ResumenLa Bitácora es una herramienta de comunicación interna para la administración y el personal; puede verla como un diario electrónico. Cada nota de la Bitácora se registra automáticamente con la fecha, la hora y el nombre del empleado que ingresa la nota, lo que facilita la comunicación entre el personal de los distintos turnos. |
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Cómo configurar la Bitácora
Ciertos ajustes de la Bitácora se pueden modificar en función de las necesidades de su edificio. Para acceder a dichos ajustes, debe tener autoridad administrativa o directiva en BuildingLink.
Para ver o cambiar la configuración de la Bitácora, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Opciones generales de configuración del edificio.
Ya en las Opciones generales de configuración del edificio, utilice la función "Ir a" (36) Bitácora.
La Bitácora siempre mostrará las notas de las últimas 48 horas, pero puede acceder a las notas antiguas mediante la función de búsqueda. El primer ajuste le permite determinar qué empleados tienen autoridad para buscar notas antiguas: todo el personal o solo usuarios con nivel de autoridad administrativa.
Si su edificio cuenta con más de una ubicación que utiliza BuildingLink (por ejemplo, dos recepciones independientes), el segundo ajuste le permite registrar y filtrar notas por ubicación.
Luego, determine si la administración debe recibir una notificación por correo electrónico con las notas de la Bitácora todas las noches. Si es el caso, ingrese las direcciones de correo electrónico donde se deben enviar las notas, así como qué notas desea enviar ("Todas" o solo "Alta prioridad"). Haga clic en Guardar todos los cambios.
Cómo ver e ingresar notas en la Bitácora
Para acceder a la Bitácora, haga clic en la pestaña Inicio y luego en la pestaña naranja que dice Bitácora ubicada en la parte superior derecha de la página. Se mostrarán todas las notas de las últimas 48 horas en un portapapeles. Para agregar una nota, haga clic en el campo de texto en blanco y comience a escribir. Cuando haya terminado de escribir la nota, haga clic en el botón verde Agregar nota en la parte inferior izquierda. La nota se guardará en la Bitácora y la podrán ver tanto el personal del edificio como la administración.
Otras opciones para ingresar notas en la Bitácora
Puede poner la nota en negrita cambiando el nivel de prioridad a “Alta”.
- Puede vincular la nota a una determinada unidad o apartamento ingresando un número o nombre de unidad en el campo "Asociada a la unidad”. Los ocupantes no podrán ver la nota; la Bitácora es completamente de uso interno. Sin embargo, esto le permitirá organizar las notas de la bitácora por el número de unidad vinculado.
El botón azul Nota de fin de turno la permite organizar las notas por turno con mayor claridad. Al hacer clic en este botón, aparecerá una barra divisoria con marca de tiempo para que pueda ver fácilmente qué notas se ingresaron en cada turno. (Nota: Esta es principalmente una herramienta organizativa y no cierra la sesión del empleado).
Cómo organizar las notas y buscar en la Bitácora
Dependiendo de la configuración de su edificio, es posible que el botón Buscar, ubicado en la parte inferior derecha de la Bitácora, se muestre solo a la administración del edificio o a todo el personal. Al hacer clic en Buscar podrá buscar las notas ingresadas hace más de 48 horas; de hecho, puede buscar hasta la primera nota registrada. También puede buscar y organizar notas por nivel de prioridad, empleado, palabra clave o número de unidad (para notas vinculadas a una unidad específica, consulte Otras opciones para ingresar notas en la Bitácora). Los resultados de la búsqueda se pueden exportar a Excel o PDF e imprimirse si es necesario.
Cómo eliminar y editar notas de la Bitácora
La Bitácora es un documento seguro; ¡incluso tiene validez judicial! Los miembros del personal no administrativo no pueden eliminar ni editar notas de la Bitácora. El personal de nivel administrativo sí puede eliminar notas, pero BuildingLink mantiene un registro de todas las notas, incluso las eliminadas. Si ingresa una nota incorrecta y desea corregirla, simplemente agregue otra nota (por ejemplo: "Por favor, ignorar la nota ingresada el...”).
Cómo utilizar la Bitácora como un reporte de incidentes
Muchos edificios utilizan la Bitácora como un reporte de incidentes ya que todas las notas se registran con nombre, fecha y hora; además las notas se pueden vincular fácilmente a unidades específicas. Una forma de diferenciar las notas sobre incidentes de otras es mediante el nivel de "Prioridad". Puede establecer que todas las notas relacionadas con reportes de incidentes sean de alta prioridad e incluso configurar el sistema para que todas las noches se envíe por correo electrónico solo las notas de alta prioridad a una dirección o direcciones específicas. (Consulte Cómo configurar la Bitácora en la parte de arriba para más información).
