Emménagements/Déménagement

Occupants de premier et de deuxième niveau 

Avant de discuter de la façon de mettre à jour les profils des occupants lorsque des emménagements/ déménagements se produisent ou que les informations sur les résidents changent, il est important de comprendre comment les informations sur les résidents sont organisées dans la base de données BuildingLink. 

BuildingLink reconnaît deux principaux types d’occupants : le premier niveau et le deuxième niveau.  

Les occupants de premier niveau sont les principaux locataires (dans les propriétés locatives) et les propriétaires (dans les coopératives et les condominiums).  

Les occupants de deuxième niveau sont des sous-locataires.  

De plus, s’il y a un occupant de deuxième niveau dans une unité, BuildingLink enverra des notifications automatiques (pour les colis, les demandes d’entretien, les réservations d’agrément, etc.) à cette personne, et NON à l’occupant de premier niveau, car il suppose que l’occupant de premier niveau vit hors site. 

Changements d’occupants de premier niveau 

Suivez les étapes ci-dessous si le propriétaire vend son logement (pour les propriétés coopératives et en copropriété) ou si le locataire principal déménage (pour les propriétés locatives). 

Tout d’abord, déplacez l’ancien occupant de premier niveau: 

1. Accédez au profil de l’unité en le recherchant dans la barre de recherche rapide dans le coin supérieur gauche. 

2. Cliquez sur le bouton rouge Désactiver dans le coin supérieur droit. Lorsque le message de confirmation s’affiche, cliquez sur Oui. 

3. Ensuite, créez un profil d’unité et ajoutez le nouvel occupant de premier niveau.

1. Cliquez sur le bouton vert Créer un nouveau.

2. Avant de pouvoir commencer à ajouter des occupants à l’unité, vous devez créer le profil de l’unité. Cliquez simplement sur Sauvegarder le profil de la nouvelle unité et y ajouter un occupant. Vous pourrez revenir en arrière et ajouter / modifier les détails de l’unité plus tard si vous le souhaitez. 

4. Entrez le prénom et le nom de famille du nouvel occupant de premier niveau. Entrez leurs coordonnées dans la section « Coordonnées ». Cliquez sur Choisir le type d’occupant et sélectionnez le type d’occupant sous « Types d’occupants de premier niveau ». Cliquez sur Suggérer le nom d’utilisateur afin que le système remplisse un nom d’utilisateur pour le résident. Cliquez sur Sauvegarder les modifications pour ajouter uniquement cet occupant, ou cliquez sur Sauvegarder les modifications et Ajouter un autre occupant pour continuer à ajouter d’autres occupants. 

5. Distribuez le nom d’utilisateur et le mot de passe du nouveau résident en cliquant sur le bouton Infos du courriel de connexion ou Imprimer les informations de connexion à côté de son nom. 

Ajout d’occupants de deuxième niveau 

Suivez les étapes ci-dessous si un occupant de premier niveau (un propriétaire ou un locataire principal) sous-loue son logement. (Remarque : Même si le propriétaire est hors site, il devrait tout de même figurer sur la liste des occupants de premier niveau de l’unité.) 

1. Accédez au profil de l’unité en le recherchant dans la barre de recherche rapide dans le coin supérieur gauche. 

2. Cliquez sur l’onglet Occupants. 

3. Cliquez sur le bouton Ajouter un occupant. 

4. Inscrivez le prénom et le nom de famille du nouvel occupant de deuxième niveau. Entrez ses coordonnées dans la section « Coordonnées ». Cliquez sur Choisir le type d’occupant et sélectionnez le type d’occupant correct sous « Types d’occupants de deuxième niveau ». Cliquez sur Suggérer le nom d’utilisateur afin que le système remplisse un nom d’utilisateur pour le résident. Cliquez sur Sauvegarder les modifications. 

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5. Distribuez le nom d’utilisateur et le mot de passe du nouveau résident en cliquant sur le bouton Infos du courriel de connexion ou Imprimer les informations de connexion à côté de son nom. 

Changements d’occupants de deuxième niveau 

Suivez les étapes ci-dessous si un occupant de deuxième niveau déménage. 

1. Accédez au profil de l’unité en le recherchant dans la barre de recherche rapide dans le coin supérieur gauche. 

2. Cliquez sur l’onglet Occupants. 

3. Cliquez sur Supprimer l’occupant à côté du nom de l’occupant de deuxième niveau qui déménage. Lorsque le message de confirmation s’affiche, cliquez sur OK. 

Modification des informations sur le résident 

Suivez les étapes ci-dessous pour modifier l’une des informations associées à un occupant spécifique : 

1. Accédez au profil de l’unité en le recherchant dans la barre de recherche rapide dans le coin supérieur gauche. 

2. Cliquez sur l’onglet Occupants. 

3. Cliquez sur Modifier l’occupant à côté du nom du résident dont vous souhaitez modifier les informations. 

Vous serez amené au profil de l’occupant, où vous pourrez modifier les informations saisies précédemment (comme l’adresse courriel et le numéro de téléphone de l’occupant) ou entrer de nouvelles informations. Vous pouvez également modifier le type d’occupant du résident. Cliquez sur Sauvegarder les modifications. 

Types d’occupants spécifiques 

Bien que le premier niveau et le deuxième niveau soient les deux principales catégories de types d’occupants, vous pouvez choisir d’activer divers types d’occupants spécifiques en fonction des besoins de votre bâtiment ou de votre propriété dans chaque catégorie principale. Pour voir la liste complète des types d’occupants disponibles ou pour modifier les types d’occupants activés pour votre bâtiment, veuillez contacter l’assistance BuildingLink. 

En plus de désigner avec précision le statut de tous vos résidents, la fonctionnalité Types d’occupants vous permet d’adapter les envois de courrier électronique à des types d’occupants spécifiques et de publier des documents de bibliothèque accessibles uniquement par des types d’occupants spécifiques. 

Suivi des informations supplémentaires (animaux de compagnie, anniversaires, etc.) dans les profils d’unité / occupant 

Veuillez consulter notre section d’aide sur les champs personnalisés. 

Stockage de documents spécifiques (formulaires de renonciation, documents de location, etc.) avec les profils d’unité / occupant 

Veuillez consulter notre section d’aide sur les documents de l’unité.