Reporte de incidentes

Si desea eliminar alguno de estos tipos de reportes de incidentes, haga clic en Editar y, en "Estado del tipo de incidente", seleccione Estado inactivo; haga clic en Guardar. 

De forma predeterminada, los usuarios de nivel de recepción y mantenimiento pueden enviar Reportes de incidentes, pero estos reportes deben ser aprobados y finalizados por personal de nivel administrativo o directivo. Esta configuración tiene como objetivo simular la "firma" de aprobación de un administrador para que el reporte quede completamente finalizado. 

Si desea modificar los permisos de aprobación predeterminados para todas las categorías, puede agregar un Permiso especial donde le otorgue derechos de aprobación a otros miembros del personal. Para modificar el requisito de aprobación de un tipo de incidente específico, simplemente haga clic en Editar junto al tipo que desea modificar y seleccione el requisito de aprobación que corresponda. 

Cómo configurar las notificaciones de reportes de incidentes 

A continuación, verifique que las notificaciones estén configuradas correctamente. De forma predeterminada, el sistema envía una notificación a las direcciones especificadas cada vez que se envía un nuevo reporte de incidente para su aprobación y/o cada vez que se aprueba o finaliza un reporte. Para ver los ajustes de notificaciones, haga clic en Ajustes y seleccione Reporte de incidentes. 

Para agregar o modificar los ajustes de notificaciones predeterminados para todas las categorías, haga clic en Ajustes y seleccione Opciones generales de configuración del edificio. Puede usar el menú desplegable ubicado en la parte superior de esta página para ir a la sección Ajustes de reportes de incidentes. 

Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas a las que se debe notificar cada vez que se envíe un reporte de incidente para su aprobación y/o cada vez que se apruebe o finalice un reporte de incidente. Haga clic en Guardar todos los cambios. 

Para modificar los ajustes de notificación de tipos de reportes de incidentes específicos, haga clic en Ajustes y seleccione Reporte de incidentes. Luego, haga clic en Editar junto al tipo de incidente cuyos ajustes desea modificar. Aquí podrá sustituir las direcciones de correo electrónico de notificación predeterminadas e ingresar las direcciones que desee. 

Cómo enviar reportes de incidentes 

Para enviar un nuevo reporte de incidente, haga clic en la pestaña Recepción y seleccione Reporte de incidentes. Haga clic en el botón verde Crear nuevo reporte de incidente. Se le pedirá que seleccione un tipo de incidente e indique si el incidente fue leve o grave. Luego, se le pedirá que ingrese la fecha y hora en que ocurrió el incidente. También puede agregar una ubicación (o varias) si lo desea. Recuerde hacer clic en Guardar ubicación al agregar cada una. A continuación, deberá ingresar una breve descripción del incidente en el cuadro de texto blanco. Una vez que haya llenado toda la información requerida, haga clic en el botón Proceder. 

A continuación, tendrá la opción de agregar notas adicionales o personas involucradas con el incidente e información más detallada sobre lo que ocurrió. También puede cargar documentos y/o fotos relacionados si lo desea. Una vez que haya terminado de crear su reporte, haga clic en el botón verde Enviar para aprobación. (Dependiendo de los permisos de reportes de incidentes establecidos en su edificio o de su nivel de autoridad, es posible que también vea un botón verde que dice Aprobar y finalizar. Esto le permite finalizar el reporte de incidente de inmediato, sin pasar por ningún proceso de aprobación). 

Cómo ver y editar reportes de incidentes e interpretar sus diferentes estados 

Para ver los reportes de incidentes registrados en su propiedad, haga clic en la pestaña Recepción y seleccione Reporte de incidentes. Verá una lista de los reportes de incidentes ingresados en su propiedad, desde el más reciente al más antiguo. Puede utilizar el cuadro Buscar reportes de incidentes ubicado en la parte superior de la pantalla para filtrar los reportes por tipo, estado, no. de identificación y ubicación. Esto le permite consultar reportes de incidentes específicos o ver todos los reportes de un determinado tipo o ubicación. 

Junto a cada reporte de incidente, verá una columna de "Estado". El estado indica dónde se encuentra el reporte de incidente en el proceso de aprobación y también determina quién puede ver/editar el reporte. Hay cinco diferentes opciones de estado: Borrador, Aprobación pendiente, Finalizado, Archivado y Eliminado. 

