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Cómo ver y agregar documentos a una unidad
Utilice el campo de Búsqueda rápida para abrir una unidad. En la página Descripción general de la unidad, haga clic en la pestaña Documentos (ver la captura de pantalla a continuación). De forma predeterminada, solo los empleados con nivel de autoridad administrativa o directiva pueden ver la pestaña Documentos. La configuración del tipo de documento se puede ajustar para permitir que el personal no administrativo pueda ver y editar documentos.
La pestaña Documentos mostrará todos los documentos y archivos relacionados con la unidad. Se puede agregar nuevos documentos y todos los documentos cargados se pueden ver o editar utilizando las opciones ubicadas al lado derecho de la página.
Para agregar un nuevo documento haga clic en el botón +Agregar un nuevo documento.
Ingrese el título del documento
El Tipo de documento determinará quién puede ver y editar el documento. Por ejemplo, puede configurar su edificio para permitir que los residentes vean los planos de su unidad, pero no la correspondencia que se guarde a su unidad. (Para ver los permisos de visualización actuales de los tipos de documentos, haga clic en Ajustes y seleccione Tipos de documentos).
La opción "Asociar documento con" determina dónde se almacena el documento a nivel organizativo (no indica quién puede ver el documento):
Si usted asocia un documento a la unidad física, se vinculará a la unidad como tal. No importa quién se mude a la unidad o salga de ella, el documento permanecerá activo.
Si usted asocia un documento a la ocupación, permanecerá activo hasta que cambie toda la ocupación de la unidad. Si un ocupante se muda, no afectará el documento a menos que ese ocupante represente toda la ocupación.
Si usted asocia un documento a un ocupante específico, el documento estará vinculado solo a esa persona en la unidad. Si esa persona se va, el documento se desactivará, incluso si los otros ocupantes permanecen en la unidad. Esto es útil para exenciones firmadas o membresías de gimnasio, por ejemplo.
Después de determinar cómo desea asociar el documento, puede elegir la fecha de creación del documento, adjuntar un archivo, enlazar a un sitio web externo e ingresar el texto del documento si así lo desea. El sistema permite documentos de hasta 10 MB, si su documento es demasiado grande para cargarlo, consulte nuestros consejos para comprimir/reducir documentos e imágenes. Tipos de archivos compatibles: jpg, bmp, jpeg, png, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx.
Haga clic en el botón verde Guardar para guardar los cambios.
Una vez que el Documento se haya guardado, aparecerá en la lista de documentos de la unidad. Haga clic en Ver para ver y descargar el documento.
Cómo configurar los tipos de documentos
Todos los ajustes relativos a los Documentos de la unidad se controlan desde la función Tipos de documentos de la pestaña Ajustes. Solo los usuarios administrativos y directivos tienen acceso a los ajustes de Tipos de documentos. Para agregar o cambiar un tipo de documento, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Tipos de documentos.
Para agregar un nuevo tipo de documento, haga clic en el botón verde Agregar un nuevo tipo de documento ubicado en la esquina superior derecha.
Se abrirá una ventana donde puede ingresar el nombre del tipo de documento (categoría), establecer permisos para documentos de ese tipo y configurar notificaciones si lo desea. Si decide notificar a los residentes por correo electrónico cuando se agrega un documento, determine si se debe notificar al ocupante de primer nivel (propietario, accionista o inquilino), al ocupante de segundo nivel (inquilino o subarrendatario) o a ambos.
Asegúrese de guardar todos los cambios.
Para modificar o revisar la configuración de un tipo de documento, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Tipos de documentos. Se abrirá una pantalla que muestra todos los tipos de documentos. Haga clic en el enlace Editar junto al tipo de documento que desea ver o modificar.
Cómo ver todos los documentos
Para ver todos los documentos de un tipo específico, vaya a la página Tipos de documentos en el menú Ajustes. Haga clic en Ver documentos para ver todos los documentos de ese tipo.
En la lista de documentos aparecerán todos los documentos de ese tipo específico junto con la unidad correspondiente. Todos los documentos se pueden ver o editar desde esta página y hay también la opción de Incluir unidades/apartamentos inactivos. (Los documentos inactivos son documentos asociados con ocupantes anteriores).
