tarjetas de crédito, y no está diseñado para procesar pagos que se deben hacer regularmente (como el pago mensual de alquileres, las cuotas de la asociación de propietarios o tasas de mantenimiento), ya que no se integra con el sistema de contabilidad de su propiedad y no emite recordatorios de pago por correo electrónico a los residentes.
4. ¿Hay algún cargo por transacciones?
Stripe aplica una tarifa no reembolsable del 2.9% más 30 centavos por cada transacción. Por lo tanto, BuildingLink aplica una comisión por servicio del 3% más 31 centavos a los pagos para minimizar las pérdidas en su propiedad. Este método garantiza que solo se pierdan unos pocos centavos (o incluso nada) con cada transacción.
Nota: Esta es solo una configuración predeterminada y se puede ajustar para satisfacer las necesidades de su propiedad.
Nota: Esta comisión de servicio no es reembolsable, por lo tanto, Stripe no devuelve la comisión al residente si se le reembolsa el pago.
Guía de inicio
1. Asegúrese de que el módulo Pagos esté habilitado.
Para verificar si el módulo de pagos está habilitado, haga clic en la pestaña Otro (la última pestaña en el panel de navegación a la izquierda). Si no ve el módulo de Pagos, comuníquese con Soporte de BuildingLink al 877-501-7117 x0 o envíe un correo electrónico a [email protected].
El módulo de Pagos se puede configurar de dos maneras:
- Interno: Únicamente la administración del edificio puede ver y utilizar el módulo.
- Externo: Tanto la administración del edificio como los residentes pueden ver y utilizar el módulo.
Tendrá la opción de habilitar pagos con tarjeta de crédito, cheque o ambos.
2. Cómo configurar una cuenta de Stripe.
Para empezar a aceptar pagos a través de BuildingLink, primero debe configurar una cuenta de Stripe en https://dashboard.stripe.com/register. Asegúrese de activar la cuenta para sacarla del modo de "demostración".
Por favor, tome nota de que BuildingLink no puede ayudarlo con la configuración y resolución de problemas en Stripe. Para consultas relacionadas con Stripe, comuníquese con el equipo de soporte de Stripe o consulte su página de preguntas frecuentes para obtener ayuda.
Cómo configurar el módulo de Pagos
1. Cómo configurar la conexión entre BuildingLink y Stripe.
a. Diríjase a la pestaña Otro (la última pestaña del panel de navegación a la izquierda) y seleccione Pagos.
b. Haga clic en la pestaña Ajustes (la última pestaña a la derecha) ubicada en la parte superior.
c. Seleccione el enlace "Haga clic aquí si ya tiene una cuenta de tarjeta de crédito Stripe...".
Si aún no ha creado una cuenta en Stripe, el segundo enlace lo llevará a la página web donde puede hacerlo.
d. De forma predeterminada, solo el personal de nivel administrativo y directivo puede realizar pagos.
Si desea cambiar esta configuración, o cualquier otro ajuste en esta página, comuníquese con Soporte de BuildingLink al 877-501-7117 x0 o envíe un correo electrónico a [email protected].
2. Cree categorías de pago personalizadas.
a. Diríjase a la pestaña Otro (la última pestaña del panel de navegación a la izquierda) y seleccione Pagos.
b. Seleccione la pestaña Configuración de categorías de pago.
Nota: Se debe crear al menos una categoría para poder aceptar pagos.
c. A continuación, haga clic en el botón verde Agregar una nueva categoría de pago.
d. Se abrirá una ventana emergente con varios campos:
Nombre de la categoría: Este campo se incluye en la sección Descripción del historial de pagos y en los reportes exportables para la conciliación de pagos.
Instrucciones: Aquí puede ingresar indicaciones que detallen mejor el propósito de la categoría de pago para los residentes y el personal.
Documento adjunto: A menudo, conviene agregar documentación complementaria al nombre de la categoría e instrucciones. Generalmente, en este campo se cargan exenciones de responsabilidad, listas de precios y reglamentos.
Enlace web (URL): En este campo puede agregar un enlace (URL) a un sitio web que contenga más información sobre el pago para que los residentes y el personal puedan consultarlo si desean.
