Note: Cet article est pour le module nouvellement repensé. Ce module mis à jour est en cours de déploiement et peut n’être disponible que pour certains utilisateurs.
Résumé
Les paramètres de maintenance permettent aux utilisateurs au niveau de la gestion et de l'agent de sécurité de configurer les paramètres de module, de définir des notifications automatiques relatives aux demandes de maintenance et de personnaliser les bons de travail imprimés, les catégories de maintenance et les réponses de maintenance prédéfinies.
La plupart des immeubles sont configurés afin que les résidents et le personnel puissent soumettre des demandes de maintenance via BuildingLink. Le module Maintenance peut également être défini sur « Interne uniquement », ce qui empêche les résidents de soumettre des demandes de maintenance en ligne. Si vous souhaitez activer ou désactiver l'option « Interne uniquement » (ou activer ou désactiver l'ensemble du module de maintenance), veuillez contacter l'assistance BuildingLink.
Vous pouvez afficher ou mettre à jour tous les autres paramètres de maintenance en accédant à l'onglet Maintenance, en sélectionnant Recherche des demandes, en cliquant sur l'icône d'engrenage à droite du titre de la page et en sélectionnant Paramètres de la maintenance.
Note: Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Options de demande de maintenance
- Options de notifications
- Options de bon de travail
- Façons d'utiliser les catégories de maintenance
- Ajout de catégories de maintenance/réparation
- Modification des catégories de maintenance
- Ajout de réponses de maintenance prédéfinies
- Modification des réponses prédéfinies
Options de demande de maintenance
Les options de demande de maintenance vous permettent de personnaliser les champs de votre formulaire de demande de maintenance et les autorisations pour le personnel et les résidents.
Pour afficher ou modifier les options de votre demande de maintenance, accédez à l'onglet Maintenance, sélectionnez Rechercher des demandes, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Options de la demande de maintenance.
Ensuite, descendez la page en sélectionnant les paramètres qui fonctionnent le mieux pour vos opérations immobilières, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder lorsque vous avez terminé.
Options de notifications
Les options de notification vous permettent de personnaliser vos notifications de maintenance automatiques à la gestion et aux résidents.
Pour afficher ou modifier vos options de notification de maintenance, accédez à l'onglet Maintenance, sélectionnez Rechercher des demandes, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Options de notifications.
La première option vous permettra de sélectionner les événements qui doivent générer un courriel de notification à la gestion de l’immeuble. Une fois que vous avez sélectionné les notifications que vous souhaitez recevoir, entrez l'adresse ou les adresses de la ou des personnes qui devraient recevoir ces courriels de notification. Vous pouvez ensuite sélectionner les événements qui devraient déclencher un courriel de notification à vos résidents ; à tout le moins, nous vous recommandons d'aviser automatiquement le résident lorsqu'une demande a été ouverte ou fermée. Si vous souhaitez communiquer facilement avec vos résidents au sujet de demandes de maintenance spécifiques, c'est également une bonne idée d'informer vos résidents lorsque « le personnel de l’immeuble publie un commentaire ». N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder au bas de la page.
Options de bon de travail
Les options de bon de travail vous permettent de personnaliser les bons de travail imprimés. Pour afficher ou modifier vos options de bon de travail, accédez à l'onglet Maintenance, sélectionnez Rechercher des demandes, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Options de bon de travail.
Façons d'utiliser les catégories de maintenance
Les catégories de maintenance et de réparation vous permettent de personnaliser le type de travaux de maintenance que vous souhaitez suivre sur votre propriété. Si vous souhaitez extraire des rapports de maintenance détaillés via BuildingLink, c'est une bonne idée de créer des catégories de maintenance détaillées.
