Utilisation de ConciergeLink

Introduction

ConciergeLink se compose de huit sections, que vous pouvez accéder à l’aide des onglets sur le côté gauche (Tableau de bord, Colis, Instructions, Maintenance, Unités, Notes de journal de bord, Rapports d’incident et Réservations de commodités). Ces sections fonctionnent principalement de la même manière que la version Web de BuildingLink, alors assurez-vous de consulter nos vidéos d’aide sur le journal des événements, les instructions, la maintenance,  le journal de bord, les rapports d’incident et les réservations pour des tutoriels plus approfondis. 

Avant de couvrir chaque section, jetons un coup d’œil à deux outils rapides « raccourcis » qui sont accessibles via n’importe quel onglet.

* Recherche rapide: Cela fonctionne exactement de la même manière que l’option de recherche rapide dans la version Web de BuildingLink, vous permettant rapidement d’afficher la vue d’ensemble de l’unité pour une unité particulière. 

Le bouton Ajouter est exclusif à ConciergeLink. Il vous permet d’ajouter rapidement un événement, une instruction, une demande de maintenance, une note de journal de quarts de travail, un rapport d’incident ou une réservation de commodité à partir de n’importe quel écran.

Accueil

Le Accueil de ConciergeLink est un moyen rapide de voir les événements / colis ouverts, les instructions de gestion pour le personnel, les annonces défilantes et la météo. Il affiche également le pourcentage de résidents qui ont des photos et un graphique hebdomadaire des événements entrés. Vous pouvez personnaliser votre Accueil en cliquant sur Configuration des mini-applications; cela vous permettra de décider quelles mini-applications vous souhaitez afficher ou masquer.  

Colis

L’onglet Colis de ConciergeLink vous permettra d’utiliser la fonctionnalité Journal des événements (suivi des colis et autres éléments physiques qui entrent et sortent de l’immeuble). En cliquant sur l’onglet, vous verrez la grille Ouvrir les événements, ainsi que les boutons Ajouter un événement, Ajouter multiples événements et Fermer les événements multiples. Vous pouvez également imprimer des événements ouverts à partir de cet écran et effectuer une recherche dans le journal des événements. Tout comme dans la version Web de BuildingLink, les événements peuvent être fermés en cliquant directement sur l’événement en question. Vous pouvez également utiliser des raccourcis de codes à barres pour ouvrir et fermer des événements. 

Instructions

L’onglet Instructions de ConciergeLink vous permettra d’utiliser la fonctionnalité Instructions dans BuildingLink (instructions de suivi des autorisations d’entrée et autorisations des invités). En cliquant sur cet onglet, vous verrez la grille Instructions actuelles, ainsi que le bouton Ajouter des instructions. Vous pouvez également imprimer des instructions à partir de cet écran et rechercher toutes les instructions. Pour afficher les instructions nouvellement ajoutées et/ou les instructions avec une date de début à l’avenir, utilisez les onglets « Ajouté récemment» et « Instructions futures ».

Unités

L’onglet Unités de ConciergeLink affichera une liste de toutes les unités dans BuildingLink. Vous pouvez modifier le format de cette page et décider d’afficher ou non le nom de l’entreprise ou de la famille en cliquant sur l’icône Paramètres en haut à droite.

Vous pouvez également cliquer sur n’importe quelle unité à prendre à la page Vue d’ensemble de l’unité, pour voir facilement si une unité particulière a un paquet, par exemple.

Journal de bord

L’onglet NJournal de bord dans ConciergeLink vous permettra d’utiliser la fonctionnalité Journal de bord. Toutes les notes saisies au cours des dernières 48 heures s’afficheront sur le côté gauche de la page, ainsi qu’un bouton de recherche pour afficher les notes plus anciennes. Vous pouvez ajouter des notes sur le côté droit de la page. 

Rapports d’incidents

L’onglet Rapports d’incident de ConciergeLink vous permettra d’utiliser la fonctionnalité Rapports d’incident dans BuildingLink. En cliquant dans cet onglet, vous pourrez créer de nouveaux rapports d’incident ou rechercher des rapports précédents.

Réservations

L’onglet Réservations de ConciergeLink vous permettra d’utiliser la fonctionnalité Réservations de commodités dans Buildinglink. Cliquer dans cet onglet vous permet d’ajouter de nouvelles réservations ou de rechercher des réservations antérieures.

Synchronisation de ConciergeLink

Dès que vous effectuez une action dans ConciergeLink, cette action sera immédiatement reflétée dans la version Web de BuildingLink. Les actions effectuées via la version Web de BuildingLink seront reflétées dans ConciergeLink chaque fois que ConciergeLink se synchronise (toutes les 30 minutes ou chaque fois qu’un nouvel utilisateur se connecte).) Si vous savez que les actions ont été effectuées via la version Web de BuildingLink, vous pouvez également utiliser le bouton Synchroniser pour synchroniser manuellement ConciergeLink afin que toutes les informations soient à jour.

Reconnaissance vocale pour les colis

Nous avons intégré une fonctionnalité de reconnaissance vocale dans la section des colis de ConciergeLink!

Pour utiliser la reconnaissance vocale, vous devrez vous assurer que vous avez un microphone connecté à votre ordinateur. Un microphone de casque est recommandé, de sorte que ConciergeLink n’entende que votre voix et ignore les autres qui peuvent parler dans la zone de la réception. Pour de meilleurs résultats, nous vous recommandons également d’utiliser le programme de formation à la reconnaissance vocale Windows sur votre ordinateur - cela aidera ConciergeLink à comprendre ce que vous dites.

Pour trouver votre programme de reconnaissance vocale :

Windows 7 : dans votre menu Démarrer, sélectionnez Panneau de configuration. Ensuite, sélectionnez « Reconnaissance vocale ». Enfin, sélectionnez « Formez votre ordinateur pour mieux vous comprendre ».

Windows 8 : utilisez la fonction de recherche pour rechercher « Reconnaissance vocale ». Sélectionnez ensuite « Formez votre ordinateur pour mieux vous comprendre ».

Une fois que vous avez formé votre ordinateur et branché votre microphone, cliquez simplement sur l’onglet Colis, sélectionnez Ajouter un événement, puis cliquez sur l’icône du microphone dans le coin supérieur droit de ConciergeLink. Cela incitera le système à commencer à vous écouter. En cliquant sur l’un des champs, vous inviterez également le système à commencer à écouter ce champ spécifique. Par exemple, si vous cliquez sur « Type », le système écoutera « Fedex, UPS, DHL », etc. Une fois que vous cliquez sur votre premier champ (numéro d’unité) et que vous parlez de l’unité appropriée, le système sélectionnera cette unité, puis descendra automatiquement vers le champ « Type » afin que vous puissiez commencer à parler du type. Vous pouvez également cliquer sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit de ConciergeLink, sélectionner options de reconnaissance vocale et sélectionner « Colis complet » si vous souhaitez pouvoir dire quelque chose comme « Enregistrer un nouveau Fedex pour 2A stocké dans le tiroir 1 ». Gardez à l’esprit que vous devrez toujours cliquer sur le bouton Ajouter un événement avant de commencer à parler.

N’hésitez pas à essayer différentes façons de saisir des colis via la reconnaissance vocale n’oubliez pas de consulter la section Options de reconnaissance vocale. Nous aimerions entendre quelques commentaires avant de publier notre prochaine version!