Note : Cet article concerne la nouvelle version du module. Le déploiement de ce module remanié est en cours. Il est donc possible que seuls certains utilisateurs y aient accès pour le moment.
Résumé
Le module Réservations vous permet de suivre et de coordonner les réservations des espaces communs de votre immeuble. Vous pouvez permettre à vos résidents de soumettre des demandes de réservation pour des espaces physiques (salle de cinéma, salle de réception, etc.), des plages horaires de rendez-vous, des ascenseurs, ou même des massages et des tables au restaurant. Vous pouvez également choisir d’utiliser ce module exclusivement à l’interne, tout en profitant des avantages d’une planification et d’un suivi simplifiés!
Pour savoir comment ajouter ou modifier les espaces communs disponibles dans votre immeuble ainsi que les restrictions qui s’y appliquent, veuillez consulter notre article Paramètres de réservation des espaces communs.
Note : Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Consulter les réservations des espaces communs
- Ajouter une nouvelle demande de réservation
- Approuver, refuser, annuler ou modifier les réservations des espaces communs
Consulter les réservations des espaces communs
Pour consulter les réservations existantes des espaces communs, accédez à l’onglet Gestion, puis sélectionnez Réservations. Par défaut, la liste de toutes vos réservations s’affiche.
En haut de la page Réservations, vous pouvez filtrer les réservations par unité, plage de dates, statut ou type d’espace commun. La liste se met automatiquement à jour lorsque vous sélectionnez vos filtres.
Pour consulter les détails d’une réservation, cliquez sur celle-ci dans la liste.
Vous pouvez également afficher les réservations sous forme de calendrier en cliquant sur l’icône 
située en haut de la page Réservations.
La vue Calendrier est un excellent moyen de vérifier la disponibilité d’un espace commun avant de soumettre une nouvelle demande de réservation. Vous pouvez filtrer les réservations à l’aide des filtres situés en haut de l’écran. Vous pouvez également consulter les détails d’une réservation en cliquant sur celle-ci dans le calendrier.
Note : Pour gérer la disponibilité des espaces communs, vous pouvez également configurer vos espaces de manière à empêcher les réservations qui se chevauchent. Ainsi, un message d’erreur s’affichera si vous tentez de soumettre une demande pour une plage horaire ayant déjà fait l’objet d’une demande de réservation. Pour savoir comment procéder, consultez notre article sur les paramètres de réservation des espaces communs.
Veuillez noter que le calendrier des réservations est distinct du calendrier de l’immeuble. Pour accéder au calendrier de l’immeuble, cliquez sur le raccourci Accéder au calendrier de l’immeuble, situé dans le coin supérieur droit de l’écran.
Le personnel peut également consulter les réservations à venir d’une unité dans l’aperçu de l’unité, accessible à partir de la recherche rapide.
Ajouter une nouvelle demande de réservation
À moins que le module Réservations soit configuré pour un usage interne uniquement ou que les paramètres des espaces communs empêchent les employés autres que ceux de la direction de soumettre des demandes de réservation, les résidents et les employés, quel que soit leur niveau d’autorisation, peuvent soumettre une demande.
Par défaut, seuls les utilisateurs ayant le niveau d’autorisation Direction ou Agent directeur peuvent approuver ou refuser ces demandes.
Pour soumettre une nouvelle demande au nom d’un résident, accédez à l’onglet Gestion, puis sélectionnez Réservations. Ensuite, cliquez sur le bouton vert Créer une réservation, situé dans le coin supérieur droit de l’écran
Vous pouvez également ajouter une nouvelle demande de réservation dans la vue Calendrier en cliquant sur l’icône 
située en haut de la page Réservations.
Vous pouvez soit cliquer sur la date à laquelle vous souhaitez effectuer la réservation, soit cliquer sur le bouton vert Créer une réservation, situé dans le coin supérieur droit de l’écran.
Un formulaire s’affichera pour vous permettre de saisir tous les renseignements pertinents concernant la réservation. Si vous êtes un utilisateur de BuildingLink n’ayant pas le niveau d’autorisation Direction, le statut sera automatiquement défini sur Demandée, et les options Approuver et Refuser ne seront pas affichées.