Catégories de maintenance par défaut:
- Électrique
- Plomberie
- Machinerie centrale
- Aires communes
- Chauffage - CLIMATISATION
- Ascenseurs
- Fuite du riser de condensation
- Portes et serrures
- Exterminateur
- Appareils électroménagers
- Fenêtres
- Vandalisme
- Planchers
- Autres
De nombreux immeubles ajouteront les catégories supplémentaires et les sous-catégories facultatives:
- Éviers, robinets, tuyaux - Ce sont des sous-catégories courantes à ajouter sous Plomberie
- Cuisinière, réfrigérateur, lave-vaisselle - Ce sont des sous-catégories courantes à ajouter sous Appareils électroménagers
- Ampoules, prises, interrupteurs - Ce sont des sous-catégories courantes à ajouter sous électrique
- Fuites
- Aménagement paysager
- Entretien préventif
- Plainte concernant le bruit
Ajout de catégories de maintenance/réparation
Pour afficher ou ajouter des catégories de maintenance, accédez à l’onglet Maintenance, sélectionnez Rechercher des demandes, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Catégories de maintenance, ou dans le tableau de bord, accédez à l’onglet Paramètres et sélectionnez Catégories de maintenance / réparation. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter une catégorie.
Vous serez amené à la fenêtre Ajouter une catégorie. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle catégorie principale, tapez le nom de la catégorie dans le champ sous « Nom de la catégorie » et laissez le menu déroulant suivant sous « Catégorie parente » sur Aucune catégorie parente.
Si vous souhaitez ajouter une sous-catégorie, tapez le nom de la sous-catégorie dans le champ sous « Nom de la catégorie » et choisissez une catégorie parent dans le menu déroulant suivant sous « Catégorie parente ».
Ensuite, vous pouvez choisir si cette catégorie doit être utilisée uniquement par le personnel (et non par les résidents) et définir des options de notification spécifiques à cette catégorie ; celles-ci remplaceront vos paramètres de notification de maintenance par défaut des options de notification. En outre, vous pouvez définir des instructions à afficher aux résidents et ajouter du texte d'exonération de responsabilité. Enfin, il existe des options pour afficher une ligne de texte sur le bon de travail imprimé et pour ajouter un bouton pour cette catégorie sur le portail résident. Cliquez sur Ajouter une catégorie.
Modification des catégories de maintenance
Pour afficher ou modifier des catégories de maintenance, accédez à l'onglet Maintenance, sélectionnez Rechercher des demandes, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Catégories de maintenance, ou dans le tableau de bord, accédez à l’onglet Paramètres et sélectionnez Catégories de maintenance / réparation.
Cliquez sur la catégorie Entretien/Réparation que vous souhaitez afficher/modifier. Vous serez amené à l’écran de catégorie Modifier. Pour supprimer une catégorie, définissez « État de la catégorie » sur Inactif. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur Enregistrer.
Ajout de réponses de maintenance prédéfinies
Les paramètres de réponses de maintenance prédéfinies vous permettent de créer une liste de commentaires fréquemment utilisés (c'est-à-dire travaux terminés, travaux privés, en attente, etc., qui peuvent être facilement sélectionnés lors des commentaires sur les demandes de maintenance. Les commentaires que vous créez ici apparaîtront dans votre liste de réponses de maintenance prédéfinies à utiliser lors de la modification des demandes de maintenance.
Pour ajouter une nouvelle réponse de maintenance prédéfinie, accédez à l’onglet Maintenance, sélectionnez Rechercher des demandes, cliquez sur l'icône d'engrenage, puis sélectionnez Réponses de maintenance prédéfinies, ou dans le tableau de bord, accédez à l’onglet Paramètres et sélectionnez Réponses de maintenance prédéfinies.
Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter une réponse. Tapez votre titre de réponse, ce qui vous aidera à le trouver dans votre liste lorsque vous souhaitez le sélectionner ; le titre ne sera pas inclus dans le texte de votre commentaire réel. Enfin, tapez le texte de commentaire que vous souhaitez ajouter dans la zone « Texte de réponse » et cliquez sur le bouton Ajouter une réponse.
Modification des réponses prédéfinies
Les réponses prédéfinies peuvent être modifiées du commentaire d'une demande de maintenance. Toutefois, si vous souhaitez modifier globalement une réponse prédéfinie existante, accédez à l'onglet Maintenance, sélectionnez Rechercher des demandes, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Réponses de maintenance prédéfinies, ou dans le tableau de bord, accédez à l’onglet Paramètres et sélectionnez Réponses de maintenance prédéfinies.
Cliquez sur les réponses de maintenance prédéfinies que vous souhaitez afficher / modifier. Vous serez amené à l’écran Modifier la réponse. Pour supprimer une réponse, définissez « Statut de la réponse » sur Inactif. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur Sauvegarder la réponse.
