Rapports d'incidents

Si vous souhaitez supprimer l'un de ces types de rapport d'incident, cliquez sur Modifier et sélectionnez Inactif sous « État de ce type d'incident », puis Sauvegarder. 

Par défaut, les utilisateurs de la réception et de la maintenance peuvent soumettre des rapports d'incident, mais ces rapports doivent être approuvés et finalisés par les agents directeurs ou le personnel de gestion. Cette configuration est destinée à imiter l'acte d'un responsable « approuvant » d'un rapport d'incident avant qu'il ne soit vraiment finalisé. 

Pour modifier les autorisations d'approbation par défaut pour toutes les catégories, vous pouvez ajouter une autorisation spéciale qui accorde des droits d'approbation à d'autres membres du personnel. Pour modifier si un type d'incident spécifique nécessite une approbation, cliquez simplement sur Modifier à côté du type que vous souhaitez modifier et sélectionnez l'exigence d'approbation souhaitée. 

Configuration de vos notifications de rapports d'incident 

Ensuite, assurez-vous que vos notifications sont correctement configurées. Par défaut, le système enverra une notification à une ou plusieurs adresses spécifiées chaque fois qu'un nouveau rapport d'incident est soumis pour approbation et/ou chaque fois qu'un nouveau rapport d'incident est approuvé/finalisé. Pour afficher vos paramètres de notification, cliquez sur Paramètres et sélectionnez Rapports d'incident. 

Pour ajouter ou modifier vos paramètres de notification par défaut pour toutes les catégories, cliquez sur Paramètres et sélectionnez Options générales de configuration de l’immeuble. Vous pouvez utiliser le menu déroulant situé en haut de cette page pour localiser la section des rapports d'incident. 

Entrez l'adresse courriel de la ou des personnes qui doivent être informées chaque fois qu'un rapport d'incident est soumis pour approbation et/ou chaque fois qu'un rapport d'incident est approuvé/finalisé. Cliquez sur Sauvegarder tous les changements. 

Pour modifier les paramètres de notification pour des types de rapport d'incident spécifiques, cliquez sur Paramètres et sélectionnez Rapports d'incident. Ensuite, cliquez sur Modifier à côté du type d'incident dont vous souhaitez modifier les paramètres de notification. Ici, vous pourrez remplacer les adresses courriel de notification par défaut et saisir les adresses souhaitées. 

Soumettre des rapports d'incident

Pour soumettre un nouveau rapport d'incident, cliquez sur l'onglet Réception et sélectionnez Rapports d'incident. Cliquez sur le bouton vert Créer un nouveau rapport d'incident. Vous serez invité à sélectionner un type d'incident et à indiquer si l'incident était mineur ou grave. Vous serez ensuite invité à saisir la date et l'heure de l'incident. Vous pouvez également ajouter un emplacement (ou plusieurs) si vous le souhaitez. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder le lieu/site après chaque ajout. Ensuite, vous devrez entrer une brève description de l'incident lui-même dans la zone de texte blanche. Une fois que vous avez rempli toutes les informations requises, cliquez sur le bouton Procéder. 

Vous avez ensuite la possibilité d'ajouter des notes supplémentaires ou des personnes associées à l'incident, ainsi que plus de détails sur ce qui s'est passé. Vous pouvez également télécharger des documents et/ou des photos connexes si vous le souhaitez. Une fois que vous êtes satisfait de votre rapport d'incident, cliquez sur le bouton vert Soumettre pour approbation. (Selon les autorisations de rapport d'incident définies pour votre immeuble ou votre niveau d'autorité, vous pouvez également voir un bouton vert Approuver et finaliser. Cela vous permet de finaliser votre rapport d'incident immédiatement, en contournant tout processus d'approbation.) 

Affichage/modification des rapports d'incident et compréhension des statuts des rapports d'incident 

Pour afficher les rapports d'incident existants pour votre propriété, cliquez sur l'onglet Réception et sélectionnez Rapports d'incident. Vous verrez une liste des rapports d'incident saisis pour votre propriété, du plus récent au moins récent. Vous pouvez utiliser la case Rechercher les rapports d'incident en haut de l'écran pour filtrer vos rapports par type d'incident, état, numéro d'identification et emplacement. Cela vous permet de trouver des rapports d'incident spécifiques ou d'afficher tous les rapports d'incident d'un certain type ou emplacement. 

