Table des matières |
Nouvelle demande dans le module de maintenance mis à jour
Saisie d’une nouvelle demande de maintenance
Pour entrer une nouvelle demande de maintenance, cliquez sur l’onglet Maintenance et sélectionnez Nouvelle demande. Vous serez emmené sur un écran où vous pourrez remplir tous les détails pertinents. Au minimum, entrez le numéro d’unité, la description du problème et la catégorie de maintenance et sélectionnez si la personne d’entretien a l’autorisation d’entrer dans l’appartement pour résoudre le problème. Dans la section « Autorisation d’entrer », il y a également un champ pour « Instructions d’entrée », où vous pouvez entrer des instructions telles que « Venez après 14 heures », « Veuillez appeler d’abord » ou « Méfiez-vous du chien ».
Si la demande de maintenance concerne une zone commune (un problème à l’échelle de l’immeuble), sélectionnez Assigner à l'unité de gestion pour remplir le champ « Numéro d’unité ».
Si vous souhaitez effectuer une inspection de déménagement ou réparer une unité, mais que vous ne voulez pas que le résident de cette unité puisse voir la demande ou recevoir des notifications, vous pouvez cocher la case à côté de « Ne pas montrer aux résidents ».
Pour affecter un employé à une demande de maintenance spécifique, cet employé doit apparaître dans le menu déroulant sous « Employé assigné ». Pour contrôler quels employés apparaissent dans ce menu, veuillez consulter les détails sur la façon de permettre aux employés d’être affectés aux demandes de maintenance.
Si vous souhaitez utiliser le champ Fournisseur assigné ou Équipement situé dans « Options avancées », consultez les rubriques d’aide Du répertoire de l'équipement et/ou des fournisseurs.
Veuillez noter que les champs que vous remplissez sur ce formulaire varieront en fonction de la façon dont votre immeuble utilise le module Maintenance. Une fois que vous avez rempli les champs appropriés, cochez la case à côté de « Imprimer le bon de travail » si vous souhaitez imprimer la demande de maintenance immédiatement. Vous pourrez également imprimer la demande après l’enregistrement.
Pour ajouter des informations supplémentaires telles que des adresses e-mail, un numéro de référence, une priorité remplissez les champs de la section Détails supplémentaires.
Saisie de plusieurs demandes de maintenance
Si vous avez plusieurs demandes de maintenance qui doivent être ajoutées en une seule séance, utilisez le bouton Sauvegarder et ajouter un autre demande pour enregistrer rapidement une demande et commencer à entrer une autre. Si vous entrez la même demande sur plusieurs unités, consultez notre rubrique d’aide Répliquer.
Plus d’informations sur les demandes de maintenance
Assurez-vous de consulter nos rubriques d’aide sur la façon de modifier l’état d’une demande de travail (la fermer ou la mettre en attente), comment ajouter des commentaires et des frais, comment maintenir une base de données d’inventaire https://buildinglink.freshdesk.com/a/solutions/articles/inventory ou d’équipement, comment planifier des tâches récurrentes (maintenance préventive) et comment exécuter des rapports de maintenance.
Le personnel peut également accéder au module maintenance via notre application Geo.