Note : Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.
Résumé
Le Répertoire des fournisseurs est conçu pour les immeubles qui gardent une trace des informations externes sur les entrepreneurs et les fournisseurs. Ce répertoire est réservé à l’'interne (aucun résident ne le verra) et permet au personnel de contacter rapidement les fournisseurs favoris de votre immeuble et même d'attribuer des bons de travail à des entrepreneurs externes. Le répertoire des fournisseurs vous permet également de suivre la conformité du fournisseur - en déterminant et en téléchargeant la documentation requise, en visualisant rapidement et facilement si un fournisseur particulier est conforme ou non et en recevant des notifications lorsque la conformité du fournisseur expire. Pour activer ou désactiver votre répertoire des fournisseurs, veuillez contacter le support technique BuildingLink.
Note: Cliquez sur les images ci-dessous pour les agrandir.
Table des matières
- Affichage du répertoire des fournisseurs
- Ajout d'entreprises au répertoire des fournisseurs
- Modification des détails d'un fournisseur dans votre répertoire
- Suppression d'un fournisseur du répertoire des fournisseurs
- Suivi de la conformité des fournisseurs
- Ajout de documents de conformité
- Renouvellement du document de conformité
- Configuration des notifications de conformité
- Fournisseurs dont les mesures de suivi expirent
- Sommaire de la conformité de l'assurance des fournisseurs
- Afficher la colonne Conformité du fournisseur
- Contacter les fournisseurs
- Assignation de fournisseurs aux demandes de maintenance
- Envoi d'un courriel à un fournisseur à partir d'une demande de maintenance assignée
Affichage du répertoire des fournisseurs
Pour afficher le répertoire des fournisseurs, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Répertoire des fournisseurs. Vous verrez une liste des fournisseurs dans le répertoire des fournisseurs de votre immeuble et les informations de conformité qui y sont rattachées. Pour exporter le Répertoire des fournisseurs pour l'imprimer ou l'enregistrer sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton Exporter vers Excel.
Ajout d'entreprises au répertoire des fournisseurs
Pour ajouter une entreprise au Répertoire des fournisseurs, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Répertoire des fournisseurs. Cliquez sur le bouton vert Ajouter des fournisseurs à partir de la liste principale.
Pour effectuer une recherche dans la liste principale, remplissez les champs de recherche en haut de l'écran, et l'écran sera mis à jour avec les résultats de recherche de la liste principale des fournisseurs / entrepreneurs de BuildingLink. La liste principale des fournisseurs/entrepreneurs est composée d'entreprises que d'autres immeubles BuildingLink ont ajoutées à leur propre répertoire des fournisseurs. Ces entreprises sont tirées des annuaires d'autres immeubles. De cette façon, vous êtes moins susceptible d'avoir à entrer vous-même les coordonnées d'entreprises bien connues.
Vous pouvez également faire défiler la liste principale et afficher toutes les entreprises disponibles. Si vous souhaitez confirmer les coordonnées d'une entreprise avant de les ajouter au répertoire de votre immeuble, cliquez sur l'entreprise que vous souhaitez consulter, et les informations de l'entreprise s'ouvriront dans une nouvelle fenêtre.
Pour ajouter une entreprise au répertoire de votre immeuble à partir de la liste principale, cliquez sur Ajouter à mon répertoire dans la liste spécifique.
Si l'entreprise que vous essayez d'ajouter ne figure pas dans la liste principale des fournisseurs/entrepreneurs, cliquez sur le bouton Créer une compagnie.
Note : Pour éviter d'ajouter des doublons, assurez-vous que l'entreprise ne figure pas déjà sur la liste principale en recherchant d'abord la liste principale de cette entité, car toute entreprise que vous créez sera également ajoutée à la liste principale des fournisseurs / entrepreneurs de BuildingLink.
Dans la fenêtre Créer une entreprise, remplissez les informations sur l'entreprise. Du champ « Nom de l'entreprise » jusqu'à « À propos de nous », les informations saisies ne doivent pas être privées. Ces informations apparaîtront dans la liste principale des fournisseurs/entrepreneurs de BuildingLink et dans le répertoire des fournisseurs de votre immeuble.
Après le champ « À propos de nous », notez la case à cocher en regard de « Autoriser l'attribution des demandes de maintenance à ce fournisseur ». Si vous cochez cette case, vous pouvez affecter des demandes de maintenance au fournisseur et enregistrer tous les bons de travail remplis par le fournisseur.
