AperçuLe module de paiements de BuildingLink permet le traitement des paiements et des remboursements de paiements divers via Stripe, un service de traitement des paiements en ligne. Ce module permettra la création de catégories de paiement personnalisées et fournira une vue de l’historique des paiements pour faciliter la conciliation des paiements. |
Table des matières |
Renseignements généraux
1. Qu’est-ce que Stripe?
Stripe est un service de traitement des paiements en ligne qui peut être configuré pour fournir une interface simple utilisée pour collecter les frais et s’assurer que les paiements reçus sont envoyés au compte bancaire spécifié pour votre propriété.
Remarque : BuildingLink ne gère pas les fonds recueillis. Pour cette raison, toute demande de dépannage concernant Stripe est mieux adressée à l’équipe d’assistance Stripe.
2. Quels modes de paiement sont pris en charge?
Ce module peut être utilisé pour percevoir les paiements par carte de crédit soumis indépendamment par les résidents ou par le personnel au nom d’un résident. Les paiements par chèque ne sont actuellement pas pris en charge par Stripe, mais peuvent toujours être enregistrés dans le module Paiements à des fins de tenue de dossiers.
3. Quels types de paiement sont pris en charge?
Stripe est intégré à notre module de paiement autonome et peut capturer tous les frais divers, tels que pour une clé perdue ou une réservation d’agrément. Ce module n’est actuellement pas en mesure d’accepter des dépôts ou d’autoriser les cartes de crédit, et n’est pas destiné à être utilisé pour les frais réguliers (tels que les paiements mensuels de loyer, les cotisations HOA ou les frais d’entretien), car il ne s’intègre pas à votre système de comptabilité immobilière et n’émet pas de courriels de rappel « dus de paiement » aux résidents.
4. Y a-t-il des frais pour les transactions?
Stripe applique des frais non remboursables de 2,9 % plus 30 cents par transaction. À ce titre, BuildingLink applique des frais de commodité de 3 % plus 31 cents aux paiements afin de minimiser les pertes pour votre propriété. Cette méthode garantit que seulement quelques centimes (le cas échéant) sont perdus pendant les transactions.
Veuillez noter: Il ne s’agit que d’un paramètre par défaut et peut être ajusté pour répondre aux exigences de votre propriété.
Veuillez noter: Ces frais de commodité ne sont pas remboursables, et Stripe ne retournera pas ces frais au résident si leur paiement soumis est remboursé.
Mise en place
1. Assurez-vous que le module de paiements est activé.
Pour vérifier si le module de paiements est activé, cliquez sur l’onglet Autre (l’onglet le plus bas dans la navigation de gauche). Si vous ne voyez pas les paiements répertoriés comme une option disponible, veuillez contacter le support BuildingLink en appelant le 877 501-7117, poste 0 ou en envoyant un courriel à [email protected].
Le module Paiements peut être défini de l’une des deux manières suivantes :
Interne - Uniquement utilisable et visible par la gestion immobilière.
Externe - Utilisable et visible à la fois par la direction de la propriété et les résidents.
Vous aurez la possibilité d’activer les paiements par carte de crédit, chèque ou les deux.
2. Configurez un compte Stripe.
Pour commencer à accepter des paiements via BuildingLink, vous devez d’abord créer un compte Stripe à https://dashboard.stripe.com/register. Assurez-vous d’activer le compte pour le sortir du mode « démo ».
Remarque : BuildingLink n’est pas en mesure d’aider à la configuration et au dépannage de Stripe. Pour les demandes liées à Stripe, veuillez contacter l’assistance Stripe ou consulter leur FAQ pour obtenir de l’aide.
Configuration du module paiements
1. Établissez une connexion entre BuildingLink et Stripe.
a. Accédez à l’onglet Autre (l’onglet le plus bas dans le volet de navigation de gauche) et sélectionnez Paiements.
b. Cliquez sur l’onglet Paramètres (l’onglet le plus à droite) situé près du haut.
c. Sélectionnez le lien intitulé « Cliquez ici si vous possédez déjà un compte de carte de crédit Stripe... »
Si vous n’avez pas encore créé de compte Stripe, le deuxième lien vous dirigera vers le site Web approprié où vous pouvez le faire.
d. Par défaut, les paiements ne peuvent être soumis que par les utilisateurs de niveau agent directeur ou gestion.
Si vous souhaitez modifier ce paramètre, ou tout autre paramètre sur cette page, veuillez contacter le support BuildingLink en appelant le 877 501-7117, poste 0 ou en envoyant un courriel à [email protected].
2. Créez des catégories de paiement personnalisées.
a. Accédez à l’onglet Autre (l’onglet le plus bas dans le volet de navigation de gauche) et sélectionnez Paiements.
b. Sélectionnez l’onglet Paramétrage des catégories de paiement.
