Nota: Este artículo es sobre el módulo rediseñado recientemente. Este módulo renovado está en proceso de implementación y es posible que solo esté disponible para algunos usuarios.
Resumen
El Registro de eventos le permite a usted y a su personal llevar un control de los elementos físicos que entran y salen de su propiedad, por ejemplo, paquetes, lavandería, llaves, contratistas y visitantes.
Nota: Haga clic en las imágenes para ampliarlas.
Tabla de contenido
- Cómo registrar un evento
- Cómo registrar múltiples eventos
- Cómo ver la Rejilla de eventos abiertos
- Cómo enviar recordatorios por email
- Cómo cerrar un evento
- Cómo cerrar múltiples eventos
- Accesos directos de código de barras
- Cómo buscar en el Registro de eventos
- Entrega de paquetes sin contacto
- Preguntas frecuentes sobre el Registro de eventos
Cómo registrar un evento
Para registrar un evento nuevo, vaya a la pestaña Recepción y seleccione Registro de eventos.
Haga clic en Registrar evento en la esquina superior derecha.
Ingrese la información solicitada en la ventana emergente:
Número de unidad
Tipo de evento
A quién notificar
Le recomendamos incluir cualquier nota necesaria, como el número de rastreo o descripción del paquete. Si el paquete tiene un código de barras, puede escanearlo en la sección "Comentarios" para encontrarlo después fácilmente.
También puede elegir una ubicación si su edificio tiene habilitada la función de ubicaciones.
Luego haga clic en Guardar evento.
Notificaciones de eventos:
Nota: Para unidades con un ocupante de primer y segundo nivel, el ocupante de segundo nivel recibirá la notificación. BuildingLink asume que el ocupante de primer nivel es un propietario no residente y, por lo tanto, no necesita recibir esas notificaciones. Estos ajustes se pueden modificar en la pantalla Editar tipos de eventos específicos.
Dependiendo de los ajustes del tipo de evento, es posible que deba agregar más información, como una firma, foto o escanear una identificación. Estas opciones aparecerán cuando se seleccione el Tipo de evento.
Cómo registrar múltiples eventos
Puede registrar un grupo de eventos del mismo tipo al mismo tiempo. Esto es útil cuando recibe entregas de varios paquetes o un grupo de visitantes.
Haga clic en Registrar múltiples eventos en la esquina superior derecha del Registro de eventos.
Seleccione el Tipo de evento que va a registrar. Nota: TODOS los eventos que ingrese pertenecerán a este tipo.
Una vez seleccionado el Tipo de evento, puede ingresar el número de unidad, comentarios y a quién notificar. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar evento.
Cómo ver la Rejilla de eventos abiertos
Puede utilizar la rejilla de eventos abiertos para buscar eventos abiertos. Para abrir la Rejilla de eventos abiertos vaya a la pestaña Recepción y haga clic en Registro de eventos.
Puede usar las opciones en la parte superior de la rejilla de eventos abiertos para cambiar la apariencia.
Seleccione cómo se muestra la información en los cuadros utilizando las opciones "Un cuadro..." en la parte superior de la página.
Marque o desmarque las casillas Compañía/Apellido o Tipo de evento a la derecha de las opciones "Un cuadro por..."
Puede cambiar el tamaño de los cuadros en la rejilla usando la opción "Tamaño de la tabla" a la derecha.
Puede filtrar por tipo, grupo o ubicación de eventos utilizando los menús desplegables a la derecha de Buscar.
Cómo enviar recordatorios por email
Puede enviar recordatorios a los residentes cuando tengan paquetes pendientes más de un día. En el Registro de eventos, haga clic en Enviar recordatorios por email.
Si tiene habilitadas las ubicaciones, puede filtrar por ubicación. Use el menú desplegable para seleccionar la cantidad de Días sin reclamar.
Haga clic en Enviar recordatorio para enviar los emails.
Una vez enviados, verá una confirmación. Tendrá la opción de Enviar más recordatorios o Regresar a la rejilla de eventos.
Una vez que se envíen los recordatorios por email. Se agregará una nota automatizada a la Bitácora.
La nota incluye la fecha, la hora, el nombre del empleado que envió el recordatorio y los detalles del recordatorio.
Cómo cerrar un evento
Puede cerrar un evento una vez que se haya finalizado la tarea. Por ejemplo, una vez que un residente recoge un paquete o se devuelve una llave. Existen dos formas para cerrar un evento:
1. Desde la Descripción general de la unidad.
Busque la unidad utilizando la Búsqueda rápida ubicada en la esquina superior izquierda de su cuenta de BuildingLink.
Haga clic en el evento que desea cerrar en la sección Eventos.
Cambie el "Estado del evento" a Cerrar, agregue un comentario final, como el nombre del destinatario, y registre una firma, si es necesario. Haga clic en Guardar evento para actualizar el registro.
2. Mediante la pantalla Registro de eventos
Diríjase a la pestaña Recepción y seleccione Registro de eventos. Verá la Rejilla de eventos abiertos, haga clic en el evento que desea cerrar.