Vous pouvez également suivre la conformité de ce fournisseur en cliquant sur la case à cocher en regard de « Suivre la conformité du fournisseur ». Vous trouverez plus d'informations sur le suivi de la conformité dans une section ultérieure de cet article.
Dans la section « Coordonnées supplémentaires », vous pouvez entrer le contact du fournisseur spécifique de votre immeuble. Ces informations sont destinées uniquement à votre immeuble et ne seront pas ajoutées à la liste principale de BuildingLink.
Gardez à l'esprit que si vous ajoutez une adresse courriel au champ courriel, vous pouvez envoyer des bons de travail par courriel à ce fournisseur. Vous pourrez également saisir des informations de conformité du fournisseur pour le fournisseur si vous le souhaitez.
Après avoir entré toutes les informations, cliquez sur Sauvegarder la compagnie pour enregistrer votre nouveau fournisseur. Après avoir enregistré votre entrée, vous serez renvoyé à votre répertoire des fournisseurs, où votre nouvelle entrée sera maintenant répertoriée.
Modification des détails d'un fournisseur dans votre répertoire
Vous pouvez ajouter des notes, ajouter/supprimer des contacts supplémentaires spécifiques à l’immeuble, suivre la conformité et modifier les informations de base. Pour modifier les détails du fournisseur, cliquez sur les informations sur l'entreprise pour l'entrée du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. L'entrée s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
Note : Vous ne pouvez modifier les informations de base que pour les fournisseurs ajoutés à la liste principale par votre immeuble. Vous pouvez ajouter des notes, ajouter/supprimer d'autres contacts spécifiques à l’immeuble et suivre la conformité de tous les fournisseurs dans le répertoire de votre immeuble.
Vous pouvez ajouter des notes (p. ex., les exigences de stationnement sur place du fournisseur ou l'horaire préféré de votre technicien) ou la date d'enregistrement du fournisseur sur votre site. Au bas de l'enregistrement du fournisseur, dans la section Notes, cliquez sur Ajouter une date d’initiation au travail ou Ajouter une note. Vous entrez ensuite votre note/date dans le champ de texte ouvert. Cliquez sur Sauvegarder la note ou Sauvegarder les initiations au travail du site après avoir entré les nouvelles informations pour les enregistrer dans le fichier de votre fournisseur.
Suppression d'un fournisseur du répertoire des fournisseurs
Pour supprimer une liste de fournisseurs du Répertoire des fournisseurs, cliquez sur le x dans la colonne « Retirer » pour supprimer définitivement le fournisseur du Répertoire des fournisseurs de votre immeuble.
Note : Vous ne pouvez supprimer que les fournisseurs du répertoire de votre immeuble, et non de la liste principale BuildingLink.
Suivi de la conformité des fournisseurs
Une option de suivi de la conformité du fournisseur est disponible lors de l'ajout ou de la modification d'un fournisseur, Trouvez la case à cocher « Suivre la conformité du fournisseur ». Si vous cochez cette case, vous pouvez choisir les types de documentation qui doivent être téléchargés pour que le système marque le fournisseur comme conforme.
Exemples de documents de conformité :
- Licence : Licence d'entrepreneur, Licence de plomberie, Licence de praticien
- Indemnisation des accidentés du travail : Un certificat d'assurance pour la police d'indemnisation des accidentés du travail du fournisseur.
- Assurance responsabilité : Un certificat d'assurance pour la police d'assurance responsabilité du fournisseur.
- Certification : Certificats de formation, certificats requis par le gouvernement local, (autre utilisation) une certification qui permet à cet entrepreneur de travailler dans votre immeuble.
Lorsque la case « Afficher la colonne de conformité » est cochée, l'état de conformité s'affiche sur la page principale de votre répertoire des fournisseurs comme non suivi, non conforme, conforme, expirant (expirant dans les 30 jours) et expiré.
Note : Si un seul des types de conformité requis n’est pas conforme, le fournisseur affichera Non-conformité dans le répertoire principal des fournisseurs.
Le fournisseur sera automatiquement marqué comme conforme si vous ne sélectionnez aucun type de conformité requis.
Si vous sélectionnez certains types de conformité et que vous les exigez, le fournisseur sera marqué comme Non-conformité, sauf si la documentation de conformité est téléchargée à l'aide des liens Ajouter.
Ajout de documents de conformité
Pour télécharger la documentation de conformité, cliquez sur le lien bleu Ajouter en regard du type de conformité approprié. Vous pouvez sélectionner une date d'expiration pour le renouvellement de la documentation de conformité ou choisir Jamais. (Si vous définissez une date d'expiration, l'état de conformité du fournisseur passera automatiquement à « Expiré » une fois la date d'expiration atteinte.) Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder pour enregistrer la documentation.
