Note: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.
Résumé
Le module Tâches récurrentes vise à aider le personnel à se rappeler quand effectuer des travaux d'entretien réguliers (c.-à-d. filtres de nettoyage, visites et inspections des immeubles, entretien paysager, etc.) Il permet au gestionnaire et au personnel de maintenance d'entrer des tâches de maintenance préventive telles que le nettoyage, l'entretien paysager, le remplacement d’un filtre ou toute autre tâche qui se produit à intervalles réguliers. Une fois qu'une tâche récurrente est créée, le système génère automatiquement de nouvelles demandes de maintenance pour ces tâches aux intervalles spécifiés.
Note : Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Paramètres des tâches récurrentes
- Ajout de tâches récurrentes
- Recherche et modification de tâches récurrentes
- Commentaire sur les tâches récurrentes ouvertes
- Affichage de la prévision/planification des tâches récurrentes
Paramètres des tâches récurrentes
Les paramètres des tâches récurrentes vous permettent de choisir qui peut gérer les tâches récurrentes sur votre propriété. Pour accéder aux paramètres de vos tâches récurrentes, accédez à l'onglet Maintenance, sélectionnez Tâches récurrentes, puis cliquez sur l'icône d'engrenage. Ensuite, choisissez qui peut ajouter/modifier des tâches récurrentes et cliquez sur Sauvegarder les paramètres.
Ajout de tâches récurrentes
Pour créer une tâche récurrente, accédez à l'onglet Maintenance et sélectionnez Tâches récurrentes. Ensuite, cliquez sur Ajouter une tâche.
La première section pour créer la tâche inclura la saisie d'un titre pour la tâche (pour y revenir plus loin dans la liste) et les spécificités de la tâche telles que l'unité, la description et la catégorie de maintenance. Cela ressemblera beaucoup à lorsque vous créez une nouvelle demande de maintenance.
La deuxième section vous permettra de créer le calendrier. Choisissez l'intervalle pour effectuer cette tâche, en fonction de votre sélection, les options changeront.
Par exemple:
Si vous choisissez Mois spécifiques de l'année, vous verrez des cases à cocher pour choisir les mois au cours desquels la tâche sera planifiée.
Si vous choisissez des jours spécifiques de la semaine, vous verrez des cases à cocher pour choisir les jours de la semaine pour la tâche à effectuer.
Ensuite, sélectionnez vos dates de début et de fin. Si vous choisissez l'option mensuelle, la date de début déterminera le jour du mois où la tâche devra être terminée. Par exemple, si vous démarrez une tâche le 15, la tâche sera automatiquement créée le 15 de chaque mois.
Vous pouvez également choisir un contournement saisonnier si nécessaire. Cela ne créera pas la tâche pendant la période sélectionnée. Si la tâche doit être effectuée toute l'année, vous pouvez ignorer cette étape.
Choisissez ensuite d'envoyer des notifications par courriel aux membres du personnel lorsqu'une nouvelle tâche de ce type est générée ou lorsque la tâche est terminée.
Cochez la case pour ces notifications, les destinataires seront extraits de la section « Options de notification » des paramètres d'entretien de votre immeuble.
Vous pouvez remplacer les adresses courriel de notification en cliquant sur la deuxième case à cocher et en saisissant les adresses courriel du destinataire dans ce champ.
De plus, les tâches récurrentes peuvent être configurées pour envoyer un courriel à un tiers, tel qu'un fournisseur, avec un texte d'instruction spécifique inclus. Cliquez sur Ajouter une tâche pour créer la tâche récurrente.
Recherche et modification de tâches récurrentes
Pour rechercher des tâches récurrentes, accédez à l'onglet Maintenance et sélectionnez Tâches récurrentes. Vous verrez une liste des tâches actives pour votre immeuble.
Utilisez les filtres en haut de la page pour affiner votre recherche. Vous pouvez exporter votre liste de tâches en format Excel ou PDF.
Cliquez sur la tâche récurrente que vous souhaitez modifier. Pour annuler une tâche récurrente, définissez « État de la tâche » sur Inactif. Une fois que vous avez terminé avec vous modifier, cliquez sur Sauvegarder les modifications.
Commentaire sur les tâches récurrentes ouvertes
Vos tâches récurrentes seront créées en tant que demande de maintenance lorsqu'elles sont planifiées. Vous pouvez les trouver en allant dans l'onglet Maintenance et en sélectionnant Demandes de recherche. Utilisez le filtre Avancé pour gérer les tâches récurrentes dans la liste Maintenance.
Ouvrez la demande de maintenance pour laisser un commentaire et fermez la tâche.
Affichage de la prévision/planification des tâches récurrentes
Pour rechercher une prévision ou une liste de tâches planifiées, accédez à l’onglet Maintenance, sélectionnez Tâches récurrentes et
cliquez sur Prévisions de tâches.
Par défaut, cette liste affichera les prévisions pour la semaine prochaine. Vous pouvez modifier la plage de dates pour vérifier plus loin à l'avance. Vous pouvez également utiliser les autres filtres pour affiner la recherche ici aussi.
