Note : Cet article concerne la nouvelle version du module. Le déploiement de ce module remanié est en cours. Il est donc possible que seuls certains utilisateurs y aient accès pour le moment.
Résumé
Le module de réservation des espaces communs vous permet d’ajouter et de personnaliser les équipements, les salles et les services que les résidents peuvent réserver dans votre immeuble, ainsi que de définir les restrictions applicables dans les paramètres des espaces communs.
Seuls les utilisateurs disposant des autorisations de niveau Gestionnaire ou Agent directeur peuvent accéder aux paramètres de réservation des espaces communs.
Pour accéder aux paramètres du module de réservation des espaces communs, cliquez sur l’onglet Gestion, sélectionnez Réservations, puis cliquez sur Paramètres. Vous pouvez également accéder à l’onglet Paramètres, puis sélectionner Espaces communs.
Cet article présente les différentes options permettant d’ajouter et de personnaliser les espaces communs de votre immeuble.Pour en savoir plus sur l’utilisation du module de réservation et le processus d’approbation, consultez notre article d’aide Gestion des réservations.
Note : Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Paramètres généraux
- Types d’installations communes
- Ajout d’une nouvelle installation
- Modifier ou supprimer une commodité
- Groupes de commodités
- Permissions spéciales
Paramètres généraux
Pour définir les options de notification par défaut du module de réservation des espaces communs, accédez à l’onglet Gestion, sélectionnez Réservations, puis Paramètres, et cliquez sur Paramètres généraux.
Saisissez le nom et l’adresse courriel de réponse pour les notifications automatiques (recommandé pour offrir une expérience plus personnalisée). Si vous n’ajoutez pas d’adresse courriel de réponse, les courriels afficheront notify@BuildingLink.com comme adresse d’expédition et BuildingLink comme nom d’expéditeur.
Ensuite, cochez la case Les membres du personnel autres que les gestionnaires peuvent consulter, créer et modifier les réservations d’espaces communs pour d’autres résidents. Si vous ne cochez pas cette case, seuls les utilisateurs de BuildingLink disposant des autorisations de niveau Gestionnaire ou Agent directeur pourront soumettre des demandes de réservation au nom d’un résident.
Note : Tant que votre module de réservation n’est pas configuré en mode Usage interne uniquement, les résidents peuvent soumettre des demandes de réservation à partir de leur ordinateur ou de l’application des résidents. Si votre module de réservation est configuré en mode Usage interne uniquement, les résidents ne peuvent ni soumettre de demandes de réservation d’espaces communs ni consulter le calendrier des espaces communs. Pour activer le mode Usage interne uniquement ou permettre aux résidents de soumettre leurs propres demandes de réservation, veuillez communiquer avec nous à l’adresse francais@buildinglink.com.
Ensuite, choisissez à quel moment la direction doit être avisée des demandes de réservation et précisez les destinataires de ces courriels. Gardez à l’esprit que vous définissez ici une adresse courriel par défaut pour l’ensemble du module. Vous pouvez également configurer une adresse courriel de notification différente pour chaque espace commun, au besoin.
Enfin, cochez la case Aviser les résidents lorsqu’une réservation est créée ou que son statut change. Si vous cochez cette case, les résidents recevront des notifications automatiques lorsque leurs réservations d’espaces communs seront approuvées ou refusées. Ils ne recevront toutefois aucune notification automatique lorsqu’une réservation est annulée.
N’oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder.
Types d’installations communes
De nombreuses propriétés utilisent la section Installations pour gérer les réservations de différents espaces, équipements ou services. Voici quelques exemples courants :
- Emménagements et déménagements (ascenseur de service)
- Livraisons volumineuses (ascenseur de service)
- Salle de réception ou salon
- Terrasse sur le toit (ou autre espace commun)
- Barbecue
- Terrains de tennis, de basketball (ou autres installations récréatives)
- Suites pour invités
- Piscine ou salle d’entraînement
- Cabana
- Salle de cinéma
- Salle communautaire
- Chaises et tables
- Places de stationnement pour visiteurs
Ajout d’une nouvelle installation
Tout gestionnaire ou agent directeur peut ajouter une nouvelle installation dans BuildingLink en accédant à l’onglet Gestion, en sélectionnant Réservations, puis en cliquant sur Paramètres. Ensuite, sur la page Installations, cliquez sur Ajouter une installation dans le coin supérieur droit.
Un formulaire s’affichera pour vous permettre de définir le nom de l’installation, son icône, les pièces jointes, les exigences et d’autres critères. Vous trouverez ci-dessous la liste des champs du formulaire ainsi que leurs utilisations courantes :
Paramètres généraux
- Statut : Permet de définir si une installation est active ou inactive.
