Tableau de bord de la gestion

Accéder au tableau de bord de la gestion

Pour accéder au tableau de bord de la gestion, vous devez être ajouté en tant « qu'utilisateur de la gestion », ce qui suppose que vous avez accès à tous les immeubles du portefeuille d'une société de gestion spécifique. Si cela vous décrit, veuillez contacter le support BuildingLink afin que nous puissions vous donner accès au tableau de bord de la gestion.

Une fois connecté au tableau de bord de la gestion, votre panneau de contrôle de super utilisateur s'affichera en bleu sur le côté gauche. Cela vous montrera une liste de tous les immeubles BuildingLink du portefeuille de votre société de gestion. Le petit bouton vert de connexion dans le coin inférieur droit de chaque immeuble indique que vous disposez des droits de connexion de la propriété. Si vous avez accès à des immeubles au sein d'une société de gestion différente, vous verrez également un onglet appelé Immeubles qui répertorie ces propriétés. Si vous avez un identifiant de connexion résident pour n'importe quelle unité, vous pouvez y accéder en cliquant sur l'onglet « Appartements ». Pour entrer dans l'un des immeubles ou unités spécifiques, cliquez simplement sur le bouton vert Se connecter à cet immeuble. Si vous avez une très longue liste d'immeubles ou d'unités, essayez d'utiliser le champ de recherche pour saisir le nom de l'immeuble que vous recherchez.

En entrant dans un immeuble spécifique, vous pouvez masquer votre panneau de contrôle à tout moment en cliquant sur le bouton « Masquer » dans le coin supérieur droit. Lorsque vous souhaitez revenir au tableau de bord de votre société de gestion, cliquez simplement sur Afficher le tableau de bord du super utilisateur, puis cliquez sur le bouton Accueil.

À partir du tableau de bord de la gestion, vous pouvez choisir d'afficher un large éventail de détails sur l’immeuble, tels que les anniversaires des employés à venir, les déménagements, les événements du calendrier, le nombre de demandes de maintenance en attente dans chaque propriété, etc.

Gestion des employés à partir du tableau de bord de la gestion

Tout d'abord, assurez-vous d'avoir sélectionné l'onglet « Société de gestion ». Ensuite, cliquez sur l'onglet Gérer les employés. Cela vous amènera à un écran où vous pourrez sélectionner parmi tous les immeubles gérés par votre société de gestion. Vous pouvez utiliser les champs de recherche pour effectuer une recherche par nom d’immeuble, nom d'employé ou niveau d'autorité de l'employé. Ensuite, cliquez simplement sur le bouton « Rechercher » pour afficher les résultats en fonction de vos critères.

Pour ajouter un nouveau super utilisateur (un employé qui aura accès à plusieurs immeubles du portefeuille de la société de gestion), cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau super utilisateur en haut à droite. Ensuite, décidez si votre nouveau super utilisateur doit avoir accès au tableau de bord de la gestion. Si vous souhaitez que l'employé ait accès au tableau de bord de la gestion, vous pouvez l'ajouter en tant qu'administrateur (ce qui signifie qu'il peut également ajouter d'autres utilisateurs de la société de gestion) ou en tant qu'employé (ce qui signifie qu'il peut gérer les employés dans tous les immeubles et effectuer d'autres fonctions à partir du tableau de bord de la gestion mais ne peut pas créer de nouveaux utilisateurs de la société de gestion.)

Ensuite, remplissez les champs obligatoires dans la section « Informations de base », ainsi que toute information supplémentaire que vous souhaitez avoir dans le dossier. Si vous souhaitez que l'employé ait automatiquement accès aux nouveaux immeubles BuildingLink gérés par votre société, sélectionnez « Oui » sous « Activer l'accès automatique pour les nouveaux immeubles de la gestion ». Vous pouvez également décider si vous souhaitez toujours pouvoir attribuer des demandes de maintenance à cet employé. Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

Pour donner à votre nouveau super utilisateur l'accès aux immeubles appropriés, cliquez sur le bouton Précédent, puis tapez le nom du super utilisateur dans le champ « Nom de l'employé » et cliquez sur Rechercher. Lorsque l'employé apparaît, cliquez sur « Modifier ».

Ensuite, faites défiler jusqu'à la section « Autorités » et cliquez sur « Ajouter » à côté de chaque immeuble auquel l'employé doit pouvoir accéder. Sélectionnez le niveau d'autorité approprié et cliquez sur « Enregistrer toutes les modifications ».

Pour envoyer au nouveau super utilisateur son nom d'utilisateur et son mot de passe, cliquez sur l'employé en question, puis choisissez le bouton Imprimer les informations de connexion ou envoyer les informations de connexion par courriel en cliquant sur Infos du courriel de connexion.

Gestion des fournisseurs externes à partir du tableau de bord de la gestion

Cliquez sur l'onglet « Société de gestion » et sélectionnez Annuaire des fournisseurs. Vous pourrez désormais ajouter des prestataires extérieurs communs à l'ensemble des immeubles du portefeuille de votre société de gestion. Une fois que vous avez ajouté un fournisseur à l'aide de l'onglet Répertoire des fournisseurs sur le tableau de bord de la gestion, ce fournisseur apparaîtra dans le répertoire des fournisseurs de chaque immeuble. Pour un didacticiel détaillé sur la façon d'ajouter un fournisseur, veuillez consulter la page d'aide de notre Annuaire des fournisseurs. 

Affichage et analyse des données de l’immeuble à partir du tableau de bord de la gestion

Cliquez sur l'onglet « Société de gestion » et sélectionnez Analyse des données. Ici, vous pourrez voir une variété de données mensuelles comparatives sur les aspects clés des opérations immobilières dans tous les immeubles du portefeuille de votre société de gestion.

Pour afficher les données d'un mois précédent, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le mois en question. Vous pouvez également comparer les données de n'importe quel mois avec les données du mois précédent en sélectionnant l'option « Comparer avec le mois précédent ».