Note: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.
Résumé
Le journal des événements vous permet, à vous et à votre personnel, de suivre les articles physiques entrants et sortants sur votre propriété, par exemple : colis, blanchisserie, clés, entrepreneurs et visiteurs.
Note: Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Enregistrement d'un événement
- Enregistrement de plusieurs événements
- Affichage de la grille d'événements ouverts
- Envoi de rappels par courriel
- Fermeture d'un événement
- Fermeture de plusieurs événements
- Raccourcis de code-barres
- Recherche dans le journal des événements
- Ramassage des colis sans contact
- FAQ sur le journal des événements
Enregistrement d'un événement
Pour enregistrer un nouvel événement, accédez à l’onglet Réception et sélectionnez Journal des événements.
Cliquez sur Enregistrer l'événement dans le coin supérieur droit.
Remplissez les informations dans la fenêtre contextuelle, y compris :
Numéro d'unité
Type d'événement
Qui notifier
Nous vous recommandons d'inclure toutes les notes, telles que le numéro de suivi ou une description du colis. Si le paquet a un code à barres, vous pouvez scanner le code à barres dans la section « Commentaires » pour le trouver facilement à l'avenir.
Vous pouvez également choisir un emplacement si l'emplacement de votre immeuble est activé.
Cliquez ensuite sur Sauvegarder l'événement.
Notifications d'événements :
Remarque : Pour les unités dont l'occupant est de premier et de deuxième niveaux, l'occupant de deuxième niveau recevra l'avis. BuildingLink supposera que l'occupant de premier niveau est un propriétaire hors site et n'aura pas besoin de recevoir ces notifications. Ces paramètres peuvent être modifiés dans l'écran d'édition des types d'événements spécifiques.
Selon les paramètres de type d'événement, vous devrez peut-être ajouter plus d'informations, telles qu'une analyse de signature, de photo ou d'identification. Ces options s'affichent lorsque l'option Type d'événement est sélectionnée.
Enregistrement de plusieurs événements
Vous pouvez enregistrer un groupe d'événements du même type à la fois. Ceci est utile lorsque vous recevez de grandes livraisons de colis ou un groupe de visiteurs.
Cliquez sur Enregistrer plusieurs événements dans le coin supérieur droit du journal des événements.
Sélectionnez le type d'événement que vous allez enregistrer. Gardez à l'esprit : TOUS les événements entrés seront de ce type d'événement.
Une fois le type d'événement sélectionné, vous pouvez entrer les unités, les commentaires et les personnes à aviser. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder les événements.
Affichage de la grille d'événements ouverts
Vous pouvez utiliser la grille d'événements ouverts pour rechercher des événements ouverts. La grille d'événements ouverts est trouvée en allant dans l’onglet Réception et en sélectionnant Journal des événements.
Vous pouvez utiliser les options en haut de la grille d'événements ouverts pour modifier l'apparence.
Sélectionnez la façon dont les informations sont répertoriées dans les zones à l'aide de la case « Une boîte... » en haut de la page.
Activer et désactiver le nom de famille de l'entreprise ou le type d'événement à l'aide des cases à cocher à droite de la case « Une... options.
Vous pouvez modifier la taille des boîtes de la grille à l'aide de l’option « Taille de la grille » à droite.
Vous pouvez filtrer par type d'événement, groupe ou emplacement à l'aide des menus déroulants à droite de la recherche.
Envoi de rappels par courriel
Vous pouvez envoyer des rappels aux résidents qui ont des colis en attente de plus d'une journée. Dans le journal des événements, cliquez sur Envoyer des rappels par courriel.
Si les emplacements sont activés, vous pouvez filtrer par emplacement. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le nombre de jours non réclamés.
Cliquez sur Envoyer un rappel pour envoyer les e-mails.
Une fois envoyé, vous verrez une confirmation. Vous pouvez ensuite choisir Envoyer plus de rappels ou Revenir à la grille d'événements.
Après l'envoi des courriels de rappel. Une note automatisée sera ajoutée au journal de bord.
Cela comprendra la date, l'heure, le nom de l'employé qui a envoyé le rappel et les détails du rappel.
Fermeture d'un événement
Vous pouvez fermer un événement une fois la tâche terminée. Par exemple, si un résident ramasse un colis ou si une clé est retournée. Vous pouvez fermer l'événement de l'une des deux manières suivantes :
1. Grâce à l'aperçu de l'unité.
Recherchez l'unité dans la recherche rapide en haut à gauche de votre compte BuildingLink.
Cliquez sur l'événement à fermer dans la section Événements.
Remplacez le « Statut de l'événement » par Fermer, ajoutez un commentaire de clôture, tel que le nom du destinataire, et capturez une signature, si nécessaire. Cliquez sur Sauvegarder l'événement pour mettre à jour l'enregistrement.
2. Via l'écran du journal des événements
Accédez à l’onglet Réception et sélectionnez Journal des événements. Vous verrez la grille d'événements ouverts, cliquez sur l'événement que vous souhaitez fermer.
Vous pouvez également scanner le code à barres à ce moment-là si le numéro de suivi a été numérisé dans l'événement précédemment. Définissez le « Statut de l'événement » sur Fermer, entrez toutes les informations requises, puis cliquez sur Sauvegarder l'événement.