También puede escanear el código de barras en este momento, si el número de rastreo se escaneó en el evento anteriormente. Cambie el "Estado del evento" a Cerrar, ingrese la información requerida y haga clic en Guardar evento.
Cómo cerrar múltiples eventos
Es posible que necesite cerrar más de un evento al mismo tiempo, por ejemplo, si un residente va a recoger varios paquetes en la sala de correo.
Hay dos formas de cerrar múltiples eventos a la vez.
1. Haga clic en cualquiera de los artículos del residente en la rejilla de Eventos abiertos.
Si el residente tiene más de un artículo en el sistema, verá un botón que dice Cerrar múltiples eventos en la parte inferior izquierda de la ventana.
2. Haga clic en Cerrar múltiples eventos en la pantalla Registro de eventos.
Ambas opciones lo llevarán a la pantalla Cerrar múltiples eventos. Use el menú desplegable "Tipo de evento" para filtrar por tipo de evento o use el filtro "Número de unidad" para buscar eventos por unidad.
Verá una lista de todos los eventos abiertos según los filtros.
Si necesita cerrar todos estos elementos, marque la casilla en la parte superior de la lista.
Si solo necesita cerrar algunos de los elementos, marque los que desea cerrar en este momento.
Si al abrir el evento se escaneó un código de barras, también puede volver a escanearlo en esta pantalla para marcar los paquetes o usar los accesos directos de código de barras para cerrar rápidamente los artículos que corresponda (para más información sobre los accesos directos de código de barras, consulte la sección más adelante).
Ingrese un comentario de cierre y cualquier autorización, como una firma, si corresponde. Haga clic en Cerrar en la parte inferior de la ventana para cerrar los eventos.
Accesos directos de código de barras
Para artículos con códigos de barras, nuestros Accesos directos de código de barras brindan una manera rápida y fácil de abrir y cerrar paquetes, ya que registran automáticamente el número de rastreo tanto en los comentarios de apertura como de cierre. En el siguiente video encontrará una explicación de nuestros accesos directos de códigos de barras.
Vídeo sólo disponible en inglés.
Cómo buscar en el Registro de eventos
El Registro de eventos mantiene un historial permanente de todos los eventos, abiertos y cerrados.
Para buscar en el registro de eventos, ingrese a la pestaña Recepción y seleccione Registro de eventos. Luego haga clic en el botón Búsqueda avanzada.
Use los filtros en la parte superior de la página para definir la búsqueda.
Entrega de paquetes sin contacto
La función Entrega de paquetes sin contacto (CPP) permite a los residentes autorizar la entrega de cualquier artículo que se encuentre en posesión de la propiedad de forma sencilla desde la aplicación móvil para residentes de BuildingLink o con la autorización del personal. Esta función puede ser utilizarse de forma independiente o junto con el digitalizador de firmas o la cámara si utiliza dichos dispositivos. Los residentes pueden ver todos los artículos que la propiedad tiene guardados a su nombre en la aplicación móvil para residentes.
Para utilizar la función CPP en su propiedad, un usuario con autoridad administrativa o directiva puede habilitar esta configuración haciendo clic en el icono de engranaje ubicado en la parte superior del Registro de eventos y luego en Tipos de eventos.
La nueva versión de CPP permite a los residentes pulsar en Autorizar entrega o Autorizar entrega de todo debajo de los artículos que deseen recoger.
Los residentes verán un descargo de responsabilidad que exime a la propiedad de cualquier responsabilidad y deben confirmar para finalizar la autorización de cualquier artículo.
El personal podrá ver la confirmación de que el residente ha autorizado la entrega de un artículo o artículos junto con una marca con fecha y hora.
Si el residente no ha autorizado la entrega del artículo y no puede hacerlo a través de la aplicación móvil, puede solicitar que un miembro del personal indique su aprobación haciendo clic en el botón Autorizar a nombre del residente.
Si su propiedad utiliza el digitalizador de firmas o la cámara para registrar la autorización, puede mantener activas esas opciones si prefiere tener una alternativa para que los residentes retiren sus artículos.
Preguntas frecuentes sobre el Registro de eventos
¿Cómo puedo registrar eventos que no están relacionados con un número de unidad específico?
Para registrar un artículo de un área común o de una unidad de no residente (p. ej., un paquete para un empleado o un contratista que va a trabajar en un área común), use la unidad de Administración.
No puedo registrar el evento sin una firma, pero la política de mi propiedad no requiere una firma para registrar este tipo de evento. ¿Qué hago?
Cualquiera empleado de su propiedad con autoridad administrativa o directiva en BuildingLink puede seleccionar que la firma sea opcional para tipos de eventos específicos en Ajustes de tipos de eventos. Si no puede guardar un evento y no es necesario que obtenga una firma, puede dibujar una "X" en el digitalizador de firmas para guardar el evento hasta que se corrijan los ajustes.
