Registro de eventos

Cómo registrar un evento 

Los tipos de eventos de su propiedad determinan los tipos de artículos, personas y situaciones que se registran en el Registro de eventos. Cada vez que reciba un artículo nuevo o se produzca una situación que deba registrarse en el Registro de eventos, deberá registrarlo como un nuevo evento. Para esto, haga clic en la pestaña Recepción y luego en el botón verde Registrar un nuevo evento. 

Esto lo llevará a un formulario que puede llenar en su totalidad. Ingrese el número de apartamento y seleccione el tipo de evento correspondiente (dependiendo del artículo recibido, la persona o la situación que ocurre). 

Opciones de notificación: Las opciones de notificación se seleccionarán automáticamente según el tipo de evento elegido y los ajustes de su propiedad. Por ejemplo, si selecciona el tipo de evento "FedEx" y el campo "Opciones de notificación" indica "Todas las direcciones", esto significa que, al guardar el evento, todas las personas que viven en el apartamento recibirán una notificación automática por correo electrónico informándoles que se recibió un paquete de FedEx para su unidad. Puede usar el menú desplegable para modificar la configuración de notificaciones, si es necesario. 

Nota: En una unidad con al menos un ocupante de segundo nivel (por ejemplo, inquilinos, arrendatarios, subarrendatarios, etc.), BuildingLink le dará la opción de notificar solo a los ocupantes de segundo nivel. Se asume que cuando hay un ocupante de segundo nivel en la unidad, el ocupante de primer nivel NO vive físicamente en la propiedad y, por ende, no recibe correo o artículos allí. En caso de que los ocupantes de primer y segundo nivel vivan en la misma unidad de la propiedad, puede mover al ocupante de segundo nivel a un tipo de primer nivel (por ejemplo, coarrendatario) para que consten en el menú desplegable Opciones de notificación.  Como alternativa, si debe notificar a un ocupante de primer nivel sobre un evento o entrega y hay un ocupante de segundo nivel en esa unidad, deberá comunicarse manualmente con el propietario/ocupante externo, por llamada o correo electrónico, para notificarlo. 

Existen otras configuraciones de notificación según el tipo de evento en los Ajustes de tipos de eventos. 

Por último, ingrese un comentario. Aquí puede describir el artículo recibido, la persona que ingresa o la situación que está ocurriendo. Recomendamos ser lo más detallado pero conciso posible. En el caso de artículos que se reciben, por ejemplo, es aconsejable indicar qué artículo es y de dónde proviene (p. ej., "Bolsa de papel verde entregada por Martha"). Para paquetes con números de rastreo, esto significa escanear el código de barras del paquete con nuestro escáner de código de barras (el cual le indicará qué artículo es) y luego ingresar el nombre de la compañía (de dónde proviene). Todo lo que escriba en el campo de comentarios se podrá buscar y rastrear más adelante y también se incluirá en la notificación por correo electrónico que se envía a los residentes de la unidad en cuestión. 

Si tiene habilitada la función Ubicaciones de eventos en su propiedad, también puede indicar dónde almacenará el artículo, según corresponda. Por último, haga clic en el botón Guardar evento.  

Nota: Es posible que ciertos eventos (p. ej., ingreso de contratista) requieran una firma o una foto para que se pueda guardar el evento. Para capturar una foto, verifique que la persona esté de pie frente a la cámara web. A continuación, simplemente haga clic en el botón Agregar foto. Cuando esté satisfecho con la foto, haga clic en el botón azul Capturar foto y luego en el botón verde Guardar foto. Para capturar una firma, simplemente indíquele a la persona que firme en el digitalizador de firmas. No es necesario hacer clic en nada en la pantalla para capturar una firma.  

Cómo registrar múltiples eventos  

El botón Registrar múltiples eventos le permite registrar entregas de una gran cantidad de paquetes de un mismo transportista (p. ej., entregas de 50 o 200 paquetes de FedEx o UPS en su propiedad) más rápidamente. Para registrar múltiples eventos, haga clic en Recepción, seleccione Registro de eventos y luego haga clic en el botón verde Registrar múltiples eventos. 

Primero, seleccione el Tipo de evento en cuestión. Recuerde que debe agrupar los paquetes por transportista para registrar múltiples eventos; una vez que seleccione el tipo de evento, tenga en cuenta que TODOS los paquetes registrados en el formulario DEBEN pertenecer a ese tipo de evento. El formulario se expandirá automáticamente a medida que siga agregando eventos; una vez que llegue a 15 eventos, haga clic en el botón Guardar y agregar más para continuar. 

Cómo ver la Rejilla de eventos abiertos 

Tan pronto se guarda un evento, generalmente (según la configuración de ese tipo de evento), aparecerá en la Rejilla de eventos abiertos, la página principal del Registro de eventos. 

