AperçuLe module Documents de l’unité vous permet d'enregistrer des documents avec des profils d'unité spécifiques. C'est un endroit idéal pour mettre des documents de location, des formulaires de renonciation, des plans de sol et d'autres documents qui devraient être associés à une unité spécifique. Vous décidez si le document doit être interne ou visible par les occupants de l'unité, et vous pouvez même configurer des notifications pour vos résidents. Vous pouvez également décider où lier le document : à l'unité physique (par exemple, un plan de sol), au profil de l'occupant (par exemple, un document de location) ou à un occupant spécifique (par exemple, un formulaire de renonciation signé). |
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Affichage de documents et ajout de documents à une unité
Utilisez la recherche rapide pour trouver une unité. Sur la page Présentation de l'unité, cliquez sur l'onglet Documents (voir capture d'écran ci-dessous). Par défaut, l'onglet Documents ne sera visible que pour les employés ayant l'autorité de gestion ou d'agent directeur. Les paramètres de type de document peuvent être ajustés pour permettre au personnel non gestionnaire de visualiser et de modifier des documents.
L'onglet Documents affichera tous les documents/fichiers associés à l'unité. De nouveaux documents peuvent être ajoutés et tous les documents existants peuvent être visualisés ou modifiés à l'aide des options sur le côté droit de la page.
Pour ajouter un nouveau document, cliquez sur le bouton +Ajouter un nouveau document.
Intitulez le document
Le Type de document déterminera qui peut afficher et modifier le document. Par exemple, votre immeuble peut être configuré pour permettre aux résidents de voir les plans d'étage de leur unité, mais pas la correspondance enregistrée dans leur unité. (Pour afficher les autorisations d'affichage actuelles pour vos types de documents, cliquez sur Paramètres et sélectionnez Types de documents.)
L'option « Associer le document à » détermine où le document est enregistré de manière organisationnelle (cela est différent de qui peut voir le document):
Si vous associez un document à l'unité physique, il sera lié à l'unité elle-même. Peu importe qui entre ou sort, le document restera actif.
Si vous associez un document à l'occupation, il restera actif jusqu'à ce que toute l'occupation de l'unité change. L'entrée ou la sortie d'un occupant n'affectera pas le document à moins que cet occupant ne représente l'ensemble de l'occupation.
Si vous associez un document à un occupant spécifique, le document sera lié à une seule personne dans l'unité. Si cette personne part, le document sera désactivé, même si les autres occupants restent dans le logement. Ceci est utile pour les renonciations signées ou les abonnements à un gymnase.
Après avoir décidé comment vous souhaitez associer le document, vous pouvez choisir une date de document, joindre un fichier, créer un lien vers un site Web externe et saisir tout texte de document supplémentaire que vous souhaitez ajouter. Nous prenons en charge les documents d'une taille maximale de 10 Mo. Si votre document est trop volumineux pour être téléchargé, veuillez consulter nos conseils pour compresser/réduire les documents et les images. Types de fichiers pris en charge ; jpg, bmp, jpeg, png, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx.
Assurez-vous de cliquer sur le bouton vert Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.
Une fois le document enregistré, il apparaîtra dans la liste des documents de l'unité. Cliquez sur Afficher pour afficher et télécharger le document.
Paramètres de type de document
Tous les paramètres concernant les documents d'unité sont contrôlés par l'option Types de document dans l'onglet Paramètres. Seuls les utilisateurs de niveau gestion et agent directeur ont accès aux paramètres de type de document. Pour ajouter ou modifier un type de document, cliquez sur l'onglet Paramètres et sélectionnez Types de document.
Pour ajouter un nouveau type de document, cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau type de document dans le coin supérieur droit.
Vous serez redirigé vers un écran où vous pourrez nommer le type de document (catégorie), définir des autorisations pour les documents de ce type et configurer des notifications si vous le souhaitez. Si vous choisissez d'informer les résidents par courriel lorsqu'un document est ajouté, décidez si l'occupant de premier niveau (propriétaire, actionnaire ou locataire), l'occupant de deuxième niveau (locataire ou sous-locataire) ou les deux doivent être informés.
Assurez-vous d'enregistrer toutes les modifications.
Pour modifier ou revoir les paramètres d'un type de document, cliquez sur l'onglet Paramètres et sélectionnez Types de document. Vous serez redirigé vers un écran qui affiche tous les types de documents. Cliquez sur le lien Modifier à côté du type de document que vous souhaitez afficher/modifier.
Affichage de tous les documents
Pour afficher tous les documents d'un type particulier, accédez à la page Types de documents dans le menu Paramètres. Cliquez sur Visualiser les documents pour afficher tous les documents d'un type spécifique.
La liste des documents affichera tous les documents du type spécifique ainsi que l'unité associée. Tout document peut être visualisé ou modifié à partir de cette page avec l'option d'inclure les documents d'unité/apt inactifs. (Les documents inactifs sont des documents associés aux occupants précédents).
