Module Service de Voiturier

Activation et personnalisation du module Voiturier 

Veuillez contacter le support BuildingLink si vous souhaitez activer ce module pour votre propriété.  Le module peut être activé pour permettre au personnel de valet d’accéder et de gérer les données du véhicule ainsi que de recevoir et d’accepter les demandes.  Vous pouvez également interdire au personnel de valet d’accéder et de gérer les données du véhicule, tout en lui permettant de recevoir et d’accepter les demandes de voiture. (Veuillez nous faire part de vos préférences afin que nous puissions choisir l’option de configuration correcte pour vous.) 

Si vous êtes un utilisateur de niveau gestion ou agent directeur et que vous souhaitez ajouter des instructions pour que les résidents les voient lors de la soumission d’une demande de voiture, cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Options générales du paramétrage de l’immeuble. Ensuite, faites défiler jusqu’à la section (34) Garage / Voiturier et entrez toutes les instructions pertinentes. Veillez à cliquer sur Sauvegarder tous les changements. 

Vous pouvez également configurer des notifications par courriel à votre personnel de valet lorsque de nouvelles demandes sont soumises, ainsi que des courriels de confirmation à vos résidents lorsque leurs demandes sont acceptées. 

Ajout d’un utilisateur valet 

Vous pouvez configurer le module voiturier en créant un utilisateur « Préposé à l'espace de stationnement» dans la section Employés. La configuration du module de cette façon vous donne la possibilité de permettre au personnel de valet de gérer les données générales du véhicule et de consulter l’historique du voiturier en plus de recevoir et d’accepter des demandes spécifiques. Si vous souhaitez autoriser cela, veuillez contacter l’assistance BuildingLink afin que nous puissions activer les paramètres appropriés pour vous. Ensuite, configurez un utilisateur employé « Préposé à l'espace de stationnement » en sélectionnant l’onglet Gestion et en cliquant sur Employés.  Cliquez sur Ajouter un nouvel employé. Dans la section Informations de base, entrez un prénom et un nom de famille pour l’utilisateur valet.  

Dans la section Identifiant de connexion et Autorité, entrez un nom d’utilisateur.  Cliquez sur la liste déroulante « Niveau d’autorité » et sélectionnez « Préposé à l'espace de stationnement » Cliquez sur Sauvegarder en haut de la page. 

Soumettre une demande de véhicule 

Les résidents peuvent soumettre des demandes de voiture à partir du portail des résidents ou de l’application des résidents de BuildingLink, mais le personnel de l’immeuble peut également soumettre des demandes au nom d’un résident. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Réception. À droite de l’en-tête Service de voiturier, il y a un champ intitulé Demander une voiture. Entrez le numéro d’unité ou le numéro de billet de la voiture que vous souhaitez demander.   

Dans la fenêtre contextuelle résultante, vous pouvez sélectionner par qui la voiture a été demandée, spécifier quel véhicule a été demandé (si l’unité a plusieurs véhicules qui lui sont affectés ou si le véhicule est pour un invité), quand le véhicule est nécessaire, et tout commentaire / instructions spéciales. 

Cliquez sur Soumettre la demande de service de voiturier. 

À partir de l’onglet Réception, vous pourrez également voir toutes les demandes de véhicules qui ont été acceptées ou qui sont toujours en attente. Si la demande est toujours en attente, elle sera étiquetée comme « Demandé » au lieu de « Accepté ». 

Vous pouvez également soumettre une demande en cliquant sur l’onglet Gestion, puis sur Gestion du stationnement.  L’onglet Service de voiturier sera accessible et vous permettra d’entrer une demande et de voir toutes les demandes de véhicule soumises. 

Réception et acceptation des demandes de véhicules 

Connectez-vous avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe de voiturier.  Vous pourrez voir toutes les demandes qui n’ont pas encore été fermées.  Si le son de votre ordinateur est allumé, vous devriez être en mesure d’entendre un bip s’il y a des demandes qui n’ont pas encore été acceptées.  Vous pouvez contrôler cela à partir des boutons radio du son en haut à gauche de l’écran. 

Pour accepter une demande, cliquez sur le bouton vert Accepter. Une fois la demande terminée, cliquez sur le bouton rouge Fermer.   

Vous pouvez également recevoir et accepter des demandes via notre application valet gratuite. Recherchez « App valet BuildingLink» dans le Google Play Store ou l’Apple Store et sélectionnez Installer. Ouvrez l’application Valet et connectez-vous avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe voiturier ou le nom d’utilisateur et le mot de passe de la console Valet pour votre immeuble. À condition que le son de votre téléphone soit allumé, vous entendrez un bip sonore lorsqu’une nouvelle demande arrive. Si vous avez un iPhone, appuyez simplement sur les nouvelles demandes (affichées en vert) pour les accepter, et appuyez sur les demandes terminées (affichées en rouge) pour les fermer. Si vous avez un fichier Android, sélectionnez Accepter pour accepter les nouvelles demandes et Fermer pour fermer les demandes terminées.  

Des captures d’écran de l’iPhone et d’Android sont ci-dessous. 

Captures d’écran de l’iPhone: 

Captures d’écran Android: 

Affichage de l’historique du voiturier 

Remarque : Vous devez avoir une connexion d’employé de préposé à l'espace de stationnement pour voir l’historique du voiturier.  Si vous devez rechercher une demande qui a été fermée, cliquez sur Historique dans l’onglet Tableau de bord.  À partir de là, vous pouvez effectuer une recherche par numéro d’unité, numéro d’étiquette de garage ou de billet, description du véhicule et plage de dates.  Les résultats de la recherche sont imprimables et peuvent être exportés vers Excel.   

Modification des informations sur le véhicule 

Remarque : Vous devez avoir une connexion de l’employé au portail du personnel pour modifier les renseignements sur le véhicule; vous ne pourrez pas modifier les informations du véhicule à partir d’une connexion à la console Valet. Pour ajouter ou modifier des informations sur le véhicule pour vos résidents, cliquez sur la section Gestion du véhicule dans le portail du personnel sous Gestion et Gestion du stationnement. Veuillez consulter notre rubrique  d’aide Gestion du stationnement pour plus d’informations.  

Tutoriel vidéo sur le module voiturier