AperçuLe Journal de bord est un outil de communication interne pour la direction et le personnel - considérez-le comme un journal de bord électronique. Chaque note du Journal de bord est automatiquement estampillée avec la date, l’heure et le nom de l’employé qui entre la note, ce qui permet au personnel de communiquer facilement entre les quarts de travail. |
Table des matières
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Paramètres du journal de bord
Certains paramètres concernant le journal de bord peuvent être modifiés en fonction des besoins de votre immeuble. Pour accéder à ces paramètres, vous devez avoir l’autorité de gestion ou agent directeur dans BuildingLink.
Pour afficher ou modifier les paramètres du journal de bord , cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Options générales du paramétrage de l’immeuble.
Dans la section Options générales du paramétrage de l’immeuble « Passer à » (36) Journal de bord.
Le journal de bord affichera toujours les notes des 48 heures les plus récentes, mais les notes plus anciennes sont accessibles via la fonction de recherche. Le premier paramètre vous permet de déterminer quels employés ont le pouvoir de rechercher des notes plus anciennes : tout le personnel, ou simplement les utilisateurs ayant une autorité de niveau gestion.
Si votre immeuble a des emplacements distincts utilisant BuildingLink (par exemple, deux réceptions distinctes), le deuxième paramètre vous permet d’enregistrer et de filtrer les notes en fonction de leur emplacement.
Ensuite, décidez si la direction doit recevoir une notification par courriel des notes du journal de bord sur une base nocturne. Si c’est le cas, incluez la ou les adresses courriel auxquelles ces notes doivent être envoyées, ainsi que les notes que vous souhaitez envoyer (« Toutes » ou simplement « Notes à priorité élevée uniquement».) Assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder tous les changements.
Affichage et saisie des notes du journal de bord
Pour accéder au journal de bord, cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur l’onglet orange marqué Journal de bord dans le coin supérieur droit de la page. Un presse-papiers affichera toutes les notes des dernières 48 heures. Pour ajouter une note, cliquez dans le champ blanc et commencez à taper. Lorsque vous avez terminé de taper votre note, cliquez sur le bouton vert Ajouter une note en bas à gauche. Votre note sera enregistrée dans le journal de bord et sera visible par le personnel et la direction de l’immeuble.
Plus d’options pour entrer des notes de journal de bord
- Vous pouvez mettre en gras votre note de journal de bord en définissant le niveau de priorité sur «Important».
- Vous pouvez étiqueter votre note à une unité ou à un appartement spécifique en entrant un numéro d’unité ou un nom dans la case « Liée à l’unité ». La note ne sera pas visible par l’occupant; le journal de bord est complètement interne. Il vous permettra toutefois de trier les notes de journal de bord par numéro d’unité connexe.
Le bouton bleu Note de fin de période travaillée permet une organisation plus claire des notes du journal de bord. En cliquant sur ce bouton, une barre de division horodatée vous permet de voir facilement quelles notes ont été saisies à chaque quart de travail. (Remarque : Il s’agit principalement d’un outil organisationnel qui ne permettra pas de déconnecter le membre du personnel.)
Tri des notes de journal de bord et recherche dans le journal de bord
Selon les paramètres de votre immeuble, le bouton Rechercher dans le côté inférieur droit du journal de bord peut être accessible uniquement à la direction de l’immeuble ou à tout le personnel de l’immeuble. Cliquer sur Rechercher vous permet de trouver des notes écrites avant il y a 48 heures; en fait, vous pouvez rechercher la première note jamais enregistrée. Vous pouvez également rechercher et trier des notes par niveau de priorité, employé, mot clé ou numéro d’unité (pour les notes liées à une unité spécifique - voir Plus d’options pour entrer des notes de journal de bord). Vos résultats de recherche peuvent être exportés vers Excel ou PDF, et imprimés à partir de là si nécessaire.
Suppression/ modification des notes du journal de bord
Le journal de bord est un document sécurisé. Il tient même devant les tribunaux! Les membres du personnel qui ne sont pas membres de la direction ne peuvent pas supprimer ou modifier les notes du journal de bord. Le personnel de la direction a la possibilité de supprimer des notes, mais BuildingLink tient un registre de toutes les notes, y compris celles qui ont été supprimées. Si vous entrez une note incorrectement et que vous souhaitez la corriger, il vous suffit d’ajouter une nouvelle note (par exemple : « Veuillez ne pas tenir compte de la note entrée à . . . »).
Utilisation du journal de bord comme rapport d’incident
De nombreux immeubles utilisent le journal de bord comme rapport d’incident, car toutes les notes sont des noms, des dates et des horodatés et les notes sont facilement liées à des unités spécifiques. Un bon moyen de différencier les notes d’incident des autres est d’utiliser la case de niveau « Priorité ». Vous pouvez définir toutes les notes de rapport d’incident sur une priorité élevée et même configurer le système de sorte qu’il envoie uniquement ces notes de haute priorité à une adresse spécifique ou à des adresses spécifiques tous les soirs. (Voir Paramètres du journal de bord en haut pour plus d’informations).
