Note: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.
Résumé
Le journal des événements vous permet, à vous et à votre personnel, de suivre les articles physiques entrants et sortants sur votre propriété, par exemple : colis, blanchisserie, clés, entrepreneurs et visiteurs.
Note: Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Enregistrement d'un événement
- Enregistrement de plusieurs événements
- Visualisation de la grille des événements ouverts
- Envoi de rappels par courriel
- Clôture d'un événement
- Clôture de plusieurs événements
- Raccourcis de code-barres
- Recherche et exportation du journal des événements
- Ramassage sans contact de colis
- FAQ du journal des événements
Enregistrement d'un événement
Pour enregistrer un nouvel événement, allez à l'onglet Réception et sélectionnez Journal des événements.
Cliquez sur Enregistrer l'événement en haut à droite.
Remplissez les informations dans la fenêtre contextuelle, incluant :
Numéro d'unité
Type d'événement
Options de notifications
Nous vous recommandons d'inclure toutes les notes, comme le numéro de suivi ou une description du colis. Si le colis a un code-barres, vous pouvez numériser le code-barres dans la section « Commentaire » pour le retrouver facilement par la suite.
Vous pouvez aussi choisir un emplacement si votre immeuble a des emplacements activés.
Ensuite, clique sur Sauvegarder l'événement.
Notifications des événements :
Veuillez noter : Pour les unités ayant un occupant de premier et de deuxième niveau, l'occupant de deuxième niveau recevra la notification. BuildingLink supposera que l'occupant de premier niveau est un propriétaire hors site et n'aura pas besoin de recevoir ces notifications. Ces réglages peuvent être modifiés dans l'écran d'édition spécifique des types des événements.
Selon les paramètres de type d'événement, vous devrez peut-être ajouter plus d'informations, comme une numérisation de signature, photo ou pièce d'identité. Ces options apparaîtront lorsque le type d'événement sera sélectionné.
Enregistrement de plusieurs événements
Vous pouvez enregistrer un groupe d’événements du même type en même temps. C'est utile lorsque vous recevez de grosses livraisons de colis ou un groupe de visiteurs.
Cliquez sur Enregistrer plusieurs événements dans le coin supérieur droit du journal des événements.
Sélectionnez le type d'événement que vous allez enregistrer. Gardez en tête : TOUS les événements inscrits seront de ce même type d'événement.
Une fois le type d'événement sélectionné, vous pouvez entrer les unités, commenter et indiquer qui notifier. Quand vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder les événements.
Visualisation de la grille des événements ouverts
Vous pouvez utiliser la grille des événements ouverts pour trouver des événements ouverts. La grille des événements ouverts se trouve en allant à l’onglet Réception et en sélectionnant Journal des événements.
Vous pouvez utiliser les options en haut de la grille des événements ouverts pour changer l'apparence.
Sélectionnez la façon dont l'information est listée dans les cases à l'aide de la « Une case... » Options en haut de la page.
Activez ou désactivez les options Compagnie/Nom de famille ou Type d'événement en utilisant les cases à cocher à droite de l’option « Une case... ».
Vous pouvez changer la taille des cases dans la grille en utilisant l’option « Taille de la case » à droite.
Vous pouvez filtrer par type d'événement, groupe d’événement, lieu de l'événement, emplacement via les menus déroulants à droite de la recherche.
Envoi de rappels par courriel
Vous pouvez envoyer des rappels aux résidents qui ont des colis en attente depuis plus d'une journée. Dans le journal des événements, cliquez sur Envoyer des rappels par courriel.
Si les emplacements sont activés, vous pouvez filtrer par emplacement. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le nombre de jours non réclamés.
Cliquez sur Envoyer un rappel pour envoyer les courriels.
Une fois envoyé, vous verrez une confirmation. Vous pouvez alors choisir Envoyer plus de rappels ou Retourner à la grille des événements.
Après le rappel, les courriels sont envoyés. Une note automatisée sera ajoutée au journal de bord.
Cela inclura la date, l'heure, le nom de l'employé qui a envoyé le rappel ainsi que les détails du rappel.
Clôture d'un événement
Vous pouvez fermer un événement une fois qu’il est terminé. Par exemple, si un résident récupère un colis ou si une clé est retournée. Vous pouvez conclure l'événement de deux façons :
1. À partir de la vue d'ensemble de l'unité.
Cherchez l'unité dans la Recherche rapide en haut à gauche de votre compte BuildingLink.
Cliquez sur l'événement pour fermer dans la section Événements.
Changez le « statut de l'événement » en Fermer, ajoutez un commentaire de clôture, comme le nom du destinataire, et capturez une signature, si nécessaire. Cliquez sur Sauvegarder l'événement pour mettre à jour l'enregistrement.
2. À partir de l'écran du journal des événements
Allez à l'onglet Réception et sélectionnez Journal des événements. Vous verrez la grille des événements ouverts, cliquez sur l'événement que vous souhaitez fermer.
Vous pouvez aussi numériser le code-barres à ce moment si le numéro de suivi a été numérisé dans l'événement auparavant. Changez « Statut de l'événement » en Fermer, entrez toute information requise, puis cliquez sur Sauvegarder l'événement.
