Note: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.

Résumé

Les paramètres du journal des événements permettent aux utilisateurs de niveau gestionnaire et responsable de la sécurité de créer des types d'événements personnalisés, des emplacements d'événements, de définir des notifications automatiques liées au journal des événements et de configurer des paramètres de module généraux. Vous pouvez afficher ou mettre à jour les paramètres du journal des événements à partir du journal des événements en cliquant sur l'icône d'engrenage à droite du titre de la page, ou à partir du tableau de bord, accédez à l’onglet Paramètres, puis sélectionnez Journal des événements.

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Types d'événements courants

Vos types d'événements sont personnalisables et doivent refléter les éléments ou les personnes que vous recevez et suivez à la réception ou au bureau, ainsi que tout autre élément pour lequel vous devez capturer des signatures et des photos ou maintenir un élément ou un « historique » d'événements. Tous les types d'événements sont regroupés sous des en-têtes spécifiques (groupes d'événements) pour faciliter le suivi et l'affichage de ces éléments.

La plupart des immeubles utiliseront les types d'événements suivants, regroupés comme indiqués :

1. Groupe d'événements : Livraisons entrantes

FedEx, Enveloppe, DHL, UPS, USPS, colis
Denrées périssables, pharmacie, fleurs, autres, etc.

2. Groupe d'événements : Points sortants

Ramassage de la lessive - Lorsqu'un résident laisse la lessive à quelqu'un d'autre pour qu'il la ramasse.
Ramassage - Lorsqu'un article est laissé par un résident pour qu'un résident ou un non-résident le ramasse.
Retour de colis - Lorsqu'un colis est laissé à ramasser par un transporteur.

3. Groupe d'événements : Clés

Clés d'entrée - Lorsqu'un résident laisse une clé personnelle à la réception ou au bureau de location pour que quelqu'un d'autre le ramasse.
Clés à l'extérieur - Lorsqu'une clé qui est principalement conservée à la réception ou au bureau de location (par exemple, dans une boîte de verrouillage) est remise à un résident, à un entrepreneur ou à un fournisseur.

4. Groupe d'événements : Personnes

Visiteur - Les types d'événements visiteurs nécessitent généralement une signature à l'arrivée et se ferment automatiquement, ce qui signifie que personne n'a besoin de signer le visiteur lorsqu'il / elle part.
Entrepreneur - Les entrepreneurs ont souvent besoin d'une signature et d'une photo à leur arrivée. Votre propriété peut également utiliser notre imprimante d'étiquettes pour imprimer un badge d'entrepreneur.

Ajout de types d'événements

Pour ajouter un type d'événement, accédez à l’onglet Réception, sélectionnez Journal des événements, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez l’onglet Types d'événements. Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau type d'événement dans le coin supérieur droit.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous verrez un écran où vous pourrez nommer le type d'événement, décider d'une couleur de grille pour celui-ci, choisir une icône et sélectionner le groupe d'événements auquel le nouveau type d'événement doit appartenir. Ensuite, décidez du fonctionnement du type d'événement : apparaîtra-t-il sur la grille d'événements ouverts pour être fermé manuellement ultérieurement (définir l'état sur « Ouvrir ») ou se fermera-t-il automatiquement lors de l'enregistrement (Définir l'état sur « Fermé ») ? (Note : Le plus souvent, les éléments suivis dans le journal des événements seront définis comme « Ouvert ».) En outre, vous pourrez spécifier si une signature, une photo ou une pièce d'identité est nécessaire pour enregistrer un événement de ce type. Si vous utilisez l'imprimante d'étiquettes Dymo pour imprimer des étiquettes d'emballage ou des badges, vous pouvez définir le format d'étiquette souhaité. Enfin, vous pouvez spécifier des options de notification et choisir si des événements de ce type apparaîtront ou non sur l'affichage public.

Assurez-vous de cliquer sur le bouton vert Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Modification des types d'événements

Pour modifier un type d'événement, accédez à l’onglet Réception, sélectionnez Journal des événements, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez l’onglet Types d'événements. Vous serez amené à un écran qui affiche tous les types d'événements actifs. Pour modifier l'ordre de tri d'un événement, cliquez sur le nombre dans la colonne d'ordre de tri à droite.

Pour afficher ou modifier un type d'événement, cliquez sur le type d'événement.

Pour une explication des paramètres de la page Modifier le type d'événement, consultez la section « Ajouter un type d'événement » de cet article. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur le bouton vert Sauvegarder. Pour supprimer un type d'événement, définissez l'état de l’événement sur Inactif, puis cliquez sur le bouton vert Sauvegarder.

Modification de groupes d'événements

Pour modifier les types d'événements dans un groupe particulier, cliquez sur le type d'événement que vous souhaitez déplacer, puis dans la fenêtre des paramètres de cet événement, recherchez et cliquez sur le menu déroulant Groupe d'événements. Dans le menu déroulant Groupe d'événements, sélectionnez le groupe vers lequel vous souhaitez déplacer l'événement. Cliquez sur le bouton vert Enregistrer.

Ajout des emplacements d'événements

Les emplacements d'événements vous permettent de désigner différentes zones où les articles entrants peuvent être stockés pour que les résidents puissent les ramasser. L'utilisation des lieux d'événements permettra au personnel de sélectionner l'endroit où un article est stocké et en attente d'être ramassé ou livré. Si vous ne voyez pas l'option pour les emplacements d'événements, consultez la section Paramètres généraux ci-dessous pour obtenir des instructions sur la façon de les activer. Seuls les utilisateurs de gestionnaire et agent directeur ont accès aux paramètres d'emplacement de l'événement.

Pour ajouter ou modifier un emplacement d'événement, accédez à l’onglet Réception, sélectionnez Journal des événements, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez l’onglet Emplacements des événements.

Pour ajouter un nouvel emplacement d'événement, cliquez sur l’onglet Emplacement de l'événement, puis sur le bouton vert Ajouter un nouvel emplacement dans le coin supérieur droit.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous verrez un écran où vous pouvez nommer l'emplacement de l'événement ; donner une abréviation au lieu de l'événement ; et décider si l'état de l'emplacement de l'événement doit être actif ou inactif. Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder pour enregistrer toutes les modifications.

Modification des lieux d'événements

Pour modifier ou consulter les paramètres d'un emplacement d'événement, accédez à l’onglet Réception, sélectionnez Journal des événements, puis cliquez sur l'icône d'engrenage. Ensuite, sélectionnez l’onglet Lieu de l'événement et vous verrez tous les emplacements d'événements actifs. Dans la colonne de tri, vous pouvez modifier l'ordre de tri d'un emplacement d'événement.

Pour afficher ou modifier l'emplacement d'un événement, cliquez sur le nom de l'emplacement de l'événement que vous souhaitez afficher / modifier. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur le bouton vert Sauvegarder.

Paramètres généraux

Les paramètres généraux vous permettent d'activer/désactiver les emplacements d'événements, de définir des options de notification par défaut et d'autres paramètres importants pour ce module.

Pour afficher ou modifier les paramètres généraux de votre journal des événements, accédez à l’onglet Réception, sélectionnez Journal des événements, cliquez sur l'icône de l'engrenage et sélectionnez l’onglet Paramètres généraux. Ensuite, descendez la page en sélectionnant les options de réglage qui fonctionnent le mieux pour vos opérations immobilières. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur le bouton vert Sauvegarder tous les changements.

Mise à jour du produit: Paramètres du journal des événements - Types d'événements, emplacements des événements et paramètres généraux.