Résumé
Les paramètres d'instruction à la réception permettent aux utilisateurs de niveau Gestionnaire et Responsable de la sécurité de créer et de modifier les types d'instructions à la réception, de définir des notifications automatiques liées aux instructions et de configurer les paramètres de module, ce qui vous permet de personnaliser votre compte BuildingLink. Vous pouvez afficher ou mettre à jour vos paramètres d'instructions à la réception à partir de la grille d'instructions de la réception en cliquant sur l'icône d'engrenage à droite du titre de la page ou du tableau de bord, en cliquant sur l’onglet Paramètres, puis en sélectionnant Instructions à la réception.
Note: Cliquez sur les images pour les agrandir.
Table des matières
- Types d'instructions suggérés
- Ajouter des types d'instructions
- Modifier le type d'instruction
- Notifications
- Module Configuration
Types d'instructions suggérés
Vos types d'instructions doivent refléter les catégories dans lesquelles vous devrez enregistrer et suivre les autorisations des invités (ou toute autre instruction que les résidents pourraient donner au personnel ou à la direction). Vos options de notifications et la configuration de votre module doivent refléter les opérations spécifiques de votre propriété.
La plupart des immeubles utiliseront les types d'instructions suivants:
- Accès du courtier
- Femme de ménage/Promeneur de chiens
- Permission d'entrer temporaire
- Permission d'entrer permanent
- Ne pas autoriser
- Instructions de la direction de la DF (en tant que type d'instruction interne à l'intention du personnel)
Vous pouvez également ajouter les types d'instructions suivants:
- Instructions à l'extérieur de la ville
- Courrier ou prise de journal
- Notes internes
- Préférences des résidents
- Gardien
- Permission d’entrer temporaire (avec une date d'expiration spécifique pour le « séjour maximum »)
Ajouter des types d'instructions
Pour afficher ou ajouter les types d'instructions à la réception à partir de la grille d'instructions de la réception, cliquez sur l'icône d'engrenage ou sur le tableau de bord, cliquez sur l’onglet Paramètres, puis sélectionnez Instructions à la réception.
Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau type d'instruction.
Si vous utilisez KeyLink, vous pouvez également choisir si vous souhaitez que les instructions s'affichent dans KeyLink lors de la suppression d'une clé.
Assurez-vous de remplir qui peut ajouter, afficher et modifier ce type d'instruction. Si votre immeuble autorise les sous-locataires, assurez-vous de définir si les propriétaires devraient être en mesure de visualiser / modifier les instructions saisies par les sous-locataires, ainsi que d'entrer les leurs.
Si vos résidents sont autorisés à soumettre ce type d'instruction, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires qui leur seront affichées. Cochez la case Ajouter un message pour les résidents lorsqu'ils soumettent une instruction de ce type pour afficher la case de message.
Vous pouvez personnaliser le message de confirmation affiché aux résidents une fois l'instruction soumise Cochez la case Ajouter un message à l'écran de confirmation après avoir soumis une instruction de ce type.
Vous avez la possibilité d'inclure une exonération de responsabilité que les résidents doivent accepter afin de soumettre l'instruction. Cochez la case Exiger une décharge de responsabilité lors de la soumission d'instructions de ce type.
Vous pouvez choisir comment le résident peut confirmer qu'il accepte la décharge, soit en cochant une case, soit en tapant Oui dans une zone de texte. Vous pouvez ensuite ajouter un titre et le texte de décharge.
Si votre immeuble est configuré pour envoyer des notifications à la direction, vous pouvez choisir de remplacer l'adresse courriel de notification par défaut ou d'ajouter d'autres destinataires courriel dans la section Notifications par courriel.
*Si les notifications d'instructions par défaut ne sont pas configurées pour votre immeuble, vous pouvez les ajouter à partir de la grille d'instructions à la réception en cliquant sur l'icône d'engrenage et en sélectionnant Notifications.
Vous pouvez choisir d'expirer automatiquement les instructions. Sélectionnez si l'expiration est facultative, requise mais non limitée, ou requise avec une limite spécifique. Vous pouvez également définir une heure par défaut si nécessaire.
Enfin, vous pouvez également choisir de demander une signature de résident lorsque les instructions sont saisies par les membres du personnel et / ou de capturer des documents numérisés pour des types d'instructions spécifiques.
Modifier le type d'instruction
Pour modifier les types d'instructions à partir de la grille d'instructions à la réception, cliquez sur l'icône d'engrenage ou sur le tableau de bord, cliquez sur l’onglet Paramètres, puis sélectionnez Instructions à la réception.
Cliquez sur le Type d'instruction à modifier.
Utilisez les menus déroulants numérotés pour modifier l'ordre du type d'instruction lors de la création de l'instruction.
Pour obtenir une explication des paramètres de la page Modifier le type d'instruction, consultez la section Ajouter des types d'instructions ci-dessus. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur Sauvegarder. Pour supprimer un type d'instruction, définissez l'état du type d'instruction sur Inactif.
Notifications
Les notifications vous permettent d'envoyer des notifications automatiques au personnel ou aux résidents lorsque certaines mesures liées aux instructions sont prises. Pour afficher ou modifier les notifications d'instructions à partir de la grille d'instructions de la réception, cliquez simplement sur l'icône d'engrenage, puis sélectionnez Notifications ou dans le tableau de bord, cliquez sur l’onglet Paramètres, sélectionnez Instructions à la réception, puis sélectionnez Notifications. Une fois que vous avez sélectionné les options de notification souhaitées, cliquez sur Sauvegarder tous les changements.
Module Configuration
Ici, vous pouvez définir ce que les utilisateurs ont accès pour ajouter et supprimer des photos des instructions ainsi que d'autres paramètres non disponibles dans les types d'instructions individuels.
Pour afficher ou modifier la configuration du module à partir de la grille d'instructions de la réception, cliquez simplement sur l'icône d'engrenage, puis sélectionnez Configuration du module ou dans le tableau de bord, cliquez sur l’onglet Paramètres et cliquez sur Instructions à la réception, puis sélectionnez Configuration du module. Une fois que vous avez sélectionné vos options de configuration de module souhaitées, cliquez sur Sauvegarder tous les changements.
