Les champs personnalisés

Ajout de nouveaux champs personnalisés

Les utilisateurs de BuildingLink de niveau gestion et agent directeur peuvent ajouter un nombre illimité de champs personnalisés et modifier les informations contenues dans ces champs. 

Certains champs personnalisés courants sont :

Un résident a besoin d'aide en cas d'urgence

Nombre de parts (Coop)

Date d'expiration de l'abonnement au centre de conditionnement physique

Pieds carrés

Balcon/Terrasse (O/N)

Date d'anniversaire

Pour ajouter un nouveau champ personnalisé, cliquez sur l'onglet Paramètres et sélectionnez Définitions des champs personnalisés.

Ensuite, décidez si les données du champ personnalisé doivent être liées à l'unité physique, au profil/occupation de l'unité ou à l'occupant.

• Les informations sur le champ personnalisé de l'unité physique resteront constantes, peu importe qui entre ou sort de l'appartement, et sont conçues pour enregistrer des informations telles que la superficie en pieds carrés, la date d'installation du dernier lave-vaisselle ou le numéro de modèle du réfrigérateur.
• Les informations du champ personnalisé Profil de l'unité/Occupation resteront liées à l'ensemble de l'occupation de l'unité et sont conçues pour enregistrer des informations telles que l'assurance du locataire (O/N) ou le nombre d'animaux.
• Les informations du champ personnalisé de l'occupant resteront liées à un occupant spécifique et sont conçues pour enregistrer des informations telles que l'anniversaire, la date d'expiration de l'adhésion au centre de conditionnement physique ou l'employeur

Cliquez sur l'onglet approprié en haut de l'écran.

Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter un champ personnalisé pour occupant dans le coin supérieur droit.

Vous serez redirigé vers un formulaire dans lequel vous pourrez saisir le nom du champ personnalisé (par exemple, « Nécessite une assistance en cas d'urgence »), regrouper le champ personnalisé avec d'autres champs relatifs (facultatif), saisir le type de données (format de date, numérique, texte ou binaire) et sélectionnez les autorisations appropriées, en fonction de qui doit pouvoir afficher/modifier les informations du champ personnalisé.

Voir les captures d'écran ci-dessous pour quelques exemples de types de données:

Vous pouvez également décider si le champ doit apparaître sur les écrans de la réception et/ou sur les bons de travail imprimés. (Il peut être très utile d'afficher des informations sur les animaux de compagnie sur les demandes de maintenance imprimées, par exemple.) Lorsque vous avez terminé de configurer votre champ personnalisé, assurez-vous d'appuyer sur le bouton vert Sauvegarder.

Modification/suppression de champs personnalisés

Pour modifier ou supprimer un champ personnalisé existant, cliquez sur l'onglet Paramètres et sélectionnez Définitions de champs personnalisés.

Ensuite, sélectionnez la catégorie dans laquelle le champ personnalisé est enregistré : unité physique, profil d'unité/occupation ou occupant. Cliquer sur l'une des catégories vous permettra de voir tous les champs personnalisés actifs pour cette catégorie. Pour afficher les champs personnalisés inactifs, assurez-vous de cocher la case Afficher les champs inactifs.

 Cliquez sur le bouton Modifier à côté du champ personnalisé que vous souhaitez modifier ou supprimer.

Dans l'écran de modification du champ personnalisé, vous pourrez modifier le nom ou les paramètres du champ personnalisé. Cela inclut qui peut afficher/modifier le champ et où il sera affiché (voir Ajouter un nouveau champ personnalisé pour occupant pour voir toutes vos options)

 Pour supprimer le champ personnalisé, définissez-le comme Inactif. Assurez-vous d'enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton vert Sauvegarder .

Saisie/modification de données de champs personnalisés

Les utilisateurs de BuildingLink de niveau gestion et agent directeur (ou les résidents, si vous leur en donnez l'autorisation) peuvent saisir et modifier les données du champ personnalisé. Vos résidents pourront modifier leurs informations de champ personnalisé dans leur propre onglet Modifier le profil si vous leur en avez donné l'autorisation. Pour modifier ou saisir des données de champ personnalisé en tant qu'utilisateur de gestion ou agent directeur , recherchez l'unité pour laquelle vous souhaitez saisir ou modifier des données de champ personnalisé dans la Zone de recherche rapide.

Le type de champ personnalisé (profil d'unité/occupation, unité physique ou occupant) dictera où vous irez pour saisir ou modifier ses données. Pour saisir ou modifier les données du champ personnalisé d'occupation, cliquez sur l'onglet Occupants. Ensuite, cliquez sur le bouton Modifier l'occupant à côté du nom de l'occupant spécifique. Ensuite, entrez toutes les informations pertinentes dans la section Champs personnalisés de l'occupant en bas à gauche de l'écran et cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Pour saisir ou modifier les données d'Unité physique ou de Profil d'unité/de champ personnalisé d'occupation, cliquez sur l'onglet Détails de l'unité, puis cliquez sur le bouton bleu clair Modifier les détails de l'unité. Vous verrez tous les champs personnalisés de l'unité et de l'unité physique sur le côté droit de l'écran Modifier les détails de l'unité. Saisissez toutes les informations pertinentes, puis cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Pour saisir des données de champs personnalisés sous forme de liste (par exemple, pour plusieurs unités/occupants à la fois), cliquez sur l'onglet 'Gestion et sélectionnez Champs personnalisés. Sélectionnez les champs personnalisés que vous souhaitez remplir. Ensuite, modifiez les paramètres afin que « Omettre les lignes sans données » devienne « Non ». Cliquez sur Rechercher. Vous pouvez ensuite cliquer sur chaque champ vide, saisir et enregistrer les informations appropriées, et passer à l'unité suivante de la liste.

Affichage des données de champ personnalisé et extraction des rapports

Les informations enregistrées dans les champs personnalisés peuvent être visualisées et triées par champ personnalisé (si vous souhaitez extraire une liste de toutes les informations sur les animaux de compagnie pour toutes les unités, par exemple) ou par unité (si vous avez simplement besoin de voir toutes les données du champ personnalisé pour une unité).

Pour extraire des rapports par champ personnalisé, cliquez sur l'onglet 'Gestion et sélectionnez Champs personnalisés. Ensuite, sélectionnez tous les champs personnalisés dont vous souhaitez afficher les données et saisissez toute autre information (texte spécifique, etc.) que vous souhaitez rechercher. Cliquez sur le bouton Rechercher.

Cela affichera une feuille de calcul complète de toutes les informations du champ personnalisé qui correspondent à vos paramètres de recherche. (REMARQUE : si vous avez ajouté et renseigné un champ personnalisé tel que « Nécessite une assistance en cas d'urgence », c'est un excellent moyen d'extraire une feuille de calcul complète de toutes les informations d'urgence et de l'imprimer pour tous les services d'urgence !) Vous pouvez exportez également les données en cliquant sur Exporter vers Excel, ou triez les données en cliquant sur la colonne que vous souhaitez trier.

Pour rechercher des données de Champ personnalisé par unité, affichez n'importe quelle unité en utilisant le Champ de recherche rapide dans le coin supérieur gauche. Vous serez redirigé directement vers l'écran Aperçu de l'unité, où vous pourrez voir toutes les données du champ personnalisé pour cette unité. N'oubliez pas que vous ne verrez les champs personnalisés de l'occupant (qui s'afficheront à côté des coordonnées de chaque occupant) que si vous avez déjà rempli les champs personnalisés de l'occupant pour cette unité.