Note: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.
Vue d'ensemble
Le module d'équipement permet au gestionnaire et au personnel de l'entretien de stocker des informations et des spécifications sur les articles d'équipement fixes dans l’immeuble (c.-à-d. chaudières, ascenseurs, etc.). Il s'agit d'un endroit pour suivre les dates d'achat et d'installation, les coûts et les informations de garantie ainsi que d'autres détails pertinents sur votre équipement.
Note: Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Configuration de l'équipement dans votre immeubles (pour les nouveaux utilisateurs d'équipement !)
- Création de catégories d'équipement
- Modification des catégories d'équipement
- Ajout d'articles d'équipement
- Recherche et modification d'articles d'équipement
- Lier les articles d'équipement aux demandes de maintenance
- Recherche de demandes de maintenance par équipement
- Le rapport sur les détails de l'équipement
- Rapport sur le remplacement de l'équipement - Coûts prévus par année
- Rapport sommaire des demandes de maintenance par article d'équipement
Configuration de l'équipement dans votre immeubles (pour les nouveaux utilisateurs d'équipement !)
L'utilisation du module d'équipement nécessite une configuration initiale, mais une fois que vous avez tout configuré correctement, cela peut être un moyen simple de gérer l'équipement de votre immeuble. Pour configurer le module d'équipement, procédez comme suit :
1. Choisissez les niveaux d'autorité des employés qui peuvent ajouter ou modifier des catégories et des articles d'équipement
2. Créer des catégories d'équipement
3. Créez des articles d'équipement (intégrés dans vos catégories d'équipement)
Choisissez les niveaux d'autorité des employés qui peuvent ajouter ou modifier des catégories et des éléments d'équipement
Le personnel de la gestion peut cliquer sur l’onglet Maintenance, sélectionner Équipement, puis cliquer sur l'icône de l'équipement. Ensuite, choisissez si le personnel de la gestion uniquement ou le personnel de la gestion et le personnel de la maintenance peuvent ajouter / modifier des catégories et des éléments d'équipement. Après avoir fait une sélection, cliquez sur le bouton vert Enregistrer toutes les modifications.
Création de catégories d'équipement
Avant de pouvoir suivre les éléments d'équipement, vous devez créer des catégories d'équipement. En d'autres termes, si vous utilisez le module d'équipement pour la première fois, vous devez créer au moins une catégorie avant de pouvoir commencer à ajouter vos articles.
Pour créer une nouvelle catégorie d'équipement, cliquez sur l’onglet Maintenance, sélectionnez Équipement, puis sélectionnez l'onglet du milieu Catégories d'équipement.
Sélectionnez ensuite le bouton vert Ajouter une catégorie. Nommez simplement votre catégorie (c.-à-d. « Chaudières » ; « Refroidisseurs » ; « Unité CVC ») et cliquez sur le bouton vert Enregistrer pour enregistrer votre catégorie.
Modification des catégories d'équipement
Si vous devez modifier le nom d'une catégorie existante ou rendre une catégorie d'équipement inactive, cliquez sur le nom de la catégorie dans l’onglet Catégories d'équipement. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pourrez mettre à jour le texte dans le champ « Nom de la catégorie » et rendre la catégorie inactive. Cliquez sur le bouton vert Enregistrer pour enregistrer les modifications. Dans l'exemple ci-dessous, la catégorie d'équipement « Chaudières » sera inactive lorsque la modification sera enregistrée.
Si vous devez afficher les catégories d'équipement inactives, cochez la case en regard de « Inclure les catégories inactives » dans l’onglet Catégories d'équipement. Vous pouvez cliquer sur le nom de la catégorie à modifier.
Ajout d'articles d'équipement
Cliquez sur l’onglet Maintenance, sélectionnez Équipement, puis sélectionnez Articles d'équipement et cliquez sur le bouton vert Ajouter de l'équipement dans le coin supérieur droit.
Champs obligatoires
Les seuls champs que vous devez remplir sont le nom de l'élément, un nom abrégé et une catégorie appropriée.
Exemple : Vous pouvez créer un élément appelé « Ascenseur Ouest » et le placer dans la catégorie « Ascenseur ».
Champs facultatifs
De nombreux autres champs sont disponibles pour la saisie de données.