Monto de pago predeterminado: Aquí puede establecer una tarifa de pago predeterminada para esta categoría. Esta tarifa de pago predeterminada aparecerá automáticamente en el campo Monto de pago al realizar un pago. Si su propiedad está configurada de manera que los residentes puedan realizar pagos de forma independiente, esta configuración exige que los residentes paguen el monto especificado, a menos que se permita la sustitución del pago predeterminado (como se explica a continuación).
Sustitución de pago predeterminado: A veces, es posible que se deba realizar un pago distinto al monto predeterminado especificado. Seleccione "Puede sustituir el valor predeterminado" para permitir que el personal y los residentes realicen un pago por una suma mayor o menor que el monto predeterminado.
Tasa de impuesto sobre ventas predeterminada: Puede optar por agregar un impuesto sobre ventas a los pagos realizados en esta categoría.
Comisión por uso de tarjeta de crédito: Stripe aplica una tarifa no reembolsable del 2.9% más 30 centavos por transacción. Por este motivo, BuildingLink aplica una comisión de servicio predeterminada del 3% más 31 centavos a los pagos para minimizar las pérdidas de su propiedad. Este método garantiza que solo se pierdan unos pocos centavos (o incluso nada) con cada transacción. Si desea modificar estas comisiones de manera que se ajusten mejor a las políticas de su propiedad, puede hacerlo aquí.
¿Quién paga la comisión por el uso de tarjeta de crédito?: De manera predeterminada, el sistema está configurado para que los residentes paguen la comisión de servicio. Sin embargo, si lo más adecuado es que su propiedad pague la comisión, seleccione la opción "Paga el Edificio".
e. Haga clic en el botón verde Guardar ubicado en la parte inferior.
Para el personal: Cómo utilizar el módulo de Pagos
1. Cómo realizar pagos a nombre de los residentes.
Diríjase a la pestaña Otro (la última pestaña del panel de navegación a la izquierda) y seleccione Pagos.
Haga clic en la pestaña Enviar un nuevo pago (la última pestaña a la derecha) ubicada en la parte superior.
Luego, haga clic en el botón gris Enviar un nuevo pago.
Se abrirá una ventana emergente donde deberá llenar:
- Número de unidad del residente
- Nombre del residente
- Método de pago
- Categoría de pago
- Monto del pago
- Información del pago
Nota: Hay dos campos opcionales que podrían ser útiles:
- Comentarios de autorización: Puede agregar notas de autorización (ejemplo: autorizado por Juan Pérez)
- Descripción: Puede agregar una descripción del pago (ejemplo: "para el pago del filtro de aire 12x24").
- Este campo se incluye en la sección Descripción del historial de pagos y en los reportes exportables para la conciliación de pagos.
5. Haga clic en el botón Calcular total para obtener el monto total a pagar según los impuestos y la comisión de servicio especificados para la categoría seleccionada.
6. Una vez que haya llenado la página, haga clic en el botón gris Enviar pago ubicado en la parte inferior.
2. Cómo reembolsar un pago
a. Diríjase a la pestaña Otro (la última pestaña del panel de navegación a la izquierda) y seleccione Pagos.
b. Haga clic en la pestaña Historial de pagos para ver los pagos recientes. A los usuarios autorizados (de forma predeterminada, los directivos) les aparece un enlace de Reembolso al lado derecho de los pagos aceptados.
c. Haga clic en dicho enlace para emitir un reembolso parcial o total.
Información importante sobre los reembolsos:
Los cargos incurridos en el pago original no se pueden reembolsar.
- Los reembolsos no se pueden cancelar; asimismo, no se pueden disputar ni volver a cobrar los valores reembolsados en su totalidad a una tarjeta de crédito.
- Si el pago original se procesó con conversión de moneda, el monto reembolsado se reintegra utilizando el mismo proceso.
- Stripe envía las solicitudes de reembolso al banco o emisor de la tarjeta del residente de inmediato. Estos pagos se reflejan en los estados de cuenta como un crédito después de aproximadamente 5 a 10 días hábiles, dependiendo de la institución financiera.
- Cuando un reembolso se emite poco después del cargo original puede aparecer como un reverso, en lugar de un reembolso. En ese caso, el cargo original se elimina del estado de cuenta del residente y no se emite un crédito aparte.