Si su propiedad tiene agregado un Permiso especial que permite a los usuarios de nivel de recepción o mantenimiento ver los borradores creados por otros miembros del personal, también podrán editar dichos borradores. 

Para editar un borrador, simplemente haga clic en el borrador que desea editar, modifique la información que necesite en la pantalla Editar reporte de incidente y luego haga clic en Guardar. 

Para editar un reporte de incidente en estado de "Aprobación pendiente", haga clic en el reporte que desea editar. Luego, haga clic en el botón rojo "Regresar a borrador". A continuación, podrá modificar cualquier información en la pantalla Editar reporte de incidente. Cuando haya terminado de editar el reporte, asegúrese de guardar los cambios y, a continuación, haga clic en "Enviar para aprobación" y así volver a poner el reporte en "Aprobación pendiente". Si desea finalizar el reporte de incidente después de editarlo, también puede utilizar el botón Aprobar y finalizar si los permisos de su edificio se lo permiten. 

Una vez que se ha finalizado un reporte, ya no se lo puede editar. Sin embargo, sí podrá seguir agregando notas. Para ello, haga clic en el reporte que desea editar. Luego, haga clic en el botón verde Agregar nota. Una vez que haya terminado de agregar la nota, asegúrese de hacer clic en Guardar. 

Nota: Todos los usuarios de BuildingLink, independientemente de los permisos y niveles de autoridad, pueden ver un resumen de los incidentes del día haciendo clic en el enlace Incidentes de hoy ubicado en la parte superior de la página Bitácora. Allí se muestra una lista de todos los reportes de incidentes ingresados durante ese día con la indicación de su estado como "Borrador", "Aprobación pendiente" o "Finalizado". 

Cómo aprobar y finalizar reportes de incidentes 

De forma predeterminada, solo los usuarios de nivel administrativo o directivo pueden aprobar y finalizar reportes de incidentes. Para ver rápidamente los reportes de incidentes que están pendientes de aprobación, utilice el enlace que se encuentra en la sección Elementos a la espera de una acción de la pantalla de Inicio. (También puede configurar que se envíe una notificación por correo electrónico cada vez que se envíe un nuevo reporte de incidente para aprobación). 

Se abrirá una lista con todos los reportes de incidentes pendientes de aprobación. Para aprobar y finalizar un reporte de incidente, haga clic en el reporte correspondiente y luego haga clic en el botón verde Aprobar y finalizar. Una vez finalizado, el reporte ya no se puede editar. 

Cómo agregar fotos y documentos a los reportes de incidentes  

Para agregar una foto o documento a un reporte de incidente, haga clic en la pestaña Recepción y seleccione Reporte de incidentes. Haga clic en el reporte en el que desea cargar una foto o documento. En "Archivos adjuntos y fotos", verá un botón para Cargar imagen y otro para Cargar documento. (Tenga en cuenta que solo se puede agregar fotos y documentos a reportes que aún no se hayan finalizado). 

Cómo crear archivos PDF de reportes de incidentes 

Para generar una copia en PDF de un reporte de incidente, haga clic en la pestaña Recepción y seleccione Reporte de incidentes. Haga clic en el reporte del cual desea generar un archivo PDF. Haga clic en el botón azul Generar PDF. 

El archivo PDF se guardará automáticamente en la sección "Archivos adjuntos y fotos" del reporte de incidentes. Para descargarlo e imprimirlo, simplemente haga clic en el documento para abrirlo. Hecho esto, podrá guardarlo en su computadora y/o imprimirlo. 

Cómo archivar reportes de incidentes 

También tiene la opción de archivar los reportes que no desea ver en la pantalla de búsqueda principal. Esta es una buena forma de diferenciar los reportes más antiguos que ya no son urgentes ni están activos. Para archivar un reporte de incidente, haga clic en la pestaña Recepción y seleccione Reporte de incidentes. Luego, haga clic en el enlace Archivar junto al reporte finalizado que desea archivar. En lo posterior, siempre podrá consultar los reportes archivados desde la sección Buscar reportes de incidentes; solo asegúrese de marcar la casilla "Archivado".