Note: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.

Résumé

La section Demandes de maintenance permet au personnel de l'immeuble et aux résidents de soumettre des demandes de maintenance (bons de travail) en ligne et permet aux personnes appropriées de recevoir des avis automatiques lorsque de nouvelles demandes sont soumises ou que des demandes ont été complétées. 

Note: Cliquez sur les images pour les agrandir.

Table des matières

• Saisie d'une nouvelle demande de maintenance
• Saisie de plusieurs demandes de maintenance
• Plus d'informations sur les demandes de maintenance

Saisie d'une nouvelle demande de maintenance

Pour entrer une nouvelle demande de maintenance, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Nouvelle demande. Vous serez amené à un écran où vous pourrez remplir tous les détails pertinents.

Note: Les champs que vous remplissez sur ce formulaire varieront en fonction de la façon dont votre immeuble utilise le module Maintenance.  

Section Détails de la demande

Dans cette section, vous devez minimalement, entrer le numéro d'unité, la description du problème et la catégorie de maintenance et sélectionner si la personne responsable de la maintenance a l'autorisation d'entrer dans l'appartement pour résoudre le problème. Dans la section « Autorisation d'entrer », il y a également un champ pour « Instructions d'entrée », où vous pouvez entrer des instructions telles que « Venez après 14 heures », « Veuillez appeler en premier » ou « Méfiez-vous du chien ».

Si la demande de maintenance concerne une zone commune (un problème à l'échelle de l’immeuble sélectionnez Unité de gestion pour remplir le champ « Numéro d'unité ».

Si vous souhaitez effectuer une inspection à la suite d’un déménagement ou réparer une unité, mais que vous ne voulez pas que le résident de cette unité puisse voir la demande ou recevoir des notifications, vous pouvez cocher la case à côté de « Ne pas afficher aux résidents.«

Les documents et les images peuvent être joints au bas de cette section. 

Une fois que vous avez rempli les champs appropriés, cochez la case « Imprimer le bon de travail » avant de cliquer sur Enregistrer si vous souhaitez imprimer la demande de maintenance immédiatement. Vous pourrez également imprimer la demande après l'enregistrement.

Section des détails supplémentaires 

Pour affecter un employé à une demande de maintenance spécifique, cet employé doit apparaître dans le menu déroulant sous « Employé assigné ». Pour contrôler quels employés apparaissent dans ce menu, veuillez consulter les détails sur la façon de modifier les employés à assigner aux demandes de maintenance.

Si vous souhaitez utiliser les champs « Fournisseur/entrepreneur désigné » ou « Équipement », veuillez consulter les rubriques d’aide Équipement et/ou Répertoire des fournisseurs.

Vous pouvez également ajouter d'autres informations telles que les adresses courriel, les numéros de contact, les numéros de référence facultatifs et la priorité.

Saisie de plusieurs demandes de maintenance

Si vous avez plusieurs demandes de maintenance qui doivent être ajoutées en une seule séance, utilisez le bouton Sauvegarder et ajouter une autre pour enregistrer rapidement une demande et commencer à en entrer une autre.

Plus d'informations sur les demandes de maintenance

Assurez-vous de consulter nos rubriques d'aide sur la façon de modifier l'état d'une demande (la fermer ou la mettre en attente), comment ajouter des commentaires et des frais, comment maintenir une  base de données des équipements, comment planifier des tâches récurrentes (maintenance préventive) et comment exécuter des rapports de maintenance.

Le personnel peut également accéder au module maintenance via notre application Geo.