- Nom de l’installation : Définit le nom affiché de l’installation.
- Sélectionner une icône : Permet de choisir l’icône affichée pour l’installation.
- Photo de couverture : Définit l’image principale de l’installation.
- Deuxième photo : Permet d’ajouter des photos supplémentaires de l’installation. Utilisez cette option pour présenter différents angles de vue des espaces.
- Joindre des fichiers : Permet d’ajouter des fichiers complémentaires propres à l’installation, comme des documents et des règlements (p. ex., certificat d’occupation, certificat d’assurance, frais de réservation de l’installation, etc.). Outre la limite de 25 Mo par fichier, aucune restriction ne s’applique au nombre de pièces jointes.
- Groupe d’installations : Permet de déterminer si l’installation doit être intégrée à un groupe d’installations existant.
- Qui peut réserver cette commodité (à l'exclusion du personnel de l'immeuble)? :Permet de configurer les droits de réservation des résidents pour cette commodité.
- Permissions spéciales :Seuls les gestionnaires, les agents directeurs ou les membres du personnel disposant d'une permission spéciale peuvent approuver les réservations. Pour en savoir plus sur le processus d'approbation, consultez notre section d'aide sur les réservations.
- Personnel de l'immeuble uniquement :Désactive tous les droits de réservation des résidents pour cette commodité. Vous pouvez également choisir de permettre ou non aux résidents de voir ces réservations.
- Quelles réservations les résidents devraient-ils pouvoir voir? :Permet de configurer les droits de consultation pour cette commodité.
- Paramètre suggéré :Nous vous recommandons de permettre aux résidents de voir toutes les réservations approuvées et demandées, afin qu'ils sachent quelles plages horaires sont disponibles.
- Quels emplacements peuvent réserver cette commodité? :Permet de configurer les droits de réservation spécifiques à chaque emplacement pour cette commodité.
- Afficher les numéros d'unité aux résidents pour cette commodité :Permet d'afficher les numéros d'unité des résidents sur les réservations.
- Affichage par défaut du numéro d'unité :Par défaut, les numéros d'unité sont masqués afin que les résidents ne sachent pas qui a demandé la réservation. Les résidents verront uniquement si une commodité est disponible ou non pendant la plage horaire sélectionnée. Vous pouvez toutefois choisir d'afficher le numéro d'unité si vous le préférez.
- Permettre le chevauchement de réservations :Permet de planifier des réservations simultanées pour cette commodité.
- Détails de la commodité :Une zone de texte qui vous permet d'ajouter des descriptions supplémentaires, des liens et des images à la commodité.
- Exiger que les résidents acceptent une décharge de responsabilité? :Permet de configurer les options de décharge de responsabilité pour cette commodité.
- Les réservations nécessitent l'approbation du gestionnaire :Fait de l'approbation du gestionnaire une condition obligatoire pour les réservations de cette commodité.
- Refuser automatiquement si aucune approbation n'est donnée dans un délai déterminé :Cette option est accessible si le paramètre « Les réservations nécessitent l'approbation du gestionnaire » est activé. Elle permet de refuser automatiquement les réservations après un nombre de jours déterminé.
- Qui devrait recevoir les notifications par courriel pour cette commodité? : Permet de configurer les options de notification par courriel pour cette commodité.
- Spécifier d'autres adresses de courriel : Si vous devez envoyer des notifications par courriel concernant cette commodité à une autre adresse que celle enregistrée par défaut dans les paramètres généraux, cliquez sur Autre courriel. Par exemple, votre directeur de la maintenance pourrait approuver les emménagements et les déménagements, tandis que votre bureau de location pourrait s'occuper de tous les autres types de réservations.
Disponibilité
Limites de réservation : Permet de configurer les limites de réservation quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles pour cette commodité.
Les réservations peuvent être effectuées uniquement dans un délai de : Permet de configurer les contraintes de temps pour effectuer une réservation pour cette commodité.
Exiger un préavis minimal de la part des résidents? : Permet de définir une période de préavis minimale par intervalles d'heure(s), de jour(s), de semaine(s) ou de mois.
Les utilisateurs peuvent-ils choisir leurs propres heures de début et de fin? : Permet de gérer la possibilité pour les utilisateurs de choisir leurs propres heures de début et de fin pour cette commodité.
Horaire de disponibilité
- Quand cette commodité est-elle disponible pour des réservations? :Permet de configurer les plages horaires de disponibilité pour cette commodité selon les jours de la semaine.
Règles de durée de réservation
- Permettre les réservations sur plusieurs jours : Permet de définir si la commodité peut être réservée pour plusieurs jours consécutifs au cours d'une même réservation.
