Table des matières
Types d'instructions suggérés
La plupart des immeubles utiliseront les types d'instructions suivants:
- Accès du courtier
- Femme de ménage/Promeneur de chiens
- Permission d'entrer temporaire
- Permission d'entrer permanente
- Ne pas autoriser
- Instructions de la direction de la réception (en tant que type d'instruction interne à l'intention du personnel)
Vous pouvez également ajouter les types d'instructions suivants:
- Absences/Vacances
- Prise du courrier ou du journal
- Notes internes
- Préférences des résidents
- Gardien
- Permission d’entrer temporaire (avec une date d'expiration spécifique pour le « séjour maximum »)
Ajouter des types d'instructions
Pour ajouter un type d'instruction, cliquez sur l’onglet Paramètres à gauche, puis sur Types d'instructions destinées à la réception.
Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau type d'instruction dans le coin supérieur droit.
Si vous utilisez KeyLink, vous pouvez également choisir si vous souhaitez que les instructions s'affichent dans KeyLink lors de la suppression d'une clé.
Assurez-vous de remplir qui peut ajouter, afficher et modifier ce type d'instruction. Si votre immeuble autorise les sous-locataires assurez-vous de définir si les propriétaires devraient être en mesure de visualiser / modifier les instructions saisies par les sous-locataires, ainsi que d'entrer les leurs.
Si vos résidents sont autorisés à soumettre ce type d'instruction, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires qui leur seront affichées. Cochez la case à côté de Ajouter un message pour les résidents lorsqu'ils soumettent une instruction de ce type pour afficher la case de message.
Vous pouvez personnaliser le message de confirmation affiché aux résidents une fois l'instruction soumise Cochez la case Ajouter un message à l'écran de confirmation après avoir soumis une instruction de ce type.
Vous avez la possibilité d'inclure une exonération de responsabilité que les résidents doivent accepter afin de soumettre l'instruction. Cochez la case Exiger une décharge de responsabilité lors de la soumission d'instructions de ce type.
Vous pouvez choisir comment le résident peut confirmer qu'il accepte la décharge, soit en cochant une case, soit en tapant Oui dans une zone de texte. Vous pouvez ensuite ajouter un titre et le texte de la décharge.
Si votre immeuble est configuré pour envoyer des notifications à la direction, vous pouvez choisir de remplacer l'adresse courriel de notification par défaut ou d'ajouter d'autres destinataires de courrier électronique dans la section Notifications par courriel.
*Si les notifications d'instructions par défaut ne sont pas configurées pour votre immeuble, vous pouvez les ajouter sous Paramètres > Options générales de configuration de l’immeuble.
Vous pouvez choisir d'expirer automatiquement les instructions.
Sélectionnez si l'expiration est facultative, requise mais non limitée, ou requise avec une limite spécifique. Vous pouvez également définir une heure par défaut si nécessaire.
Enfin, vous pouvez également choisir de demander une signature de résident lorsque les instructions sont saisies par les membres du personnel et / ou de capturer des documents numérisés pour des types d'instructions spécifiques.
Modifier le type d'instruction
Cliquez sur Paramètres, puis sur Types d'instructions à la réception.
Cliquez sur le Type d'instruction à modifier.
Utilisez les menus déroulants numérotés à droite pour modifier l'ordre type d'instruction lors de la création de l'instruction.
Pour une explication des paramètres de la page Modifier, consultez la section Ajouter des types d'instructions ci-dessus. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur Sauvegarder. Pour supprimer un type d'instruction, définissez-le comme « Inactif ».