Journal des événements

Enregistrement d’un événement 

Les types d’événements de votre propriété dicteront les types d’éléments, de personnes et de situations que vous enregistrerez dans le journal des événements. Chaque fois que vous recevez un nouvel élément ou qu’une situation doit être suivie dans le journal des événements, vous devez enregistrer un nouvel événement. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Réception, puis sur le bouton vert Enregistrer un nouvel événement. 

Cela vous mènera à un formulaire que vous pourrez remplir de haut en bas. Entrez le numéro d’appartement et sélectionnez le type d’événement approprié (en fonction de l’article reçu, de la personne arrivant ou de la situation qui se produit). 

Options de notification : vos options de notification seront automatiquement sélectionnées en fonction du type d’événement sélectionné et des paramètres de votre propriété. Par exemple, si vous sélectionnez le type d’événement « FedEx » et que le champ « Options de notification » indique « Toutes les adresses », cela signifie qu’après avoir enregistré l’événement, chaque personne vivant dans l’appartement recevra une notification automatique par courriel indiquant qu’un colis FedEx a été reçu pour son unité. Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour ajuster les paramètres de notification, si nécessaire. 

Remarque : Dans une unité comptant au moins un occupant de deuxième niveau (p. ex. locataires, locataires, sous-locataires, etc.), BuildingLink ne fournira que la possibilité d’aviser le ou les occupants de deuxième niveau.  L’hypothèse est que lorsque vous avez un occupant de deuxième niveau dans l’unité, l’occupant de premier niveau ne vit PAS physiquement sur la propriété et ne devrait pas y recevoir de courrier ou d’articles. Dans le cas où les occupants de premier et de deuxième niveau vivent dans la même unité sur la propriété, vous pouvez déplacer cet occupant de deuxième niveau vers un type de premier niveau (par exemple: colocataire) pour les voir comme une option dans le menu déroulant Options de notification.  Par ailleurs, si un occupant de premier niveau doit être avisé d’un événement ou d’une livraison et qu’il y a un occupant de deuxième niveau dans cette unité, vous devrez communiquer manuellement par appel ou par courriel pour aviser le propriétaire ou l’occupant hors site. 

D’autres paramètres de notification sont disponibles par type d’événement dans les paramètres de type d’événement. 

Enfin, entrez un commentaire. C’est votre chance de décrire l’article reçu, la personne qui arrive ou la situation qui se produit. Nous vous recommandons d’être aussi descriptifs et concis que possible. Pour les articles reçus, par exemple, c’est une bonne idée d’indiquer ce qu’est l’article et d’où il vient (ex. « Sac de papier vert déposé par Martha »). Pour les colis avec des numéros de suivi, cela se traduit par la numérisation du code à barres de l’emballage avec notre scanner de codes à barres (qui indiquera ce que c’est), puis la saisie du nom de l’entreprise (d’où il vient). Tout ce que vous tapez dans le champ de commentaire sera consultable et traçable plus tard et sera également inclus dans la notification par courriel qui est envoyée au(x) résident(s) de l’unité en question.  

Si les lieux d’événements sont activés pour votre propriété, vous pouvez également indiquer où vous allez stocker l’élément, le cas échéant. Enfin, cliquez sur le bouton Sauvegarder l’événement. 

Remarque : Certains événements (p. ex. entrepreneur sur place) peuvent nécessiter une signature ou une photo avant que l’événement puisse être enregistré. Pour capturer une photo, assurez-vous que la personne photographiée se tient devant la webcam. Ensuite, cliquez simplement sur le bouton Ajouter une photo. Lorsque vous êtes satisfait de la photo, cliquez sur le bouton bleu Capturer la photo, puis sur le bouton vert Sauvegarder la photo. Pour capturer une signature, il suffit de demander à la personne en question de se connecter sur le pavé de signature. Vous n’avez pas besoin de cliquer sur quoi que ce soit à l’écran pour faciliter la capture de signature. 

Enregistrement de plusieurs événements 

Le bouton Enregistrer plusieurs événements vous permet d’enregistrer plus rapidement les livraisons de colis volumineux du même transporteur (lorsque FedEx ou UPS arrive sur votre propriété et dépose 50 à 200 colis, par exemple). Pour enregistrer plusieurs événements, cliquez sur Réception, sélectionnez Journal des événements, puis cliquez sur le bouton vert Enregistrer plusieurs événements. 

Tout d’abord, sélectionnez le type d’événement en question. N’oubliez pas que vous devez regrouper vos colis par transporteur pour enregistrer plusieurs événements; une fois que vous avez sélectionné le type d’événement, gardez à l’esprit que TOUS les colis connectés au formulaire ci-dessous DOIVENT appartenir à ce type d’événement. Le formulaire se développera automatiquement au fur et à mesure que vous continuerez à ajouter des événements; une fois que vous atteignez 15 événements, cliquez sur le bouton Sauvegarder et ajouter plus pour continuer. 

