Nota: Este artículo es sobre el módulo rediseñado recientemente. Este módulo renovado está en proceso de implementación y es posible que solo esté disponible para algunos usuarios.

Resumen

Los Ajustes del registro de eventos les permiten a los usuarios de nivel administrativo y directivo crear Tipos de eventos y Ubicaciones de eventos personalizados, establecer notificaciones automáticas relacionadas con la Bitácora y configurar los ajustes generales del módulo. Puede ver o modificar los ajustes del registro de eventos desde el Registro de eventos haciendo clic en el icono de engranaje a la derecha del encabezado de la página, o en el Panel de Control, vaya a la pestaña Ajustes y luego seleccione Registro de eventos.

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Tipos de eventos comunes

Los tipos de eventos son personalizables y deben reflejar los artículos o personas que su edificio recibe o registra en la recepción u oficina, así como cualquier otro artículo o evento que requiera capturas de firmas, fotos o que se mantenga un "historial" del mismo. Todos los tipos de eventos se agrupan bajo encabezados específicos (Grupos de eventos) para facilitar su seguimiento y visualización.

La mayoría de los edificios utilizan los siguientes tipos de eventos, agrupados de la siguiente manera:

1. Grupo de eventos: Entregas recibidas

FedEx, sobre, DHL, UPS, USPS, Paquete
Perecederos, farmacia, flores, otros, etc.

2. Grupo de eventos: Artículos a recoger

Lavandería: cuando un residente deja ropa para que la recoja la lavandería.
Recoger: cuando un residente deja un artículo para que lo recoja un residente u otra persona.
Devolución de paquete: cuando se deja un paquete para que lo recoja un transportista.

3. Grupo de eventos: Llaves

Ingreso de llaves: cuando un residente deja una llave propia en la recepción u oficina de arrendamiento para que otra persona la recoja.
Retiro de llaves: cuando una llave que se mantiene principalmente en la recepción u oficina de arrendamiento (p. ej., en una caja fuerte) se entrega a un residente, contratista o vendedor.

4. Grupo de eventos: Personas

Visitante: los tipos de eventos de visitantes generalmente requieren una firma al ingreso y se cierran automáticamente, es decir, no es necesario registrar la salida del visitante.
Contratista: generalmente, se requiere una firma y foto de los contratistas al ingreso. También puede utilizar nuestra impresora de etiquetas para imprimir una credencial para los contratistas.

Cómo agregar tipos de eventos

Para agregar un tipo de evento, vaya a la pestaña Recepción, seleccione Registro de eventos, haga clic en el icono de engranaje y luego en Tipos de eventos. A continuación, haga clic en el botón verde Agregar un tipo de evento nuevo en la esquina superior derecha.

Se abrirá una nueva ventana donde podrá ingresar el nombre del tipo de evento, seleccionar el color con el que se mostrará en la rejilla, elegir un icono y seleccionar el grupo de eventos al que pertenece el nuevo tipo de evento. Luego, determine cómo funcionará el tipo de evento: ¿desea que aparezca en la Rejilla de eventos abiertos y que se cierre manualmente (seleccione el estado "Abierto")? ¿O prefiere que se cierre automáticamente al guardarlo (seleccione el estado "Cerrado")? (Nota: Generalmente, los elementos que se registran en el Registro de eventos se establecen como "Abiertos"). Además, podrá especificar si se requiere una firma, foto o identificación para registrar un evento de este tipo. Si utiliza la impresora de etiquetas Dymo para imprimir etiquetas de paquetes o credenciales, puede establecer el formato de etiqueta que prefiera. Por último, puede definir las opciones de notificación y elegir si los eventos de este tipo aparecerán o no en la Pantalla pública.

Asegúrese de hacer clic en el botón verde Guardar cuando termine.

Cómo modificar tipos de eventos

Para editar un tipo de evento, vaya a la pestaña Recepción, seleccione Registro de eventos, haga clic en el icono de engranaje y luego en Tipos de eventos. Se abrirá una pantalla que muestra todos los tipos de eventos activos. Para cambiar la posición de un evento, haga clic en el número correspondiente de la columna Orden de clasificación a la derecha.

Para ver o editar un tipo de evento, haga clic en el Tipo de evento.

Para más información sobre los ajustes en la página Editar tipo de evento, consulte la sección "Cómo agregar tipos de eventos" de este artículo. Después de realizar cualquier cambio, haga clic en el botón verde Guardar . Para eliminar un tipo de evento, cambie el estado del evento a Inactivo y haga clic en el botón Guardar .

Cómo editar grupos de eventos

Para cambiar los tipos de eventos en un grupo específico, haga clic en el tipo de evento que desea modificar y, en la ventana de ajustes de ese evento, busque y haga clic en el menú desplegable Grupo de eventos. Una vez allí, seleccione el grupo al cual desea mover el evento. Haga clic en el botón verde Guardar.

Cómo agregar ubicaciones de eventos

Las Ubicaciones de eventos le permiten designar diferentes áreas donde se pueden almacenar artículos entrantes para que los recojan los residentes. La función de ubicaciones de eventos le permite al personal seleccionar la ubicación donde se almacena un artículo a la espera de que se lo recoja o entregue. Si no ve la opción de Ubicaciones de eventos, consulte la sección Ajustes generales para más información sobre cómo habilitarlas. Sólo los usuarios de nivel administrativo y directivo tienen acceso a los ajustes de Ubicaciones de eventos.

Para agregar o editar una ubicación de evento, vaya a la pestaña Recepción, seleccione Registro de eventos, haga clic en el icono de engranaje y luego Ubicación del evento.

Para agregar una nueva ubicación de evento, haga clic en la pestaña Ubicación del evento y luego en el botón verde Agregar una ubicación de evento nueva en la esquina superior derecha.

Se abrirá una nueva ventana y verá una pantalla en la que puede ingresar el nombre de la nueva ubicación de evento, ponerle una abreviatura y determinar si el estado de la Ubicación del evento es activo o inactivo. Haga clic en el botón verde Guardar para guardar todos los cambios.

Cómo editar ubicaciones de eventos

Para cambiar o revisar los ajustes de una ubicación de evento, vaya a la pestaña Recepción, seleccione Registro de eventos y haga clic en el icono de engranaje. Luego, abra la pestaña Ubicación del evento y verá todas las ubicaciones de eventos activas. En la columna Orden de clasificación puede cambiar la posición de las ubicaciones de evento.

Para ver o editar una Ubicación de evento, haga clic en el nombre de la ubicación que desea ver o modificar. Después de realizar cualquier cambio, haga clic en el botón verde Guardar.

Ajustes generales

Los Ajustes generales le permiten habilitar y deshabilitar Ubicaciones de eventos, establecer opciones de notificación predeterminadas y otras configuraciones importantes de este módulo.

Para ver o cambiar los Ajustes generales del Registro de eventos, vaya a la pestaña Recepción, seleccione Registro de eventos, haga clic en el icono de engranaje y luego en la pestaña Ajustes generales. Luego, seleccione las opciones de configuración que mejor se adapten a las operaciones de su propiedad. Después de realizar cualquier cambio, haga clic en el botón verde Guardar todos los cambios.

Novedades de productos: Ajustes del registro de eventos: tipos de eventos, ubicaciones de eventos y ajustes generales.