El modo de Autoajuste consiste en una rejilla dinámica que cambia automáticamente el tamaño de cada evento para utilizar mejor el espacio disponible. Actualmente hay un botón que le permite activar y desactivar el modo de autoajuste, con lo cual el usuario puede volver a la vista antigua. La opción Tamaño de la rejilla sirve para reducir o ampliar manualmente la Rejilla de eventos abiertos. 

Todos los eventos están codificados por colores según el tipo de evento. De forma predeterminada, la rejilla de eventos muestra todos los grupos de eventos y todos los tipos de eventos, pero también puede seleccionar ver solo ciertos grupos o tipos de eventos. 

Al hacer clic en la barra Opciones de visualización podrá cambiar el formato de la Rejilla de eventos abiertos, filtrar por ubicación (si corresponde en su propiedad) y decidir cómo desea que se organice la Rejilla de eventos. 

Cómo ver los paquetes pendientes de recoger y enviar recordatorios por email 

Si su escritorio está lleno de paquetes que los residentes aún no han ido a recoger, puede usar BuildingLink para enviar recordatorios automáticos por correo electrónico a los residentes para que recojan sus paquetes. Para ello, haga clic en la pestaña Recepción y seleccione Registro de eventos. Haga clic en el botón azul en el lado derecho de la pantalla que dice Enviar recordatorios por email. 

Se abrirá una pantalla que muestra una lista de paquetes que tienen más de un día pendientes de recoger en todas las ubicaciones. Si solo desea ver los paquetes sin recoger de ciertas ubicaciones, utilice el menú Ubicación para seleccionar las que desea consultar. (Nota: Si no tiene activada la función Ubicaciones de eventos en su propiedad, no verá el menú Ubicaciones). También puede aumentar el número de días sin recoger para ver los paquetes más antiguos.  

Cuando haya terminado de generar la lista de eventos sin recoger según sus preferencias, haga clic en Vista previa/Enviar recordatorio. Se abrirá un cuadro de mensaje que muestra la cantidad de eventos que usted ha elegido para enviar recordatorios, así como el asunto y el texto del correo electrónico de recordatorio. Haga clic en Enviar para enviar el correo electrónico. Si desea modificar los destinatarios, haga clic en Cancelar y modifique los parámetros de búsqueda para generar una nueva lista de paquetes sin recoger.  

Después de hacer clic en Enviar, aparecerá una barra de estado en la parte inferior del cuadro de mensaje que muestra la cantidad de recordatorios que se han enviado correctamente, así como la cantidad de recordatorios que el sistema aún está enviando.  

Por último, se agregará automáticamente un registro de alta prioridad en la Bitácora, haciendo constar que se enviaron recordatorios por correo electrónico para sus archivos.  

Cómo cerrar un evento 

Cuando se entrega un elemento previamente registrado en el Registro de eventos o una situación termina (p. ej., se devuelven llaves, se recoge un sobre que estaba pendiente, el residente recoge sus paquetes), se debe cerrar el evento correspondiente. Para esto, haga clic en el evento desde la Rejilla de eventos abiertos o desde la pantalla de búsqueda de residentes. 

Luego, cambie el Estado del evento a "Cerrado”.  Por último, ingrese un comentario de cierre y registre la firma, de ser necesario. En el caso de artículos materiales, el comentario de cierre tiene como objetivo ayudarlo a rastrear el artículo en caso de que después desaparezca, por lo que siempre se debe incluir el nombre o las iniciales de la persona que recoge el artículo. Para paquetes con un código de barras, también recomendamos volver a escanear el número de rastreo del artículo antes de escribir el nombre del destinatario; así queda registrado que el paquete que recibió es exactamente el mismo paquete que entregó. (Nota: Para artículos con códigos de barras, utilice nuestros accesos directos de código de barras para abrir y cerrar paquetes rápidamente y capturar automáticamente el número de rastreo en los comentarios de apertura y cierre). Tan pronto como cambie el estado a "Cerrado", ingrese un comentario y registre una firma (si es necesario), haga clic en el botón Guardar evento. 

Cómo cerrar múltiples eventos 

Es posible que, a veces, tenga que entregar más de un artículo a la vez a un mismo receptor. (p. ej., un residente viene a recoger cinco paquetes o la lavandería ABC llega para recoger cinco bolsas de ropa de diferentes apartamentos). En estas situaciones, sugerimos utilizar la pantalla Cerrar múltiples eventos. 

Si todos los elementos están registrados en el mismo apartamento y se entregan al residente de ese apartamento, hay dos formas de llegar a dicha pantalla. La primera es hacer clic en cualquiera de los elementos del residente de la Rejilla de eventos abiertos. Si el residente tiene más de un elemento en el sistema, verá un botón en la esquina superior derecha de la pantalla que dice Cerrar múltiples eventos. Al hacer clic en ese botón, se abrirá la pantalla Cerrar múltiples eventos. 

Otra alternativa para acceder a esta pantalla es hacer clic en el botón rojo Cerrar múltiples eventos de la Rejilla de eventos abiertos y seleccionar la unidad correspondiente.  