Tous les événements sont codés par couleur par type d’événement. Par défaut, la grille d’événements affiche tous les groupes d’événements et tous les types d’événements, mais vous pouvez également choisir d’afficher uniquement des groupes/types d’événements spécifiques en sélectionnant ceux que vous souhaitez afficher. 

En cliquant sur la barre des options d’affichage, vous pourrez modifier la façon dont la grille des événements actifs est formatée, filtrer par emplacement (le cas échéant pour votre propriété) et décider comment vous souhaitez que la grille d’événements soit organisée. 

Affichage des colis non réclamés et envoi de rappels par courriel 

Lorsque votre bureau est encombré de colis non réclamés que les résidents ne sont toujours pas venus collecter, vous pouvez utiliser BuildingLink pour envoyer des rappels automatiques par courriel aux résidents qui ont laissé leurs colis non collectés. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Réception et sélectionnez Journal des événements. Cliquez sur le bouton bleu sur le côté droit de l’écran qui lit Envoyer des rappels par courriel. 

Vous serez amené à un écran qui affiche une liste de paquets non réclamés de tous les emplacements qui ont plus de 1 jour. Si vous souhaitez afficher uniquement les colis non réclamés à partir d’emplacements spécifiques, utilisez le menu d’emplacement pour sélectionner les emplacements que vous souhaitez interroger. (Remarque : Si vous n’avez pas d’emplacements d’événements activés pour votre propriété, vous ne verrez pas de menu Emplacements.) Vous pouvez également modifier le nombre de jours non réclamés à plus de 1, afin d’afficher les anciens forfaits. 

Lorsque vous êtes satisfait de la liste des événements non réclamés que vous avez générés, cliquez sur Aperçu/Envoyer un rappel. Cela fera apparaître une boîte de message indiquant le nombre d’événements sur lequel vous avez choisi d’envoyer des rappels, ainsi que l’objet et le texte de votre courriel de rappel. Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre courriel. Si vous souhaitez apporter des modifications à vos destinataires, cliquez sur Annuler et modifiez les paramètres de recherche pour générer une liste différente de colis non réclamés.  

Après avoir cliqué sur Envoyer, une barre d’état apparaîtra au bas de votre boîte de message, indiquant le nombre de rappels qui ont été envoyés avec succès, ainsi que le nombre de rappels que le système envoie toujours.  

Enfin, une note de journal de changement de vitesse de haute priorité sera automatiquement ajoutée à votre journal de bord, notant les rappels par courriel que vous avez envoyés pour vos enregistrements.  

Clôture d’un événement 

Lorsqu’un article précédemment enregistré dans le journal des événements est donné ou qu’une situation se termine (les clés ex. sont retournées, l’enveloppe laissée est ramassée, le résident vient chercher ses colis), vous devez fermer l’événement en question. Pour ce faire, cliquez sur l’événement à partir de la grille des événements actifs ou de l’écran Recherche de résident. 

Ensuite, remplacez « État de l’événement » par « Fermé ».  Enfin, entrez un commentaire de clôture et saisissez une signature, si nécessaire. Pour les articles physiques, le commentaire de clôture est destiné à vous aider à suivre l’élément en question s’il disparaît plus tard, il devrait donc toujours inclure le nom ou les initiales de la personne qui prend l’article. Pour les colis avec un code à barres, nous vous recommandons également de scanner à nouveau le numéro de suivi de l’article avant de taper le nom du destinataire; cela vous donnera un enregistrement que le colis que vous avez reçu est exactement le même colis que vous avez donné.  (Remarque: Pour les articles avec des codes à barres, utilisez nos raccourcis de codes à barres pour ouvrir et fermer rapidement les paquets et capturer automatiquement le numéro de suivi dans les commentaires d’ouverture et de fermeture.) Dès que vous avez changé le statut en « Fermé », entré votre commentaire et capturé la signature (si nécessaire), assurez-vous de cliquer sur le bouton Sauvegarder l’événement. 

Fermeture de plusieurs événements 

Parfois, vous devrez donner plus d’un article à la fois au même destinataire. (Ex. Un résident ramasse cinq colis ou ABC Cleaners ramasse cinq sacs de linge sale dans tous les différents appartements.) Dans ces situations, vous voudrez utiliser notre écran Fermer plusieurs événements. 

Si tous les articles sont enregistrés sous le même appartement et donnés au résident de cet appartement, il y a deux façons d’arriver à cet écran. La première consiste à cliquer sur l’un des éléments du résident à partir de la grille des événements actifs. Si le résident a plus d’un élément dans le système, vous verrez un bouton dans le coin supérieur droit de l’écran qui lit Fermer les événements multiples. En cliquant sur ce bouton, vous verrez l’écran Fermer plusieurs événements. 

Vous pouvez également vous rendre à cet écran en cliquant sur le bouton rouge Fermer les événements multiples de la grille des événements actifs et en sélectionnant l’unité en question.  

De plus, si votre grille d’événements est configurée pour afficher « Une boîte par unité # », cliquer sur n’importe quel appartement avec plus d’un élément vous amènera automatiquement à l’écran Fermer plusieurs événements. 

