Note: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.
Résumé
Notre fonctionnalité de bons de travail pour les fournisseurs permet aux immeubles dont le répertoire des fournisseurs est activé de créer des bons de travail personnalisés aux fournisseurs qui peuvent être envoyés par courriel à des fournisseurs / entrepreneurs externes ou leur remettre directement lorsqu'ils viennent sur place pour effectuer des travaux de l’immeuble / unité.
Note: Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Génération d'un bon de travail au fournisseur
- Distribution d'un bon de travail au fournisseur
- Modification ou suppression d'un bon de travail au fournisseur
- Enregistrement d'un bon de travail au fournisseur rempli
- Attribution d'une demande de maintenance à un fournisseur par rapport à la génération d'un bon de travail au fournisseur
Génération d'un bon de travail au fournisseur
Pour générer un bon de travail fournisseur pour une demande de maintenance existante, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Demandes de recherche. Ensuite, cliquez sur la demande de maintenance pour laquelle vous souhaitez générer un bon de travail fournisseur. Ensuite, dans la section « Attributions », cliquez sur Composer le bon de travail. Si vous ne voyez pas cette option, votre répertoire des fournisseurs n'est pas activé ou renseigné. Vous devez ajouter au moins un fournisseur à votre répertoire de fournisseurs afin de générer un ordre de travail au fournisseur.
Ensuite, remplissez les détails du bon de travail et les instructions d'accès. Toutes les sections supplémentaires que vous choisissez d'inclure sur le formulaire (ex. service et tâche, pièces et matériel) seront affichées à la fin du bon de travail pour que le fournisseur les remplisse une fois le travail terminé.
Les détails de la tâche seront automatiquement copiés à partir de la demande de maintenance existante dans le « Travail à effectuer ». Vous pouvez également ajouter des détails supplémentaires ou des spécifications techniques supplémentaires pour le fournisseur qui n'ont peut-être pas été inclus dans la demande de maintenance d'origine (surtout si elle a été soumise par un résident).
Lorsque vous êtes satisfait de votre bon de travail fournisseur, cliquez sur le bouton Enregistrer et joindre le PDF. Cela enregistrera automatiquement le bon de travail du fournisseur dans la section « Documents » de la demande de maintenance. Cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer un courriel au fournisseur pour enregistrer le bon de travail et générer automatiquement un courriel.
Distribution d'un bon de travail au fournisseur
Une fois que votre bon de travail fournisseur a été généré, il apparaîtra dans la section « Documents » de votre demande de maintenance. Pour l'imprimer pour votre fournisseur lorsqu'il arrive sur place, cliquez sur le document et ouvrez le fichier téléchargé lorsqu'il apparaît. Vous pourrez ensuite imprimer le PDF.
Pour envoyer un bon de travail à un fournisseur par courriel, cliquez sur Envoyer un courriel au fournisseur. Vous allez sélectionner le fournisseur, puis appuyer sur Continuer. Ensuite, cochez le bon de travail que vous souhaitez envoyer par courriel au fournisseur et cliquez à nouveau sur Continuer. Vous serez amené à notre section courriel, avec le champ « À » déjà sélectionné de manière appropriée pour vous et la pièce jointe déjà incluse dans votre courriel. Ajoutez un sujet et une note rapide dans le champ « Texte du message », puis cliquez sur Envoyer un courriel.
Modification ou suppression d'un bon de travail au fournisseur
Pour modifier ou supprimer un bon de travail au fournisseur qui a déjà été généré, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Demandes de recherche. Cliquez sur la demande de maintenance pour laquelle votre bon de travail fournisseur a été généré. Le bon de travail du fournisseur sera affiché dans la section « Documents » de la demande de maintenance. Pour modifier, cliquez sur l'icône du crayon. Pour supprimer, cliquez sur l'icône de la corbeille.
Enregistrement d'un bon de travail au fournisseur rempli
Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer le bon de travail rempli que le fournisseur vous renvoie dans la section « Documents » de la demande de maintenance. Cliquez sur la demande de maintenance en question, accédez à la section « Documents », puis cliquez sur Ajouter un document. Notez que le bon de travail initial du fournisseur sera déjà enregistré dans la demande de maintenance. Pour différencier celui terminé de l'initial, vous pouvez entrer une légende et cliquer sur Enregistrer.
Attribution d'une demande de maintenance à un fournisseur par rapport à la génération d'un bon de travail au fournisseur
L'attribution d'une demande de maintenance à un fournisseur spécifique vous permet de suivre quel fournisseur effectuera le travail. Il vous donne également la possibilité d'envoyer la demande directement à un contact fournisseur si elle est spécifiée. Vous enverrez par courriel une copie exacte de la demande de maintenance sans champs ni informations supplémentaires. La génération d'un bon de travail au fournisseur vous permet de remettre un bon de travail plus formalisé que votre fournisseur peut remplir sur place, puis vous revenir. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires au bon de travail et demander des informations spécifiques au fournisseur.