Nota: Este artículo es sobre el módulo rediseñado recientemente. Este módulo está en proceso de actualización y es posible que solo esté disponible para algunos usuarios.
ResumenLa Bitácora es una herramienta de comunicación interna para la administración y el personal; puede verla como un diario electrónico. Cada nota de la Bitácora se registra automáticamente con la fecha, la hora y el nombre del empleado que ingresa la nota, lo que facilita la comunicación entre el personal de los distintos turnos. |
Tabla de contenido
- Ajustes de la Bitácora
- Cómo ver e ingresar notas en la Bitácora
- Otras opciones para ingresar notas en la Bitácora
- Cómo organizar y buscar notas en la Bitácora
- Cómo eliminar notas de la Bitácora
Ajustes de la Bitácora
Puede cambiar los ajustes de la Bitácora según las necesidades de su edificio. Para acceder a los ajustes, debe tener un nivel de autoridad administrativo o directivo en BuildingLink.
Para ver o cambiar los ajustes de la bitácora desde su Página de Inicio, haga clic en Bitácora en la esquina superior derecha de la página y luego haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha.
Seleccione quién puede realizar búsquedas en la bitácora en la opción Se puede buscar en la bitácora por
Este ajuste le permite seleccionar que todo el personal pueda realizar búsquedas o restringir las búsquedas a Solo personas con nivel de autoridad de administración.
Si tiene varias ubicaciones en su edificio donde se pueden hacer registros en la Bitácora, puede marcar la casilla Permitir que las notas de la bitácora puedan registrarse por ubicación
Marque la casilla Enviar una copia de la bitácora por email cada noche a la administración para que se envíe un email automático.
Enviar la bitácora nocturna con este nombre le permite establecer el nombre del remitente, tal como aparecerá en su bandeja de entrada de correo electrónico.
Enviar la bitácora nocturna con este email muestra la dirección de correo electrónico de remitente que se mostrará en cada mensaje.
Elija los destinatarios del email en Enviar una copia de la bitácora cada noche a estas direcciones de email
Si solo desea recibir las notas marcadas como de Alta prioridad, marque la casilla Incluir solo las notas con prioridad alta en la copia que se envía por email.
Haga clic en Guardar todos los cambios una vez que termine de realizar los ajustes.
Cómo ver e ingresar notas en la Bitácora
Para acceder a la Bitácora, haga clic en Inicio a la izquierda. Luego haga clic en Bitácora en la esquina superior derecha de la página.
Las notas se muestran en un portapapeles al lado derecho de la pantalla. Se muestran las notas de las últimas 48 horas.
Escriba su nota en el campo Agregue su nota de turno ubicado en la parte inferior del portapapeles.
Si la nota es específicamente sobre una unidad, puede seleccionarla en el menú desplegable Buscar unidad o nombre.
Si tiene la función de ubicaciones activada, también puede seleccionar una ubicación.
Utilice la casilla de verificación Prioridad alta para resaltar la prioridad; algunos edificios la utilizan para indicar un incidente. Se agrega un sello rojo de Alta Prioridad a la nota.
Cuando haya terminado de escribir la nota, haga clic en el botón verde Agregar nota ubicado en la parte inferior izquierda. Su nota se guardará en la Bitácora y tanto el personal como la administración edificio podrán verla.
Otras opciones para ingresar notas en la Bitácora
Haga clic en Nota de fin de turno para agregar una barra divisoria con marca de tiempo para que pueda ver fácilmente qué notas se ingresaron en cada turno. Esto no cierra la sesión del empleado en BuildingLink.
Cómo organizar y buscar notas en la Bitácora
Puede filtrar por ubicación utilizando el menú desplegable Ubicación en la parte superior del portapapeles. Muestre las notas de alta prioridad marcando la casilla Solo prioridad alta.
Puede buscar notas antiguas haciendo clic en Búsqueda avanzada. Utilice los filtros ubicados en la parte superior para filtrar la búsqueda por unidad, texto, rango de fechas, empleado y ubicación.
Haga clic en la flecha de la izquierda para expandir las notas de Hoy, Ayer o anteayer.
También puede exportar la información a PDF o Excel utilizando las opciones de la derecha.
Cómo eliminar notas de la Bitácora
La Bitácora es un documento seguro; ¡incluso tiene validez judicial!
Los miembros del personal no administrativo no pueden eliminar notas de la Bitácora.
El personal de nivel administrativo sí puede eliminar notas, pero BuildingLink mantiene un registro de todas las notas, incluso las eliminadas.
Las notas no se pueden editar, por lo que, si ingresa una nota incorrecta, deberá agregar una nueva nota. Por ejemplo: "Por favor, ignorar la nota ingresada el...”