Si vous êtes un utilisateur ayant le niveau d’autorisation Direction et que vous souhaitez approuver automatiquement la demande de réservation que vous saisissez, vous pouvez modifier le statut de Demandée à Approuvée.
Ensuite, sélectionnez l’espace commun à réserver. Si vous constatez qu’un espace commun ne figure pas dans la liste, consultez notre article sur les paramètres de réservation des espaces communs pour savoir comment ajouter ou modifier les types d’espaces communs.
Après avoir sélectionné l’espace commun, si l’unité ne compte qu’un seul occupant, le système le désignera automatiquement comme personne-ressource. Si l’unité compte plusieurs occupants, vous serez invité à sélectionner une personne-ressource pour la réservation.
Ensuite, définissez la date et l’heure de la réservation. Vous pouvez également choisir de créer une réservation pour Toute la journée. Par exemple, vous pourriez créer une réservation pour toute la journée au nom de l’unité de gestion si un espace commun doit être fermé pendant une journée entière.
Enfin, saisissez tous les détails pertinents concernant la réservation, puis cliquez sur Sauvegarder.
Pour saisir une réservation récurrente, cochez la case située à côté de « Réservation récurrente ». Les paramètres de récurrence s’afficheront, vous permettant de planifier la réservation de manière récurrente.
Vous pouvez utiliser l’outil de réservation récurrente pour réserver la salle du club pour un club de lecture tous les lundis, par exemple, ou pour les réunions du conseil d’administration qui nécessitent la réservation de la salle du conseil tous les deuxièmes mardis du mois.
Approuver, refuser, annuler ou modifier les réservations des espaces communs
Pour modifier le statut d’une réservation, vous devez être un utilisateur de BuildingLink ayant le niveau d’autorisation Direction ou Agent de sécurité, ou disposer d’une autorisation spéciale. Si un type de réservation ne nécessite pas d’approbation, consultez notre section sur les paramètres de réservation des espaces communs pour savoir comment configurer un type d’espace commun afin que les réservations soient approuvées automatiquement.
Pour modifier le statut d’une réservation, accédez à l’onglet Gestion, puis sélectionnez Réservations. Par défaut, toutes les réservations dont le statut est Demandée ou Approuvée s’affichent. Pour afficher uniquement les demandes de réservation, cliquez sur le filtre Statut en haut de la page, puis cochez la case Demandée pour filtrer la liste des réservations.
Cliquez sur la réservation que vous souhaitez approuver, refuser ou annuler.
Si vous modifiez le statut d’une réservation récurrente, vous pouvez modifier uniquement l’occurrence de réservation sélectionnée ou l’ensemble de la série.
Pour afficher les réservations récurrentes, vous devez cocher la case Afficher les réservations récurrentes.
En haut de la page Détails de la réservation, vous pouvez modifier le statut de la réservation en cliquant sur l’option appropriée. Selon les paramètres de votre immeuble, un courriel peut être envoyé automatiquement au résident pour l’informer du changement de statut de sa réservation.
Vous pouvez également cliquer sur Ajouter des notes dans la section Historique et notes de la réservation, située à droite des détails de la réservation, pour ajouter une note concernant celle-ci (p. ex. « Paiement reçu » ou, dans le cas d’une réservation d’ascenseur, « Certificat d’assurance reçu »). Lorsque vous ajoutez une note, cochez la case Masquer aux résidents si vous ne souhaitez pas que le résident puisse la consulter. Cliquez sur Sauvegarder pour ajouter la note.
Vous pouvez également communiquer avec le résident au sujet de sa réservation en cliquant sur le bouton Envoyer un courriel au résident, situé en haut de la page. Utilisez cette fonction pour envoyer des rappels par courriel si, par exemple, le résident doit encore fournir des documents ou effectuer un paiement avant que sa réservation puisse être approuvée. Le courriel envoyé sera conservé de façon permanente dans la section Historique et notes de la réservation.
Si vous devez modifier les renseignements relatifs à la réservation, comme la date ou l’heure, cliquez sur le bouton vert Modifier la réservation, puis n’oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder une fois vos modifications terminées.