Joindre des documents et des photos
Vous pouvez joindre des documents ou des photos à chaque article d'équipement. Les documents tels que les manuels, les reçus et les schémas sont généralement téléchargés dans les articles d'équipement. Il peut également être prudent de télécharger des photos de l'article.
Recherche et modification d'articles d'équipement
Si vous devez modifier un élément d'équipement existant, cliquez sur l’onglet Maintenance, Équipement, puis sur Articles d'équipement, et utilisez le champ Rechercher pour rechercher le nom de l'équipement. Le menu déroulant catégorie peut être utilisé pour filtrer les résultats de la recherche. Sélectionnez le nom de la catégorie pour voir les résultats de la recherche.
Cliquez sur l'élément d'équipement que vous souhaitez modifier, pour ouvrir la fenêtre d'édition de l'élément - après avoir apporté des modifications, sélectionnez le bouton vert Enregistrer pour enregistrer les modifications.
Lier les articles d'équipement aux demandes de maintenance
Lors de la saisie ou de la modification d'une demande de maintenance, la gestion et le personnel de l'immeuble peuvent spécifier à quel article d'équipement la demande se rapporte.
Recherche de demandes de maintenance par équipement
Vous pouvez également rechercher des demandes de maintenance par article d'équipement pour voir les problèmes de maintenance liés à des pièces d'équipement spécifiques à l’immeuble. Lorsque vous utilisez des demandes de recherche sous l ‘onglet Maintenance, vous trouverez le filtre Équipement sous les options de recherche avancée.
Le rapport sur les détails de l'équipement
Le rapport détaillé de l'équipement vous permet d'exporter et d'imprimer toutes les informations que vous avez stockées pour vos articles d'équipement, soit pour tous les articles de toutes les catégories, soit pour tous les articles appartenant à une catégorie de votre choix.
Vous pouvez accéder au rapport détails de l'équipement, cliquer sur l’onglet Maintenance, sélectionner l’onglet Équipement, puis Articles d'équipement. Ensuite, utilisez le menu déroulant « Catégorie » pour choisir vos catégories et cliquez sur Exporter vers Excel.
Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez sélectionner d'autres options de détails de rapport pour personnaliser davantage votre rapport. Une fois que vous avez effectué vos sélections, cliquez sur le bouton Exporter vers Excel pour afficher ou exporter votre rapport.
Rapport sur le remplacement de l'équipement - Coûts prévus par année
Le rapport calculera les dates de remplacement de l'équipement pour vous et vous permettra de savoir combien vous pouvez vous attendre à ce que vos remplacements d'équipement totaux coûtent dans la plage de dates que vous sélectionnez. Remarque : Pour utiliser ce rapport, vous devez entrer lors de l'ajout de chaque article d'équipement, sa date d'installation, sa durée de vie utile et son coût de remplacement.
Vous pouvez accéder au rapport de remplacement de l'équipement en accédant à l’onglet Maintenance, en sélectionnant Équipement et en cliquant sur l’onglet Rapport de remplacement de l'équipement. Une fois que vous avez défini vos paramètres de recherche, cliquez sur Appliquer pour afficher le rapport à l'écran où vous pouvez exporter les informations vers Excel.
Rapport sommaire des demandes de maintenance par article d'équipement
Le rapport final lié à l'équipement se trouve dans l’onglet Maintenance en sélectionnant rapports de maintenance, puis en cliquant sur Demandes de maintenance par article d'équipement. Ici, vous pouvez spécifier n'importe quelle plage de dates et d'autres critères. Votre recherche révélera combien de demandes d'entretien ont été liées à chacun de vos articles d'équipement au cours de cette période. Ce rapport est utile pour vous aider à déterminer si une pièce d'équipement est défectueuse ou peut nécessiter un remplacement (par le biais d'une fréquence ou d'un nombre accru de demandes de maintenance).
Une fois que vous avez défini vos paramètres de recherche, cliquez sur Appliquer pour afficher le rapport à l'écran où vous pouvez exporter les informations vers Excel. Gardez à l'esprit que ce rapport est interactif et vous permet de voir une liste de demandes de maintenance assimilant à ce nombre en cliquant sur les chiffres bleus dans les colonnes de droite. Cela vous permettra de voir tous les détails sur les demandes spécifiques répertoriées plutôt que la vue récapitulative.