Renouvellement du document de conformité
En cliquant sur Afficher/Modifier sur un document de conformité expiré, vous afficherez le dossier du fournisseur. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer le document expiré. Vous pouvez ensuite télécharger de nouveaux documents de conformité.
Configuration des notifications de conformité
Vous pouvez configurer des notifications par courriel pour alerter les personnes appropriées que la documentation de conformité du fournisseur expirera bientôt. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Maintenance, sélectionnez Répertoire des fournisseurs, puis cliquez sur l'icône d'engrenage.
Ensuite, sélectionnez Oui, puis entrez les adresses courriel des personnes qui doivent être averties.
Une notification par courriel distincte sera envoyée à votre ou vos adresses courriel fournies pour tout fournisseur dont la documentation expire. Toutefois, si le même fournisseur a plusieurs types de conformité expirant à la même date, ces notifications seront regroupées en un seul courriel. Cliquez sur Sauvegarder les changements pour enregistrer votre nouveau paramètre de notification.
Fournisseurs dont les mesures de suivi expirent
Même si vous choisissez de ne pas configurer de notifications par courriel, vous serez toujours en mesure de voir rapidement et facilement si des fournisseurs ont des documents expirant dans les 30 prochains jours à partir de la liste des actions de votre tableau de bord du gestionnaire.
Sommaire de la conformité de l'assurance des fournisseurs
Vous pouvez également afficher les informations de conformité des fournisseurs à partir de la page Répertoire des fournisseurs dans le « Résumé de la conformité de l'assurance du fournisseur» en haut de la page Répertoire des fournisseurs / entrepreneurs. Résumé de la conformité de l'assurance du fournisseur
Afficher la colonne Conformité du fournisseur
Si vous ne voyez pas la colonne « Conformité du fournisseur » sur la page du répertoire Fournisseurs/Entrepreneurs, cochez la case en regard de « Afficher la colonne de conformité ». Cette colonne affichera les statuts suivants pour la conformité du fournisseur : Non suivi, Non-conformité, Conformité, Expiration (Expiration dans les 30 jours) et Expiré.
Contacter les fournisseurs
Pour contacter un fournisseur, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Répertoire des fournisseurs. La colonne « Coordonnées du fournisseur » affichera les coordonnées du fournisseur, telles que le site Web et le courriel.
Cliquez sur le lien bleu Courriel dans la colonne « Coordonnées du fournisseur » pour ouvrir une fenêtre de messagerie pour le fournisseur.
Si le site Web du fournisseur est dans un fichier, cliquez sur le lien bleu Visitez le site Web pour ouvrir le site Web du fournisseur dans un nouvel onglet du navigateur.
Assignation de fournisseurs aux demandes de maintenance
Lorsque vous entrez ou modifiez une demande de maintenance dans l'onglet Maintenance, vous verrez une option pour « Fournisseur assigné ». Si vous cliquez sur le menu déroulant sous cette option, vous verrez tous les fournisseurs configurés pour autoriser les assignations de demande de maintenance, comme mentionné ci-dessus dans cet article. Sélectionnez le fournisseur souhaité dans la liste et cliquez sur Sauvegarder la demande ou Sauvegarder.
Envoi d'un courriel à un fournisseur à partir d'une demande de maintenance assignée
Si le fournisseur assigné à une demande a une adresse courriel dans le répertoire des fournisseurs, vous aurez la possibilité d'envoyer un courriel au fournisseur à partir de la demande de maintenance assignée.
Dans la fenêtre suivante, vous pouvez choisir parmi les contacts existants ou ajouter un nouveau contact pour le fournisseur.
Si le contact fournisseur que vous souhaitez envoyer par courriel n'est pas actuellement dans le Répertoire des fournisseurs, vous pouvez ajouter un nouveau contact pour votre immeuble à partir d'une demande de maintenance assignée à ce fournisseur. Après avoir cliqué sur Ajouter des contacts, entrez les coordonnées et enregistrez les informations en cliquant sur Ajouter des contacts.
Le nouveau contact fournisseur doit maintenant être une option sélectionnable dans la fenêtre Contact courriel du fournisseur. Cliquez sur Continuer après avoir sélectionné votre ou vos contacts fournisseur favoris.
Composez et envoyez votre courriel dans la fenêtre suivante. Cliquez ici pour plus d'informations sur la façon d'envoyer et de composer un courriel.