Une fois que vous avez atteint l’écran Fermer plusieurs événements, vous verrez une liste de tous les éléments du système pour l’appartement en question. Si vous devez fermer tous ces éléments, cochez la case dans l’en-tête de colonne « Choisir pour marquer résolus»; cela sélectionnera automatiquement pour fermer tous les éléments. Si seulement certains des éléments doivent être fermés (ex. Vous avez cinq colis pour le résident, mais il / elle ne veut que trois d’entre eux en ce moment) il suffit de cocher les éléments qui doivent être fermés et de laisser ceux qui doivent rester ouverts non cochés. Pour les paquets qui ont un code à barres précédemment numérisé, vous pouvez utiliser nos raccourcis de code à barres pour fermer rapidement les éléments corrects. 

Enfin, entrez votre commentaire de clôture. Pour les colis, nous vous recommandons de capturer le code à barres de chaque paquet (déjà capturé si vous avez utilisé nos raccourcis de code à barres) ainsi que le nom de qui prend les articles) et de capturer une signature, si nécessaire. 

Si les articles qui sont donnés à la même personne sont enregistrés dans des appartements différents (ex. ABC Cleaners ramasse des sacs de lessive de cinq unités différentes ou UPS ramasse des colis sortants de 3 appartements différents), cliquez sur le bouton rouge Fermer les événements multiples de la grille des événements actifs. Ensuite, sélectionnez le type d’événement approprié dans le menu déroulant en haut à gauche. En général, il y aura deux options: ramassage de la lessive et retour du colis. Gardez à l’esprit que la sélection de l’une ou l’autre de ces options permettra d’extraire TOUS les ramassages de blanchisserie ou les retours de colis dans le système, qu’ils soient destinés au transporteur ou à la buanderie qui est réellement sur place. Assurez-vous d’utiliser le commentaire pour identifier les bons articles et sélectionnez uniquement les articles qui vont au transporteur ou à l’entreprise de blanchisserie en question. Pour les retours de colis qui ont un code à barres précédemment numérisé, vous pouvez utiliser nos raccourcis de code à barres pour fermer rapidement les bons articles. 

Enfin, entrez votre commentaire de clôture (ex. « Tim d’ABC Cleaners ») et saisissez une signature, si nécessaire. 

Raccourcis de codes à barres 

Pour les articles qui ont des codes à barres, nos raccourcis de codes à barres offrent un moyen rapide et facile d’ouvrir et de fermer des colis, capturant automatiquement le numéro de suivi dans les commentaires d’ouverture et de clôture. S’il vous plaît voir la vidéo ci-dessous pour une explication de nos raccourcis de codes à barres. Vidéo en anglais uniquement.

Recherche dans le journal des événements 

Le journal des événements conservera un historique permanent de tous les événements, ouverts et fermés.  Lorsqu’un élément particulier est perdu ou qu’un résident se plaint qu’un élément n’a jamais été reçu, la recherche dans le journal des événements peut aider à extraire un enregistrement de tout ce qui est arrivé à l’élément. Pour effectuer une recherche dans le journal des événements, cliquez sur l’onglet Réception, sélectionnez Journal des événements, puis cliquez sur le bouton bleu Rechercher le journal d'événements. 

Vous serez amené à un écran où vous pourrez effectuer une recherche par une variété de paramètres. Pour les paquets ou les articles qui ne sont pas actuellement en votre possession (précédemment fermés), assurez-vous que « État de l’événement » est défini sur « Fermé ». Le champ « Rechercher du texte » est particulièrement utile car vous pouvez l’utiliser pour effectuer une recherche par numéro de suivi ou même par nom d’entreprise (ex. Amazon). Si vous recherchez un colis reçu par une personne qui n’est plus un résident de la propriété, vous devrez peut-être remplacer le champ « Inclure les unités désactivées » par « Oui ».  Enfin, cliquer sur Recherche avancée vous permettra de choisir une plage de dates spécifique, si vous le souhaitez. 

FAQ sur le journal des événements 

Comment dois-je enregistrer les événements qui n’ont pas à voir avec un numéro d’unité spécifique? 

Lors de l’enregistrement d’un article pour une aire commune ou une unité non-résidente (ex. Un colis pour un membre du personnel ou un entrepreneur qui travaille dans une aire commune), utilisez l’unité de gestion. 

Mon événement ne peut pas enregistré sans signature, mais ma politique de propriété n’exige pas que j’obtienne une signature pour ce type d’événement. Qu’est-ce que je fais? 

Toute personne disposant de l’autorité BuildingLink de gestion ou de ld'agent directeur sur votre propriété peut définir la signature sur facultatif pour des types d’événements spécifiques dans les paramètres des types d’événements. Si vous ne parvenez pas à enregistrer un événement et que vous n’êtes pas tenu d’obtenir une signature, vous pouvez marquer un « X » sur le pavé de signatures pour enregistrer l’événement avant que vos paramètres ne soient corrigés.