Remarque: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module est en cours de mise à jour et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.
Vue d'ensembleLe journal de bord est un outil de communication interne pour la gestion et le personnel - considérez-le comme un journal de bord électronique. Chaque note du journal de bord est automatiquement identifiée avec la date, l'heure et le nom de l'employé qui entre la note, ce qui permet au personnel de communiquer facilement entre les quarts de travail. |
Table des matières
- Paramètres du journal de bord
- Affichage et saisie des notes du journal de bord
- Plus d'options pour entrer des notes de journal de bord
- Tri et recherche de notes de journal de bord
- Suppression des notes de journal de bord
Paramètres du journal de bord
Vous pouvez modifier les paramètres du journal de bord en fonction des besoins de votre immeuble. Pour accéder à ces paramètres, vous devez avoir l'autorité de gestion ou d'agent de sécurité dans BuildingLink.
Pour afficher ou modifier les paramètres du journal de bord à partir de votre tableau de bord, cliquez sur Journal de bord dans le coin supérieur droit de la page, puis cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez qui peut rechercher dans le journal de bord sous Le journal de bord peut être recherché par
Ce paramètre permet à tout le personnel de rechercher ou de restreindre la recherche aux seuls types d'employés de la direction.
Si vous avez plusieurs emplacements dans votre immeuble où un journal peut être fait, vous pouvez cocher la case Autoriser l’enregistrement des journaux de bord par emplacement
Cochez la case Envoyer chaque soir une copie du journal de bord à la direction pour qu'un courriel automatique soit envoyé.
Envoyer le journal de bord de nuit à ces adresses courriel vous permet de nommer l'expéditeur, car il apparaîtra dans votre boîte de réception.
Envoyer le journal de quart de nuit à ces adresses courriel affiche l'adresse courriel d'où ce message doit provenir.
Choisissez les courriels pour recevoir ce message sous Envoyer le journal de quart de nuit à ces adresses courriel.
Si vous souhaitez uniquement recevoir les notes marquées comme prioritaires, cochez la case à droite Inclure uniquement des notes hautement prioritaires dans la copie du courriel.
Assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder tous les changements une fois que les paramètres sont corrects.
Affichage et saisie des notes du journal de bord
Pour accéder au journal de bord, cliquez sur Tableau de bord à gauche. Cliquez ensuite sur Journal de bord dans le coin supérieur droit de la page.
Les notes sont affichées sur un presse-papiers sur le côté droit de l'écran. Cela montrera les notes des dernières 48 heures.
Tapez votre note dans la zone Ajoutez votre note au journal de bord près du bas de la carte de clip.
Si la note est spécifique à une unité, vous pouvez sélectionner l'unité dans le menu déroulant de recherche de l'unité ou du nom.
Si des emplacements sont activés, vous pouvez également sélectionner un emplacement.
Utilisez la case à cocher Priorité élevée pour marquer comme priorité, certains immeubles choisissent de l'utiliser pour indiquer un incident. Cela ajoutera un timbre rouge haute priorité à la note.
Lorsque vous avez terminé de taper votre note, cliquez sur le bouton vert Ajouter une note en bas à gauche. Votre note sera enregistrée dans le journal de bord et sera visible par le personnel et la gestion de l'immeuble.
Plus d'options pour entrer des notes de journal de bord
Cliquez sur Fin de la note au journal de bord pour ajouter une barre de division horodatée afin que vous puissiez facilement voir quelles notes ont été saisies sur chaque poste. Cela ne déconnecte pas l'employé de BuildingLink.
Tri et recherche de notes de journal de bord
Vous pouvez rechercher des notes passées en cliquant sur Recherche avancée. Utilisez les filtres en haut pour affiner la recherche par unité, texte, plage de dates, employé et emplacement.
Cliquez sur la flèche à gauche pour développer les notes d'aujourd'hui, d'hier ou de la veille.
Vous pouvez également exporter les informations au format PDF ou Excel à l'aide des options de droite.
Suppression des notes de journal de bord
Le journal de bord est un document sécurisé; il tient même devant les tribunaux!
Les membres du personnel qui ne sont pas membres de la gestion ne peuvent supprimer aucune note du journal de bord.
Le personnel de la gestion a la possibilité de supprimer des notes, mais BuildingLink tient un registre de toutes les notes, y compris celles qui ont été supprimées.
Les notes ne peuvent pas être modifiées, donc si vous entrez une note incorrectement, vous devrez ajouter une nouvelle note. Par exemple : « Veuillez ne pas tenir compte de la note entrée à.... »