- Se pueden emitir varios reembolsos por un mismo pago, pero no podrán exceder el cargo original menos las comisiones.
Cómo ver el historial de pagos
Diríjase a la pestaña Otro (la última pestaña a la izquierda) y seleccione Pagos.
Haga clic en la pestaña Historial de pagos. Puede filtrar esta página por fecha de pago, categoría de pago, no. de unidad del residente y método de pago.
El Historial de pagos muestra varios datos importantes:
1. La fecha, hora y número de la transacción:
2. El nombre del ordenante y el número de la unidad para la cual se realiza el pago:
3. La descripción del pago, que incluye la categoría de pago y la descripción:
Un desglose del pago:
4. Y el estado del pago, así como enlaces para ver el pago y emitir un reembolso:
5. Cómo exportar la información de BuildingLink.
a. El Historial de pagos se puede exportar a un archivo haciendo clic en el botón Exportar a Excel, ubicado en el lado derecho de la página del Historial de pagos, arriba de la columna Reembolso:
El archivo contendrá la misma información que el Historial de pagos, incluyendo las siguientes columnas:
Fecha
No. de transacción
Descripción
Cargo básico
Comisión por uso de tarjeta de crédito
Impuesto sobre ventas
Pago cobrado
Método
Estado
Para residentes: Cómo utilizar el módulo de Pagos
1. Cómo configurar el sistema para que los residentes realicen pagos (opcional).
a. Si el módulo de pagos está configurado como externo, los residentes podrán realizar pagos y ver su historial de pagos.
b. Puede verificar si el módulo de pagos está configurado para los residentes en la página de Ajustes de pagos:
Diríjase a la pestaña Otro (la última pestaña del panel de navegación a la izquierda) y seleccione Pagos.
Haga clic en la pestaña Ajustes (la última pestaña a la derecha) ubicada en la parte superior.
En la sección Ajustes de BuildingLink, verifique el campo ¿Los residentes pueden enviar pagos?
Si su propiedad no está configurada para que los residentes realicen pagos y le gustaría habilitar esta función, comuníquese con Soporte de BuildingLink al 877-501-7117 x0 o envíe un correo electrónico a [email protected].
2. Cómo realiza un pago un residente.
a. Los residentes pueden hacer clic en el botón Pagos en la sección Información del edificio del portal de residentes para acceder a la página de Pagos.
b. Arriba de la sección Historial de pagos, los residentes encontrarán el botón Enviar un nuevo pago.
c. Al hacer clic en este botón, se abrirá un formulario que los residentes deben llenar para realizar el pago. Este formulario, que se abre como una ventana emergente, contiene varios campos:
El nombre y el número de la unidad del residente se llenan automáticamente.
Enviar recibo por email a: Este campo se llena automáticamente con la dirección de correo electrónico registrada del residente, pero el residente puede cambiarla si desea enviar el recibo a otra dirección.
- Instrucciones: Aquí se mostrarán las instrucciones registradas para la categoría de pago seleccionada.
- Seleccionar método de pago: Se mostrarán las opciones de métodos de pago disponibles.
- Categoría de pago: Este campo obligatorio le permite al residente establecer el propósito específico de su pago asignándolo a una categoría.
- Descripción: El residente puede ingresar una breve descripción del pago en esta sección. Generalmente aquí se ingresa la razón del pago.
- Monto de pago: Aquí el residente puede ingresar el monto del pago. Si se ha establecido un monto de pago predeterminado para esta categoría, dicho monto aparecerá automáticamente en este campo.
- Calcular total (Botón): Al hacer clic en este botón, se calcularán automáticamente las tarifas y el monto total a pagar en función del monto de pago.
Las demás secciones del formulario de pago comprenden campos estándar de información de pago. Una vez que el residente termina de llenar este formulario, puede presionar el botón gris Enviar pago para realizar el pago.
3. Cómo ver el Historial de pagos.
a. Los residentes pueden hacer clic en el botón Pagos en la sección Información del edificio del portal de residentes para acceder a la página de Pagos.
b. Aquí, podrán ver su historial de pagos con un filtro por rango de fechas.
