Reservaciones de amenidades

 
Ajustes generales de amenidades 

Para agregar o editar las amenidades disponibles en su propiedad y sus restricciones, consulte nuestra sección de ayuda sobre Ajustes de reservaciones de amenidades. 

 
Para otros ajustes generales de amenidades, haga clic en la pestaña Ajustes y seleccione Opciones generales de configuración del edificio. Utilice la función "Ir a" ubicada en la parte superior de la pantalla para seleccionar Reservaciones (Amenidades). 

 
En la sección Reservaciones (Amenidades), puede establecer si los empleados no administrativos tienen permitido ingresar reservaciones de amenidades a nombre de los residentes. Si selecciona No, solo los usuarios de nivel administrativo o directivo en BuildingLink podrán enviar solicitudes de reservaciones a nombre de los residentes. Siempre que el módulo Reservaciones no esté configurado como solo uso interno, los residentes también podrán enviar solicitudes de reservación desde sus computadoras o la aplicación para residentes. Puede verificar si el módulo Reservaciones está configurado como solo uso interno utilizando el menú desplegable Ir a para ver la sección Módulos activos. 
 

Si el módulo Reservaciones está configurado como solo uso interno, los residentes no pueden solicitar reservaciones de amenidades ni ver el calendario de amenidades. Para cambiar el módulo Reservaciones a solo de uso interno o para permitir que los residentes envíen solicitudes de reservaciones, por favor, comuníquese con Soporte de BuildingLink. 
 

En la sección Notificaciones de reservaciones (Amenidades), puede especificar quién debe recibir notificaciones cuando se envíen nuevas solicitudes o se modifiquen las reservaciones. 

También verá un campo que indica Notificar al residente en las siguientes situaciones con una casilla de verificación junto a El estado de la reservación cambia. Si marca esta casilla, los residentes recibirán notificaciones automáticas cada vez que se aprueben o rechacen sus reservaciones de amenidades. Los residentes no reciben notificaciones automáticas cuando se cancelan las reservaciones. 

Cómo agregar una nueva solicitud de reservación 

A menos que haya configurado el módulo de reservaciones como solo de uso interno, o que haya cambiado la configuración de manera que los empleados no administrativos no puedan enviar solicitudes de reservaciones, los residentes y los empleados con cualquier nivel de autoridad podrán ingresar solicitudes de reservación. Solo los usuarios de nivel de administrativo y directivo pueden aprobar o rechazar estas solicitudes. Para ingresar una nueva solicitud a nombre de un residente, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Reservaciones. Luego, haga clic en el botón verde Realizar una nueva reservación ubicado en la esquina superior derecha. 

También puede agregar una nueva solicitud de reservación haciendo clic en el ícono Vista de calendario en la parte superior de la página de reservaciones. Puede hacer clic en la fecha en la que desea ingresar la solicitud de reservación, o haga clic en el botón verde Realizar una nueva reservación en la esquina superior derecha. 

Esto lo llevará a un formulario donde puede ingresar toda la información correspondiente a la reserva. Si usted es un usuario de BuildingLink de nivel no administrativo, el Estado se configurará automáticamente como Solicitado y no verá las opciones Aprobar o Rechazar. Si es un usuario administrativo y desea aprobar automáticamente la solicitud de reservación que está ingresando, puede cambiar el Estado de Solicitado a Aprobado. 
 

A continuación, seleccione la amenidad que desea reservar. Si la amenidad que desea reservar no consta en la lista de amenidades, consulte la sección de ayuda sobre Ajustes de reservaciones de amenidades para más información sobre cómo agregar o modificar tipos de amenidades. 
 

Después de seleccionar la amenidad, ingrese los datos de quién solicita la reserva. Si hay más de un ocupante en la unidad correspondiente, se le pedirá que seleccione también una persona de contacto para la reservación. 
 

Luego, establezca la fecha y hora de la reservación. También puede optar por ingresar una Reservación para todo el día; puede ingresar una reservación para todo el día a nombre de la unidad de administración, por ejemplo, si una determinada amenidad va a estar cerrada durante todo un día. 
 

Por último, ingrese cualquier otro detalle importante de la reservación y haga clic en Guardar. 