Asimismo, si la rejilla de eventos está configurada para mostrar "Un cuadro por n.º de unidad", al hacer clic en cualquier apartamento con más de un elemento, se abrirá automáticamente la pantalla Cerrar múltiples eventos. 

Una vez que esté en la pantalla Cerrar múltiples eventos, verá una lista con todos los elementos registrados en el sistema para ese apartamento. Si necesita cerrar todos los elementos, marque la casilla de verificación en el encabezado de la columna "Seleccionar para cerrar"; esto seleccionará automáticamente todos los elementos para cerrarlos. Si solo necesita cerrar ciertos elementos (p. ej., si tiene cinco paquetes para un residente, pero el residente solo recoge tres en ese momento) simplemente marque los elementos que desea cerrar y deje sin marcar los que deben permanecer abiertos. En el caso de paquetes que tienen un código de barras escaneado previamente, puede usar nuestros accesos directos de código de barras para cerrar rápidamente los elementos que corresponda. 

Por último, ingrese un comentario de cierre. Para paquetes, recomendamos capturar el código de barras de cada paquete (que ya estaría registrado si utilizó los accesos directos de código de barras) junto con el nombre de la persona que recoge los artículos) y capture una firma, si es necesario. 

Si los artículos se van a entregar a una misma persona, pero están registrados en apartamentos diferentes (p. ej., la lavandería ABC va a recoger bolsas de lavandería de cinco unidades diferentes o UPS va a recoger paquetes de tres apartamentos diferentes), haga clic en el botón rojo Cerrar múltiples eventos de la Rejilla de eventos abiertos. A continuación, seleccione el tipo de evento en el menú desplegable ubicado en la parte superior izquierda. Por lo general, habrá dos opciones: Recogida de lavandería y Devolución de paquete. Tenga en cuenta que al seleccionar cualquiera de estas opciones, se mostrarán TODAS las recogidas de lavandería o devoluciones de paquetes en el sistema, independientemente de si son para el transportista o la empresa de lavandería que se encuentra en ese momento en el edificio. Asegúrese de identificar correctamente los artículos en el comentario y seleccione solo los artículos que se van a entregar al transportista o a la empresa de lavandería. Para devoluciones de paquetes que tengan un código de barras escaneado previamente, puede utilizar nuestros accesos directos de código de barras para cerrar rápidamente los elementos correspondientes. 

Por último, ingrese un comentario de cierre (p. ej., "José de Lavandería ABC") y registre una firma, si es necesario. 

Accesos directos de código de barras 

En el caso de artículos con códigos de barras, nuestros accesos directos de códigos de barras le ofrecen una forma rápida y sencilla de abrir y cerrar paquetes mediante la captura automática del número de rastreo en los comentarios de apertura y cierre. Lo invitamos a ver el siguiente video donde explicamos la función de accesos directos de código de barras. Vídeo sólo disponible en inglés.

Cómo buscar en el Registro de eventos 

El Registro de eventos mantiene un historial permanente de todos los eventos abiertos y cerrados. Cuando se pierde un artículo o un residente manifiesta que nunca recibió un determinado artículo, buscar en el registro de eventos puede ayudarle a obtener un historial de todo lo que sucedió con dicho artículo. Para buscar en el registro de eventos, haga clic en la pestaña Recepción, seleccione Registro de eventos y haga clic en el botón azul Buscar registro de eventos. 

Se abrirá una pantalla donde puede realizar una búsqueda según una serie de parámetros. Para paquetes o artículos que ya no están en su poder (cerrados anteriormente), asegúrese de marcar la casilla "Cerrado" en "Estado del evento". El campo "Buscar texto" es bastante útil, ya que le permite buscar por número de rastreo o incluso por el nombre de la compañía (p. ej., Amazon). Si está buscando un paquete recibido por alguien que ya no es residente del edificio, es posible que tenga que seleccionar "Sí” en el campo "Incluir unidades desactivadas".  Por último, si hace clic en Búsqueda avanzada, le permitirá elegir un rango de fechas específico, si lo desea. 

Preguntas frecuentes sobre el Registro de eventos 

¿Cómo puedo registrar eventos que no tienen relación con una unidad específica? 

Para registrar un elemento de un área común o una unidad no residencial (p. ej., un paquete para un miembro del personal o un contratista que va a trabajar en un área común), utilice la unidad de administración. 

El evento que estoy tratando de registrar no se puede guardar sin una firma, pero las políticas de mi edificio no exigen una firma para este tipo de evento. ¿Qué hago? 

Cualquier persona con nivel de autoridad administrativa o directiva en BuildingLink en su propiedad puede configurar que la firma sea opcional en ciertos tipos de eventos en los Ajustes de tipos de eventos. Si no puede guardar un evento y no es necesario que registre una firma, puede hacer una "X" en el digitalizador de firmas para guardar el evento hasta cuando se modifiquen los ajustes.