Remarque : Au moins une catégorie doit être créée avant d’accepter les paiements.
c. Ensuite, cliquez sur le vert Ajouter une nouvelle catégorie de paiement bouton.
d. La fenêtre contextuelle résultante contient plusieurs champs :
Nom de la catégorie - Ce champ est inclus dans la section Description de la vue Historique des paiements et des rapports exportables pour la conciliation des paiements.
Instructions - Toutes les instructions aux résidents et au personnel détaillant davantage l’objectif de la catégorie de paiement peuvent être saisies ici.
Document joint - Il est souvent utile de compléter le nom de la catégorie et les instructions par de la documentation. Les dérogations, les listes de prix et les règles sont généralement téléchargées dans ce champ.
Lien Web (URL) - Si vos résidents et votre personnel peuvent bénéficier d’un site Web contenant plus d’informations concernant leur paiement, l’URL du site Web peut être ajoutée à ce champ.
Montant du paiement par défaut - Vous pouvez choisir de définir un montant payable par défaut pour votre catégorie ici. Ce montant de paiement par défaut sera automatiquement renseigné dans le champ Montant du paiement lors de la soumission d’un paiement. Si vos paramètres de propriété permettent aux résidents de soumettre des paiements de manière indépendante, ce paramètre obligera les résidents à payer votre montant spécifié, sauf si les remplacements de paiement par défaut sont autorisés (expliqués plus loin ci-dessous).
Remplacement par le personnel des paiements par défaut – À l’occasion, les paiements soumis peuvent devoir différer du montant de défaut spécifié. Sélectionnez « Peut passer outre la valeur par défaut » pour permettre au personnel et aux résidents de soumettre un paiement pour une somme supérieure ou inférieure au montant par défaut.
Taxe de vente par défaut - Vous pouvez choisir d’ajouter une taxe de vente aux paiements soumis dans cette catégorie.
Frais de commodité de carte de crédit - Stripe applique des frais non remboursables de 2,9% plus des frais de 30 cents par transaction. Pour cette raison, BuildingLink applique un défaut de 3% plus des frais de commodité de 31 cents aux paiements afin de minimiser les pertes pour votre propriété. Cette méthode garantit que seulement quelques centimes (le cas échéant) sont perdus pendant les transactions. Si vous souhaitez personnaliser ces frais pour mieux s’adapter à votre politique de propriété, vous pouvez le faire ici.
Qui paie les frais de commodité de la carte de crédit? – Par défaut, les résidents sont configurés pour payer les frais de commodité. Cependant, s’il est préférable que votre propriété paie les frais, ce paramètre peut être changé en L’immeuble paie.
e. Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder situé en bas.
Pour le personnel : Utilisation du module des paiements
1. Soumettre des paiements au nom des résidents.
Accédez à l’onglet Autre (l’onglet le plus bas dans le volet de navigation de gauche) et sélectionnez Paiements.
Cliquez sur l’onglet Soumettre un nouveau paiement (l’onglet le plus à droite) situé près du haut.
Ensuite, cliquez sur le bouton gris Soumettre un nouveau paiement.
Remplissez la fenêtre contextuelle résultante avec les suivantes :
Numéro d’unité du résident
Nom du résident
Mode de paiement
Catégorie de paiement
Montant du paiement
Informations de paiement
Remarque : Deux champs facultatifs peuvent être utiles :
Commentaires sur l’autorisation - peut contenir des notes d’autorisation (exemple : autorisé par John Smith)
Description - peut contenir une description du paiement (exemple: « pour le paiement du filtre à air 12x24 »).
Ce champ est inclus dans la section Description de la vue Historique des paiements et des rapports exportables pour la conciliation des paiements.
5. Cliquez sur le Calculer le total bouton pour générer un montant total dû en fonction de la taxe spécifiée et des frais de service pour la catégorie choisie.
6. Une fois la page remplie, cliquez sur le bouton gris Soumettre un paiement bouton situé en bas.
2. Remboursement des paiements
a. Accédez à l’onglet Autre (l’onglet le plus bas dans le volet de navigation de gauche) et sélectionnez Paiements.
b. Cliquez sur l’onglet Historique des paiements pour extraire les paiements récents. Tout utilisateur autorisé (par défaut : agents de sécurité) verra un lien Remboursement sur le côté droit des paiements acceptés.
c. Cliquez sur le lien Émettre un remboursement pour émettre un remboursement partiel ou complet.
Remarques importantes sur les remboursements :
Les frais encourus à partir du paiement initial ne peuvent pas être remboursés.
Les remboursements ne peuvent pas être annulés, et les litiges ou les rétrofacturations ne sont pas possibles sur les frais de carte de crédit entièrement remboursés.
Si le paiement initial a subi une conversion de devise, le montant remboursé est reconverti à l’aide du même processus.
Les demandes de remboursement sont immédiatement soumises par Stripe à la banque ou à l’émetteur de la carte du résident. Ces paiements apparaîtront dans les états financiers sous forme de crédit après environ 5 à 10 jours ouvrables, selon l’institution financière.
