Nota: Este artículo se refiere al módulo que se rediseñó recientemente. Este módulo actualizado está en proceso de implementación y podría estar disponible solo para algunos usuarios.

Resumen

El módulo de Reservaciones le permite coordinar y hacer el seguimiento de las reservaciones de amenidades en su edificio. Puede permitir que sus residentes presenten solicitudes de reservación de amenidades físicas (cine, club, etc.), horarios para citas, reservaciones del elevador o incluso masajes y mesas en restaurantes. También puede decidir usar este módulo solo internamente, y aun así disfrutar de los beneficios de la programación y el seguimiento sencillos. 

Para obtener más información sobre cómo añadir o editar las amenidades disponibles en su propiedad y sus limitaciones, tenga a bien ver nuestro artículo sobre Ajustes de las reservaciones de amenidades.

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Tabla de contenidos

• Cómo ver las reservaciones de amenidades
• Cómo agregar una nueva solicitud de reservación
• Cómo aprobar, rechazar, cancelar o editar las reservaciones de amenidades

Cómo ver las reservaciones de amenidades

Para ver las reservaciones de amenidades existentes, diríjase a la pestaña Administrar y seleccione Reservaciones. Verá una lista de todas sus reservaciones en forma predeterminada. 

En la parte superior de la página de Reservaciones, puede ordenar sus reservaciones por unidad, rango de fechas, estado o tipo de amenidades. La visualización de la lista se actualizará automáticamente una vez que seleccione los filtros.

Para ver los detalles de una reservación específica, haga clic sobre la reservación en la lista.

También puede ver las reservaciones en formato de calendario, haciendo clic en en la parte superior de la página de Reservaciones.

La Vista de calendario es una excelente manera de revisar la disponibilidad de una amenidad específica antes de enviar una solicitud. Puede ordenar las reservaciones con los filtros que se encuentran en la parte superior de la pantalla, y también puede ver los detalles de una reservación específica haciendo clic sobre ella en el calendario. 

Nota: Respecto de la disponibilidad de las amenidades, también puede configurar las amenidades para prohibir que las reservaciones se superpongan; es decir, que recibirá un mensaje de error si intenta presentar una solicitud para un horario que ya se ha solicitado. Para ello, tenga a bien visitar nuestro artículo sobre los Ajustes de las reservaciones de amenidades.

Tenga en cuenta que el calendario de reservaciones es distinto del Calendario del edificio. Para ver el Calendario del edificio, busque el atajo en la esquina superior derecha para hacer clic en Calendario del edificio.

El personal también puede ver las próximas reservaciones de una unidad en la Vista de unidad, utilizando la Búsqueda rápida.

Cómo agregar una nueva solicitud de reservación

A menos que haya configurado el módulo de reservaciones como solo de uso interno, o que haya cambiado la configuración de la amenidad de manera que los empleados no administrativos no puedan enviar solicitudes de reservaciones, los residentes y los empleados con cualquier nivel de autoridad podrán ingresar solicitudes de reservación. Solo los usuarios de nivel administrativo y directivo pueden aprobar o rechazar estas solicitudes de modo predeterminado.

Para ingresar una nueva solicitud a nombre de un residente, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Reservaciones. Luego, haga clic en el botón verde Crear reservación, ubicado en la esquina superior derecha.

También puede añadir una nueva solicitud de reservación en la Vista de calendario, haciendo clic en en la parte superior de la página de Reservaciones. Puede hacer clic en la fecha en la que desea ingresar la solicitud de reservación, o hacer clic en el botón verde Crear reservación en la esquina superior derecha. 

Se abrirá un formulario donde puede ingresar toda la información correspondiente a la reserva. Si usted es un usuario de BuildingLink de nivel no administrativo, el Estado se configurará automáticamente como Solicitada, y no verá las opciones Aprobada o Rechazada. Si es un usuario administrativo y desea aprobar automáticamente la solicitud de reservación que está ingresando, puede cambiar el Estado de Solicitada a Aprobada.

A continuación, seleccione la amenidad que desea reservar. Si observa que una amenidad no consta en la lista de amenidades, consulte el artículo sobre Ajustes de reservaciones de amenidades para más información sobre cómo agregar o modificar tipos de amenidades. 

Después de seleccionar la amenidad, si solo hay un ocupante en la unidad, el sistema lo agregará como contacto automáticamente. Si hay más de un ocupante en la unidad, se le indicará que seleccione una persona de contacto para la reservación.

Luego, establezca la fecha y hora de la reservación. También puede optar por ingresar una Reservación para todo el día; por ejemplo, puede ingresar una reservación para todo el día a nombre de la unidad de administración, si una determinada amenidad estará cerrada durante todo un día.
 

Por último, ingrese cualquier otro detalle importante de la reservación, y haga clic en Guardar. 

Para ingresar una Reservación recurrente, marque la casilla Reservación recurrente. Se abrirán los ajustes de las reservaciones recurrentes, para que pueda programar la reservación de forma recurrente.

La herramienta de reservación recurrente se puede utilizar, por ejemplo, para reservar la sala club para un grupo de lectura todos los lunes o para reuniones de la junta en la sala de juntas el segundo martes de cada mes. 

Cómo aprobar, rechazar, cancelar o editar las reservaciones de amenidades

Para cambiar el estado de una reservación, debe ser un usuario de BuildingLink de nivel administrativo o directivo, o contar con un permiso especial. Si tiene un tipo de amenidad cuya reservación no debería requerir aprobación, consulte la sección sobre Ajustes de reservaciones de amenidades para más información sobre cómo configurar la aprobación automática en ciertos tipos de amenidades.

Para cambiar el estado de una reservación, haga clic en la pestaña Administrar y seleccione Reservaciones. De forma predeterminada, verá todas las reservaciones solicitadas y aprobadas. Si solo desea ver las reservaciones solicitadas, haga clic sobre el filtro de Estado en la parte superior de la pantalla y marque la casilla junto a Solicitada para filtrar la lista de reservaciones.  Haga clic sobre la reservación que desea aprobar, rechazar o cancelar.

Si va a cambiar el estado de una reservación recurrente, podrá editar la reservación específica en la que hizo clic o editar la serie completa. 

Para ver las reservaciones recurrentes, debe seleccionar la casilla que se encuentra junto a Mostrar reservaciones recurrentes. 

En la parte superior de la página de detalles de las reservaciones, puede cambiar el estado de la reservación haciendo clic en la opción que corresponda. Dependiendo de los ajustes de su propiedad, es posible que se envíe automáticamente un email al residente informándole que se ha modificado su reservación. 

También puede Agregar notas al registro y a la sección de notas, a la derecha de los detalles, si desea agregar una nota sobre la reservación (p. ej., «pago recibido» o, en el caso de una reservación de elevador, «certificado de seguro recibido»). Si no desea que los residentes puedan ver la nota, asegúrese de marcar la casilla Hacer de esta una nota privada al agregarla. Haga clic en Guardar nota.

También puede comunicarse con el residente sobre la reservación haciendo clic en el botón Enviar email a residente, en la parte superior de la página. Puede utilizar esta herramienta para enviar recordatorios por email si, por ejemplo, el residente debe entregar documentos o hacer un pago previo a que se apruebe la reservación. Los emails enviados quedarán registrados de forma permanente en el Historial y notas de la reservación. 

Si necesita editar cualquier información de la reservación, como la fecha u hora, haga clic en el botón verde Editar, y recuerde hacer clic en Guardar cuando termine con los cambios.