Fermeture de plusieurs événements
Vous voudrez peut-être fermer plus d'un événement à la fois, par exemple, si un résident a plusieurs colis qui l'attendent dans la salle du courrier.
Il existe deux façons de fermer plusieurs événements à la fois.
1. Cliquez sur l'un des éléments du résident à partir de la grille d'événements ouverts.
Si le résident a plus d'un élément dans le système, vous trouverez un bouton Fermer plusieurs événements en bas à gauche de la fenêtre.
2. Cliquez sur Fermer plusieurs événements dans l'écran Journal des événements.
L'une ou l'autre option vous mènera à l'écran Fermer plusieurs événements. Utilisez la liste déroulante « Type d'événement » pour filtrer par type d'événement, ou utilisez le filtre « Numéro d'unité » pour rechercher des événements par unité.
Ensuite, vous verrez une liste de tous les événements ouverts en fonction des filtres.
Si vous devez fermer tous ces éléments, cochez la case en haut de la liste.
Si seulement certains des éléments doivent être fermés, cochez les éléments qui doivent être fermés dans cette transaction.
Si le code à barres a été numérisé dans la section « Commentaires » lors de l'ouverture de l'événement, vous pouvez également scanner le code à barres sur cet écran pour cocher les paquets ou utiliser les raccourcis de code à barres pour fermer rapidement les éléments corrects (pour plus d'informations sur les raccourcis de code à barres, voir la dernière section de cet article).
Entrez un commentaire de fermeture et toute autorisation, comme une signature, le cas échéant. Cliquez sur Fermer au bas de la fenêtre pour fermer les événements.
Raccourcis de code-barres
Pour les articles avec des code-barres, nos raccourcis de code-barres offrent un moyen rapide et facile d'ouvrir et de fermer des colis, capturant automatiquement le numéro de suivi dans les commentaires d'ouverture et de clôture. Voir la vidéo ci-dessous pour une explication de nos raccourcis de code-barres. Vidéo en anglais uniquement.
Recherche dans le journal des événements
Le journal des événements conservera un historique permanent de tous les événements, ouverts et fermés.
Pour effectuer une recherche dans le journal des événements, accédez à l’onglet Réception et sélectionnez Journal des événements. Ensuite, cliquez sur le bouton Recherche avancée.
Utilisez les filtres en haut de la page pour affiner la recherche.
Ramassage des colis sans contact
La fonction de ramassage de colis sans contact (CPP) permet aux résidents d'autoriser la libération de tout article détenu en la possession de la propriété simplement en l'indiquant dans l'application mobile résidente de BuildingLink ou avec l'autorisation du personnel. Cette fonctionnalité peut être une alternative ou utilisée aux côtés de la tablette de signature ou de l'appareil photo si vous utilisez actuellement ces appareils. Les résidents peuvent voir tous les articles détenus pour eux par la propriété dans l'application mobile résidente.
Pour utiliser la fonction CPP sur votre propriété, un utilisateur ayant l'autorité de la direction ou de l'agent de sécurité peut activer ce paramètre en cliquant sur l’icône d'engrenage en haut du journal des événements et en cliquant sur Types d'événements.
La bonification du CPP permet aux résidents d'appuyer sur Autoriser la remise ou Autoriser toutes les remises sous tout élément qu'ils souhaitent ramasser.
Les résidents verront une clause de non-responsabilité omettant la propriété de toute responsabilité et doivent confirmer pour finaliser l'autorisation de tout élément.
La confirmation que le résident a autorisé la libération d'un ou de plusieurs articles ainsi qu'un horodatage seront visibles par le personnel.
Si le résident n'a pas autorisé l'article et n'est pas en mesure de le faire via l'application mobile du résident, il peut demander au membre du personnel d'indiquer son approbation en cliquant sur le bouton Autoriser au nom du résident.
Si votre propriété utilise actuellement la tablette de signature ou la caméra pour capturer l'autorisation, vous pouvez garder ces options actives si vous préférez avoir un autre moyen pour les résidents de réclamer leurs articles.
FAQ sur le journal des événements
Comment dois-je enregistrer les événements qui n'ont pas à voir avec un numéro d'unité spécifique ?
Lors de l'enregistrement d'un article pour une partie commune ou une unité non-résidente (ex. Une trousse pour un membre du personnel ou un entrepreneur qui travaille dans une aire commune), utilisez l'unité de gestion.
Mon événement n'enregistrera pas sans signature, mais ma politique de propriété n'exige pas que j'obtienne une signature pour ce type d'événement. Qu’est-ce que je fais?
Toute personne disposant de l'autorité BuildingLink de responsable de la gestion ou de la sécurité sur votre propriété peut définir la signature sur facultatif pour des types d'événements spécifiques dans les paramètres des types d'événements. Si vous ne pouvez pas enregistrer un événement et que vous n'êtes pas tenu d'obtenir une signature, vous pouvez marquer un « X » sur la tablette de signatures pour enregistrer l'événement jusqu'à ce que vos paramètres soient corrigés.