À côté de chaque rapport d'incident, vous verrez une colonne « Statut ». Le statut indique où en est le rapport d'incident par rapport au processus d'approbation et affecte également qui peut afficher/modifier le rapport. Il existe cinq possibilités de statuts différentes : Brouillon ; Approbation en attente; Terminé ; Archivé ; Supprimé 

Si votre immeuble a ajouté une autorisation spéciale permettant aux utilisateurs de la réception ou de la maintenance de voir les brouillons rédigés par d'autres membres du personnel, ils pourront également modifier ces brouillons. 

Pour modifier un brouillon, cliquez simplement sur le brouillon que vous souhaitez modifier, modifiez l'une des informations sur l'écran Modifier le rapport d'incident, puis cliquez sur Sauvegarder. 

Pour modifier un rapport d'incident avec un statut « En attente d'approbation », cliquez sur le rapport d'incident que vous souhaitez modifier. Ensuite, cliquez sur le bouton rouge « Renvoyer comme brouillon ». Vous pourrez alors modifier n'importe quelle information sur l'écran Modifier le rapport d'incident. Lorsque vous avez terminé la modification, assurez-vous d'enregistrer vos modifications, puis cliquez sur « Soumettre pour approbation » pour remettre le rapport d'incident à son statut « En attente d'approbation ». Si vous souhaitez finaliser le rapport d'incident après l'avoir modifié, vous pouvez également utiliser le bouton Approuver et finaliser si les autorisations de votre immeuble vous le permettent. 

Une fois qu'un rapport a été finalisé, il ne peut plus être modifié. Vous pouvez cependant continuer à ajouter des notes. Pour ce faire, cliquez sur le rapport que vous souhaitez modifier. Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter une note. Lorsque vous avez terminé d'ajouter votre note, assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder. 

Remarque : tous les utilisateurs de BuildingLink, quels que soient leurs autorisations et leurs niveaux d'autorité, pourront toujours voir un résumé des incidents de la journée en utilisant le lien Incidents du jour en haut du journal de bord. Cela affichera une liste de tous les rapports d'incident saisis pour ce jour et indiquera si le statut est « Brouillon », « En attente d'approbation » ou « Finalisé ». 

Approbation/finalisation des rapports d'incident 

Par défaut, seuls les gestionnaires et les agents directeurs peuvent approuver/finaliser les rapports d'incident. Pour voir rapidement si des rapports d'incident sont en attente d'approbation, utilisez le lien qui se trouve dans la section Actions Requises de votre écran  Accueil. (Vous pouvez également configurer une notification par courriel qui sera déclenchée chaque fois qu'un nouveau rapport d'incident est soumis pour approbation.) 

Vous serez redirigé vers une liste de tous les rapports d'incident en attente d'approbation. Pour approuver/finaliser un rapport d'incident, cliquez sur celui que vous souhaitez approuver, puis cliquez sur le bouton vert Approuver et finaliser. Une fois finalisé, le rapport d'incident ne sera plus modifiable. 

Ajout de photos/documents aux rapports d'incident 

Pour ajouter une photo ou un document à un rapport d'incident existant, cliquez sur l'onglet Réception et sélectionnez Rapports d'incident. Cliquez sur le rapport d'incident pour lequel vous souhaitez télécharger une photo ou un document. Sous « Pièces jointes et photos », vous verrez un bouton Télécharger l'image et un bouton Télécharger un document. (Veuillez noter que les photos et les documents ne peuvent être ajoutés qu'aux rapports qui n'ont pas encore été finalisés.) 

Création de PDF de rapport d'incident 

Pour générer une copie PDF d'un rapport d'incident spécifique, cliquez sur l'onglet Réception et sélectionnez Rapports d'incident. Cliquez sur le rapport d'incident pour lequel vous souhaitez générer une copie PDF. Cliquez sur le bouton bleu Créer un PDF. 

La copie PDF de votre rapport sera automatiquement enregistrée dans la section « Pièces jointes et photos » du rapport d'incident. Pour télécharger et imprimer, il vous suffit de cliquer sur le document pour l'ouvrir sur votre ordinateur. De là, vous pouvez l'enregistrer sur votre ordinateur et/ou l'imprimer. 

Archivage des rapports d'incident 

Vous avez la possibilité d'archiver les rapports d'incident que vous ne souhaitez pas voir dans votre écran de recherche principal. C'est un bon moyen de différencier les rapports plus anciens qui ne sont plus urgents/actifs. Pour archiver un rapport d'incident, cliquez sur l'onglet Réception et sélectionnez Rapports d'incident. Ensuite, cliquez sur le lien Archiver à côté du rapport d'incident finalisé que vous souhaitez archiver. Vous pourrez toujours récupérer des rapports archivés ultérieurement en utilisant la case Rechercher des rapports d'incident et en vous assurant que la case « Archivé » est sélectionnée.