Certains remboursements émis peu de temps après l’accusation initiale peuvent apparaître sous la forme d’une annulation, plutôt que d’un remboursement. Dans le cas d’une annulation, la charge initiale supprime l’état financier du résident et aucun crédit distinct n’est émis.
Plusieurs remboursements peuvent être émis pour le même paiement, mais ne peuvent pas dépasser les frais d’origine moins les frais d’origine.
Affichage de l’historique des paiements
- Accédez à l’onglet Autre (l’onglet le plus bas à gauche) et sélectionnez Paiements.
- Cliquez sur l’onglet Rechercher l'historique des paiements. Vous pouvez filtrer cette page par date de paiement, catégorie de paiement, unité du résident et mode de paiement.
La vue Historique des paiements affichera plusieurs informations importantes :
1.La date, l’heure et l’ID de la transaction :
2. Le nom du payeur et le numéro d’unité pour lequel le paiement est destiné:
3. La description du paiement, qui comprend la catégorie de paiement ainsi que la description :
Une ventilation des paiements :
4. Et l’état du paiement, ainsi que des liens pour afficher le paiement et émettre un remboursement:
5. Exportation d’informations à partir de BuildingLink.
a. Une exportation de la vue Historique des paiements peut être générée en cliquant sur le bouton Exporter vers Excel, qui se trouve sur le côté droit de la page Historique des paiements au-dessus de la section Remboursement:
Cette exportation contiendra les mêmes informations que la vue Historique des paiements et comprendra les colonnes suivantes :
Date :
Transaction ID
Désignation des marchandises
Frais de base
Frais de commodité de carte de crédit
Taxe de vente
Paiement perçu
Méthode
État d’avancement
Pour les résidents : Utilisation du module de paiements
1. Mise en place des résidents pour soumettre des paiements (facultatif).
a. Si le module Paiements est défini sur Externe, les résidents pourront consulter leur historique de paiements et soumettre des paiements.
b. Vous pouvez facilement vérifier si le module Paiements est configuré pour une utilisation par les résidents en accédant à votre page Paramètres de paiement:
Accédez à l’onglet Autre (l’onglet le plus bas dans le volet de navigation de gauche) et sélectionnez Paiements.
Cliquez sur l’onglet Paramètres (l’onglet le plus à droite) situé près du haut.
Consultez l’en-tête Paramètres BuildingLink de la section Résidents qui peuvent soumettre des
paiements.
Si votre propriété n’est pas actuellement configurée pour permettre les paiements des résidents, mais que vous souhaitez commencer à le faire, veuillez contacter le support BuildingLink en appelant le 877 501-7117, poste 0 ou en envoyant un courriel à [email protected].
2. Soumettre des paiements en tant que résident.
a. Les résidents peuvent cliquer sur le bouton Paiements dans la section Informations sur l’immeuble de leur page d’accueil pour accéder à la page Paiements.
b. Au-dessus de la section Historique des paiements, vos résidents peuvent trouver le bouton Soumettre un nouveau paiement.
c. En cliquant sur le bouton Soumettre un nouveau paiement, vous enverrez vos résidents à un formulaire qui peut être rempli pour soumettre le paiement. Ce formulaire contient plusieurs champs:
- Le nom et le numéro d’unité du résident seront automatiquement renseignés.
- Envoyez un reçu de courriel à : Ce champ sera automatiquement rempli avec l’adresse de courriel au dossier du résident, mais le résident peut remplacer cette adresse de courriel s’il souhaite envoyer son reçu ailleurs.
- Instructions - Toutes les instructions spécifiées pour la catégorie de paiement sélectionnée s’afficheront ici.
- Sélectionnez un mode de paiement - Les méthodes de paiement disponibles pour le résident seront présentées comme une option.
- Catégorie de paiement – Ce champ obligatoire permet au résident de désigner son paiement à une fin précise en l’attribuant à une catégorie.
- Description – Le résident peut indiquer une brève description de son paiement dans cette section. Les raisons du paiement sont couramment écrites ici.
- Montant du paiement – Le résident peut entrer le montant de son paiement ici. Si un montant de paiement par défaut a été choisi pour cette catégorie, le montant sera automatiquement renseigné dans ce champ.
- Calculer le total (bouton) - En cliquant sur ce bouton, vous calculerez automatiquement les frais et un montant total dû en fonction du montant du paiement.
La partie restante du formulaire de paiement se compose de champs d’informations de paiement standard. Une fois que le résident a fini de remplir ce formulaire, il peut appuyer sur le bouton gris Soumettre le paiement pour soumettre ses paiements.
3. Consultez l’historique des paiements.
a. Les résidents peuvent cliquer sur le bouton Paiements dans la section Informations sur le bâtiment de leur page d’accueil afin d’accéder à la page Paiements.
b. Ici, ils pourront voir leur historique de paiements avec un filtre pour la plage de dates.