- Afficher les heures de début et de fin disponibles par incréments de : Permet de configurer les incréments (en minutes) pour les heures de début et de fin de la commodité.
- Incréments de début/fin par défaut : La durée par défaut ne limite pas la réservation de la commodité à un nombre maximal ou minimal d'heures; elle définit simplement une période de temps par défaut. Par exemple, si la période par défaut est de 4 heures et qu'un résident inscrit midi comme heure de début, l'heure de fin s'afficherapar défaut à 16 h.
- Durée par défaut des nouvelles réservations :Permet de définir la durée par défaut des réservations pour cette commodité.
- Permettre des réservations plus longues que la durée par défaut :Permet aux utilisateurs d'effectuer des réservations d'une durée supérieure à la durée par défaut et définit le temps maximal qu'une réservation peut durer. Par exemple, si la période par défaut est de 4 heures et que ce paramètre est configuré à 2 heures, le temps maximal pendant lequel un résident peut réserver cette commodité sera de 6 heures.
Une fois ce formulaire rempli, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Modifier ou supprimer une commodité
Pour modifier les paramètres d'une commodité en particulier, allez à l'onglet Gestion, sélectionnez Réservations, puis cliquez sur Paramètres. Ensuite, sur la page Commodités, cliquez sur la fiche de la commodité que vous souhaitez modifier.
Pour supprimer une commodité, cliquez sur la fiche de la commodité et changez le statut pour Inactif. Cliquez sur Sauvegarder pour appliquer les modifications. Après avoir mis à jour le formulaire de la commodité, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Vous pouvez afficher les commodités inactives sur la page Commodités en cochant la case à côté de Inclure les commodités inactives.
Groupes de commodités
La fonctionnalité Groupes de commodités vous permet de regrouper certains types de commodités et d’appliquer les mêmes limites de fréquence à chacune d'elles au sein de ce groupe.
Pour ajouter un nouveau groupe de commodités, allez à l'onglet Gestion, sélectionnez Réservations, puis cliquez sur Paramètres. Ensuite, sélectionnez Groupes de commodités et cliquez sur Ajouter un groupe. Saisissez ensuite le nom du groupe et les limites de fréquence. Cliquez sur Sauvegarder pour appliquer les modifications.
Permissions spéciales
Le module de permissions spéciales pour les commodités vous permet de remplacer les permissions par défaut pour certains employés ou types d'utilisateurs, ainsi que pour des restrictions spécifiques liées aux commodités.
Pour ajouter une permission spéciale, allez à l'onglet Gestion, sélectionnez Réservations, puis cliquez sur Paramètres. Ensuite, sélectionnez Permissions spéciales pour afficher la liste des options disponibles :
- Permettre aux membres du personnel qui ne sont pas gestionnaires de modifier le statut des demandes de commodités :Par défaut, les utilisateurs ayant les rôles de Réception et de Maintenance ne peuvent pas modifier le statut des demandes de réservation de commodités.
- Permettre au personnel de passer outre aux heures de disponibilité lors de la création de réservations de commodités :Par défaut, le personnel peut uniquement effectuer des réservations à l’intérieur des heures de disponibilité configurées pour la commodité.
- Permettre au personnel de passer outre aux limites de date à l'avance lors de la création de réservations de commodités :Par défaut, le personnel ne peut pas effectuer de réservation plus loin dans le futur que ce que permet la période maximale de réservation à l'avance de la commodité.
- Permettre au personnel de passer outre aux limites de préavis minimal lors de la création de réservations de commodités :Par défaut, le personnel ne peut pas effectuer de réservation dans un délai plus court que ce que permet le préavis minimal exigé pour la commodité.
- Permettre au personnel de passer outre aux limites de nombre de réservations par unité et par utilisateur lors de la création de réservations de commodités :Par défaut, les limites de nombre de réservations par unité et par utilisateur (allocation de fréquence) s’appliquent également aux réservations effectuées par le personnel au nom des résidents.
Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur à côté de la permission que vous souhaitez mettre à jour.
Next, you will be prompted to select either an employee or a user type (authority level), then select a Permission Setting and click Save.
Keep clicking Add New User for each specific employee or user authority level you want to add, and continue as instructed above.
Pour modifier une permission spéciale existante, cliquez sur Modifier à côté de la permission que vous souhaitez changer; les paramètres de la permission s'afficheront alors et pourront être modifiés. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder les modifications.
Pour supprimer complètement la permission, cliquez sur Supprimer. Une fenêtre de confirmation s'affichera; cliquez sur Supprimer la permission pour confirmer.