Clôture de plusieurs événements
Vous pourriez vouloir fermer plus d'un événement en même temps, par exemple, si un résident a plusieurs colis qui l'attendent dans la salle de courrier.
Il y a deux façons de conclure plusieurs événements en même temps.
1. Cliquez sur n'importe quel élément du résident dans la grille des événements ouverts.
Si le résident a plus d'un élément dans le système, vous trouverez un bouton Fermer plusieurs événements en bas à gauche de la fenêtre.
2. Cliquez sur Fermer plusieurs événements depuis l'écran du journal des événements.
L'une ou l'autre option vous mènera à l'écran Fermer plusieurs événements. Utilisez le menu déroulant « Type d'événement » pour filtrer par type d'événement, ou utilisez le filtre « Numéro d'unité » pour rechercher les événements par unité.
Ensuite, vous verrez une liste de tous les événements ouverts selon les filtres.
Si vous devez fermer tous ces éléments, cliquez sur la case à cocher en haut de la liste.
Si seulement certains éléments doivent être fermés, cochez ceux qui devraient l'être dans cette transaction.
Si le code-barres a été numérisé dans la section « Commentaires » lors de l'ouverture de l'événement, vous pouvez aussi numériser le code-barres à cet écran pour cocher les colis ou utiliser les raccourcis pour fermer rapidement les bons articles (pour plus d'informations sur les raccourcis de codes-barres, voir la section ultérieure de cet article).
Entrez un commentaire de clôture et toute autorisation, comme une signature, le cas échéant. Cliquez sur Fermer en bas de la fenêtre pour fermer les événements.
Raccourcis de code-barres
Pour les articles avec codes-barres, nos raccourcis de codes-barres offrent un moyen rapide et simple d'ouvrir et de fermer les colis, en capturant automatiquement le numéro de suivi dans les commentaires d'ouverture et de clôture. Veuillez voir la vidéo ci-dessous pour une explication de nos raccourcis de code-barres
Vidéo en anglais uniquement.
Recherche et exportation du journal des événements
Le journal des événements conservera un historique permanent de tous les événements, ouverts et fermés.
Pour rechercher dans le journal des événements, allez à l'onglet Accueil et sélectionnez Journal des événements. Ensuite, cliquez sur le bouton Recherche avancée, utilisez les filtres en haut de la page pour restreindre vos résultats, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Cliquez sur le bouton Exporter vers Excelpour télécharger vos résultats de recherche.
Ramassage sans contact de colis
La fonction de retrait des colis sans contact (CPP en anglais) permet aux résidents d'autoriser le retrait de tout objet détenu par la propriété simplement en l'indiquant dans l'application mobile des résidents de BuildingLink ou avec l'autorisation du personnel. Cette fonction peut être une alternative ou être utilisée avec la tablette de signature ou l'appareil photo si vous utilisez actuellement ces appareils. Les résidents peuvent voir tout objet détenu pour eux par la propriété dans l'application mobile des résidents.
Pour utiliser la fonction CPP pour votre propriété, un utilisateur ayant l'autorité d'agent de gestion ou agent directeur peut activer ce paramètre en cliquant sur le bouton Paramètres en haut du journal des événements et en cliquant sur Types d’événements.
L'amélioration du CPP permet aux résidents d'appuyer sur Autoriser, Retirer ou Autoriser toutes les remises sous n'importe quel objet qu'ils souhaitent ramasser.
Les résidents verront une clause de non-responsabilité dégageant la propriété de toute responsabilité et devront confirmer pour finaliser l'autorisation de tout article.
La confirmation que le résident a autorisé la publication d'un ou plusieurs articles, accompagnée d'une date et d'une heure, sera visible pour le personnel.
Si le résident n'a pas autorisé l'article et ne peut pas le faire via l'application mobile des résidents, il peut demander au membre du personnel d'indiquer son approbation en cliquant sur le bouton Autoriser au nom du résident.
Si votre immeuble utilise actuellement la tablette de signature ou la caméra pour capter l'autorisation, vous pouvez garder ces options actives si vous préférez avoir une autre façon pour les résidents de réclamer leurs objets.
FAQ du journal des événements
Comment devrais-je enregistrer des événements qui n'ont pas à voir avec un # d’unité spécifique?
Lors de l'enregistrement d'un élément pour une zone commune ou une unité non-résidente (Ex. Un dossier pour un membre du personnel ou un entrepreneur qui travaille dans un espace commun), utilisez l'unité de gestion
Mon événement ne sera pas sauvegardé sans signature, mais ma police d'assurance ne nécessite pas que j'obtienne une signature pour ce type d'événement. Que dois-je faire?
Toute personne ayant l'autorité de gestion ou d'agent directeur BuildingLink dans votre immeuble peut définir la signature en option pour des types des événements spécifiques dans les paramètres des types d'événements. Si vous ne pouvez pas sauvegarder un événement et que vous n'êtes pas obligé d'obtenir une signature, vous pouvez marquer un « X » à l’endroit réservé à la signature pour sauvegarder l'événement jusqu'à ce que vos paramètres soient corrigés.
