Paramètres des commodités

Types de commodités courants 

De nombreux immeubles utiliseront la section Réservations pour garder une trace de tout article ou service pouvant être réservé dans la propriété. Certaines utilisations courantes incluent: 

• Arrivées/départs (ascenseur de service) 

• Grandes livraisons (Ascenseur de service) 

• Club ou Salon 

• Terrasse sur le toit (ou autre espace commun) 

• Barbecue 

• Courts de tennis, terrains de basket (ou autre zone de loisirs) 

• Suites d'invités 

• Espace piscine ou salle de sport 

• Cabane 

• Salle de théâtre 

• Salle communautaire 

• Chaises/Tables 

• Places de stationnements pour invités 

Ajout d'une nouvelle commodité 

Tout gestionnaire ou agent directeur peut ajouter une nouvelle commodité dans BuildingLink en cliquant sur l'onglet Paramètres et en sélectionnant Réservations. 

Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton vert Ajouter une nouvelle commodité. 

Ensuite, remplissez les options de haut en bas. Après avoir saisi le nom et l'icône de la commodité, vous pouvez ajouter jusqu'à deux photos de la commodité spécifique. Vous pouvez également télécharger un document associé à la commodité - par exemple, un formulaire de politique de réservation - pour que vos résidents y accèdent facilement lors de la demande de la commodité. Si vous avez créé des groupes de commodités, vous pouvez également sélectionner le groupe approprié. 

Ensuite, choisissez qui peut effectuer une réservation pour la commodité, ainsi que les réservations qui doivent être affichées aux autres résidents. Nous vous recommandons de permettre aux résidents de voir toutes les réservations approuvées et demandées, afin qu'ils sachent quels créneaux horaires sont disponibles. 

Par défaut, le numéro d'unité sera toujours masqué, de sorte que les résidents ne sauront pas QUI a demandé la réservation; ils verront simplement si la commodité est disponible ou non pendant leur créneau horaire préféré. Vous pouvez cependant choisir d'afficher le numéro de l'unité si vous le souhaitez. 

Ensuite, décidez si vous souhaitez autoriser les demandes de réservation qui se chevauchent. Si quelqu'un demande la salle entre 10h et 14h, est-ce que quelqu'un d'autre peut la demander entre 13h et 15h ? Assurez-vous de sélectionner « Non » si vous souhaitez interdire aux résidents de saisir des demandes qui se chevauchent de cette manière. 

Dans la section des instructions, n'hésitez pas à entrer des instructions concernant cette commodité. (Ex. « Un certificat d'assurance est requis. » ou « Des frais de dépôt de 500 $ s'appliquent. ») Si vous avez un formulaire de politique de réservation, vous pouvez le télécharger via l'option Document de la commodité dans la section Infos de base.

Choisissez également si les demandes de réservation nécessitent une approbation ou si vous souhaitez qu'elles soient automatiquement approuvées dès qu'elles sont soumises. N'oubliez pas que seuls les gestionnaires, les agents directeurs ou le personnel disposant d'une permission spéciale peuvent approuver les réservations. Pour en savoir plus sur le processus d'approbation, consultez notre section d'aide sur les réservations. 

Vous verrez également l'option d'envoyer des notifications par courriel concernant cette demande à un courriel autre que le courriel par défaut enregistré dans les paramètres de votre immeuble. Par exemple, votre responsable de la maintenance peut approuver les déménagements alors que votre bureau de location peut approuver tous les autres types de réservation. 

Définissez les jours et les heures disponibles en fonction de la politique de votre immeuble (par exemple, les arrivées/départs ne peuvent être autorisés que du lundi au vendredi, de 10 h à 16 h). Vous pouvez également choisir de définir des restrictions supplémentaires, comme indiqué ci-dessous :   

Ensuite, choisissez si un résident est autorisé à soumettre une demande de réservation de plusieurs jours (Ex. «Je veux la salle communautaire du lundi au mardi») 

Vous pourrez alors spécifier quel réglage de temps vous souhaitez utiliser pour afficher les heures de début et de fin disponibles. Le réglage suivant (durée par défaut) ne limite pas la commodité à un nombre maximum ou minimum d'heures; il définit uniquement une période de temps par défaut. Ainsi, si la période par défaut est de 4 heures, lorsqu'un résident entre une heure de début à midi, l'heure de fin par défaut sera 16h. Ensuite, vous pouvez spécifier si la commodité peut être réservée plus longtemps que la durée par défaut. 

N'oubliez pas de sauvegarder! 

Modification ou suppression d'une commodité 

Pour modifier les paramètres d'une commodité spécifique, cliquez sur l'onglet Paramètres et sélectionnez Réservations.

Ensuite, cliquez sur le bouton Modifier à côté de la commodité que vous souhaitez modifier. Après avoir apporté des modifications, assurez-vous de cliquer sur le bouton vert Sauvegarder. 

Pour supprimer la commodité, définissez le statut comme Inactif. Assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder. 

Groupes de commodités 

La fonctionnalité Groupes de commodités vous permet de regrouper certains types de commodités - ex. si vous disposez de plusieurs places de stationnement numérotées à réserver, vous pouvez les regrouper en créant un groupe de stationnement. Les groupes vous permettent également d'utiliser la même limite de fréquence pour chaque équipement dans ce groupe spécifié - ex. vous ne pouvez réserver une place de parking pour invités que deux fois par mois ou vous ne pouvez réserver un équipement de gym qu'une fois par semaine. Pour ajouter un nouveau groupe de commodités, cliquez sur l'onglet Paramètres, sélectionnez Réservations, puis sélectionnez Groupes de commodités. Cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau groupe et entrez le nom du groupe ainsi que les limites de fréquence pour ce groupe. Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder.