AperçuLes paramètres du journal des événements sont contrôlés par l’option Types d’événements de l’onglet Paramètres (seuls les utilisateurs de niveau gestion et agent directeur ont accès aux paramètres de type d’événement). Tous les types d’événements sont regroupés sous des en-têtes spécifiques (Groupes d’événements) pour faciliter le suivi et l’affichage de ces éléments. Vos types d’événements sont personnalisables et doivent refléter les éléments ou les personnes que vous recevez et suivez à la réception ou au bureau, ainsi que tout autre élément pour lequel vous devez capturer des signatures, des photos ou maintenir un élément ou un « historique » d’événements. |
Table des matières |
Types d’événements courants
La plupart des immeubles utiliseront les types d’événements suivants, regroupés comme indiqués :
1. Groupe d’événements : Livraisons entrantes
Fedex, enveloppe, DHL, UPS, USPS, denrées périssables, emballage, pharmacie, fleurs, autres, etc.
2. Groupe d’événements : Articles sortants
Ramassage de la lessive - Lorsqu’un résident laisse la lessive à quelqu’un d’autre pour qu’il la ramasse.
Ramassage - Lorsqu’un article est laissé par un résident pour qu’un résident ou un non-résident le ramasse.
Retour de colis - Lorsqu’un colis est laissé à ramasser par un transporteur.
3. Groupe d’événements : Clés
Clés d’entrée - Lorsqu’un résident laisse une clé personnelle à la réception ou au bureau de location pour que quelqu’un d’autre le ramasse.
Clés données - Lorsqu’une clé qui est principalement conservée à la réception ou au bureau de location (ex. dans une boîte de verrouillage) est donnée à un résident, à un entrepreneur ou à un fournisseur.
4. Groupe d’événements : Personnes
Visiteur - Les types d’événements des visiteurs nécessitent généralement une signature à l’arrivée et se ferment automatiquement, ce qui signifie que personne n’a besoin de faire signer le visiteur lorsqu’il / elle part.
Entrepreneur - Les entrepreneurs ont souvent besoin d’une signature et / ou d’une photo à leur arrivée. Votre propriété peut également utiliser notre imprimante d’étiquettes pour imprimer un badge d’entrepreneur.
Ajout de types d’événements
Pour ajouter un type d’événement, cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Types d’événements.
Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau type d’événement dans le coin supérieur droit.
Vous serez amené à un écran où vous pourrez nommer le type d’événement, décider d’une couleur de grille pour celui-ci, choisir une icône et indiquer le groupe d’événements auquel le nouveau type d’événement doit appartenir. Ensuite, décidez du fonctionnement du type d’événement : apparaîtra-t-il sur la grille d’événements ouverts pour être fermé manuellement ultérieurement (définir l’état sur « Ouvrir ») ou se fermera-t-il automatiquement lors de l’enregistrement (Définir l’état sur « Fermé »)? (Remarque : Le plus souvent, les éléments suivis dans le journal des événements seront définis comme « Ouvert ».) En outre, vous pourrez spécifier si une signature, une photo ou une pièce d’identité est nécessaire pour enregistrer un événement de ce type. Si vous utilisez l’imprimante d’étiquettes Dymo pour imprimer des étiquettes ou des badges d’emballage, vous pouvez définir le format d’étiquette souhaité. Enfin, vous pouvez spécifier des options de notification et choisir si des événements de ce type apparaîtront ou non sur l’écran Public.
Assurez-vous de cliquer sur Sauvegard.
Modification des types d’événements
Pour modifier ou examiner les paramètres d’un type d’événement, cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Types d’événements. Vous serez amené à un écran qui affiche tous les types d’événements. Cliquez sur Modifier en regard du type d’événement que vous souhaitez afficher/modifier.
Pour une explication des paramètres de la page Modifier, cliquez ici. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur Sauvegarder. *Pour supprimer un type d’événement, définissez-le sur Inactif, puis cliquez sur Sauvegarder.
Modification de groupes d’événements
Pour modifier les types d’événements dans un groupe particulier, cliquez sur Modifier en regard de chaque type d’événement que vous souhaitez déplacer, puis sélectionnez le groupe vers lequel vous souhaitez les déplacer. Cliquez sur Sauvegarder.