 
Para ingresar una Reservación recurrente, marque la casilla Reservación recurrente. Se abrirá una ventana emergente que le permitirá programar la reservación de forma recurrente. La herramienta de reservación recurrente se puede utilizar, por ejemplo, para reservar la sala club para un grupo de lectura todos los lunes o para reuniones de la junta en la sala de juntas el segundo martes de cada mes. 

Cómo aprobar, rechazar, cancelar o editar reservaciones de amenidades 

Para cambiar el estado de una reservación, debe ser un usuario de BuildingLink de nivel administrativo o directivo. Si tiene un tipo de amenidad cuya reservación no requiere aprobación, consulte la sección de ayuda sobre Ajustes de reservaciones de amenidades para más información sobre cómo configurar la aprobación automática en ciertos tipos de amenidades. 
 
Para cambiar el estado de una reservación, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Reservaciones. De forma predeterminada, verá todas las reservaciones solicitadas y aprobadas. Si solo desea ver las reservas solicitadas, marque la casilla Solicitadas en la parte superior de la pantalla y haga clic en el botón azul Buscar. 
 

Haga clic en Ver/Editar junto a la reserva que desea aprobar, rechazar o cancelar. 

Si va a cambiar el estado de una reservación recurrente, podrá editar la reservación específica en la que hizo clic o editar la serie completa. Para ver las reservaciones recurrentes, debe seleccionar Sí en el campo Incluir reservaciones recurrentes.  

En la parte derecha de la pantalla, cambie el estado de la reservación haciendo clic en la opción que corresponda. Dependiendo de los ajustes de su propiedad, es posible que al hacer un cambio se envíe automáticamente un email al residente informándole que se ha modificado su reservación. 
 
También puede hacer clic en el botón Agregar nota al registro si desea agregar una nota sobre la reservación (p. ej., "pago recibido" o, en el caso de una reservación de ascensor, "certificado de seguro recibido"). Si no desea que los residentes puedan ver la nota, asegúrese de marcar la casilla Hacer de esta una nota privada al agregarla. Haga clic en Guardar nota. 
 
También puede comunicarse con el residente sobre la reservación haciendo clic en el botón Enviar email a residente. Esta herramienta se puede utilizar para enviar recordatorios por correo electrónico si, por ejemplo, el residente debe entregar documentos o hacer un pago previo a que se apruebe la reservación. Los correos electrónicos enviados quedan registrados de forma permanente en el campo Historial y notas de la reservación.  

Si necesita editar cualquier información de la reservación, incluida la fecha u hora, haga clic en el botón azul Editar junto a Detalles de la reservación. 

Cómo ver las reservaciones de amenidades 

Para ver las reservaciones de amenidades existentes, vaya a la pestaña Administrar y seleccione Reservaciones. De forma predeterminada, verá una lista de todas las reservaciones. En la parte superior de la pantalla, puede filtrar las reservaciones por tipo de amenidad, estado o intervalo de fechas. Después de seleccionar los parámetros de búsqueda, haga clic en el botón azul Buscar. 

 
Para ver los detalles de una reservación específica, haga clic en el botón Ver/Editar junto a esa reservación. 

 
También puede ver las reservaciones en formato de calendario. Para hacerlo, haga clic en la pestaña Vista de calendario ubicada en la parte superior de la pantalla. Defina cualquier otro parámetro de búsqueda en la parte superior de la pantalla; para ver los detalles de una reserva en el calendario, haga clic en ella. 

La Vista de calendario es una excelente forma de verificar la disponibilidad de una determinada amenidad antes de ingresar una nueva solicitud. Nota: Con respecto a la disponibilidad de amenidades, también puede configurarlas de manera que no se puedan hacer reservaciones que coincidan en horario, lo que significa que, si intenta realizar una reservación en un horario que ya está ocupado, recibirá un mensaje de error. Para hacerlo, visite nuestra sección de Ajustes de reservaciones de amenidades. 
 

Tenga en cuenta que el calendario de reservaciones no es el mismo que el calendario de su edificio. Para ver el calendario del edificio, utilice el acceso directo ubicado en la esquina superior derecha. 

El personal también puede ver las próximas reservaciones de una unidad mediante el cuadro de Búsqueda rápida.