AperçuLes paramètres du module Instructions sont contrôlés par la section Types d’instructions à la réception de l’onglet Paramètres (seuls les utilisateurs de niveau gestion et agent directeur ont accès aux paramètres types d’instructions).) Vos types d’instructions doivent refléter les catégories dans lesquelles vous devrez enregistrer et suivre les autorisations des invités (ou toute autre instruction que les résidents pourraient donner au personnel ou à la direction).
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Table des matières |
Types d’instructions suggérés
La plupart des immeubles utiliseront les types d’instructions suivants :
- Accès du courtier
- Femme de ménage/Promeneur de chiens
- Permission d’entrer temporaire
- Permission d’entrer permanente
- Ne pas autoriser
- Instructions à la réception de la direction (en tant que type d’instruction interne à l’intention du personnel)
Vous pouvez également ajouter les types d’instructions suivants :
- Instructions à l’extérieur de la ville
- Courrier ou prise de journal
- Notes internes
- Préférences des résidents
- Gardien
- Permission d’entrer temporaire (avec une date d’expiration spécifique pour le « séjour maximum »)
Ajout de types d’instructions
Pour ajouter un type d’instruction, cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Types d’instructions destinées à la réception.
Ensuite, cliquez sur le bouton vert Ajouter un nouveau type d’instructions dans le coin supérieur droit.
Vous serez ensuite amené à un écran où vous pourrez nommer le type d’instruction (catégorie), décider d’une couleur de grille pour celui-ci et décider qui est en mesure d’ajouter, de modifier et d’afficher des instructions de ce type - résidents, propriétaires non-résidents et / ou personnel. Si votre propriété autorise les sous-locations, assurez-vous de décider si les propriétaires devraient être en mesure de voir / modifier les instructions saisies par les sous-locataires de leur unité ainsi que d’entrer leurs propres instructions. Vous pouvez également choisir d’afficher des instructions de ce type dans KeyLink lors de la suppression d’une clé, afin que vous puissiez facilement voir qui a réellement l’autorisation de libération de clé directement à partir de KeyLink!
Si vous souhaitez entrer des instructions que les résidents verront lors de la saisie d’instructions de ce type (pour expliquer comment il doit être utilisé, par exemple), vous pouvez le faire également.
Vous avez la possibilité d’inclure une décharge de responsabilité que les résidents doivent accepter pour soumettre l’instruction, et vous pouvez également définir des règles d’expiration (cela est particulièrement utile si votre immeuble a une politique de « séjour maximum »). Si votre immeuble est configuré pour envoyer des notifications à la direction chaque fois qu’une nouvelle instruction est ajoutée, vous pouvez choisir de remplacer les paramètres de notification par défaut en entrant une adresse courriel distincte pour une catégorie d’instructions spécifique. Si les notifications d’instructions ne sont pas configurées pour votre immeuble, veuillez contacter le support BuildingLink.
Vous pouvez également choisir de demander une signature de résident lorsque les instructions sont saisies par les membres du personnel et / ou de capturer des documents numérisés pour des types d’instructions spécifiques.
Pour modifier ou réviser les paramètres d’un type d’instruction
Cliquez sur l’onglet Paramètres et sélectionnez Types d’instructions à la réception. Vous serez ensuite amené à un écran qui affiche tous les types d’instructions. Cliquez sur Modifier en regard du type d’instruction que vous souhaitez afficher/modifier.
Pour une explication des paramètres de la page Modifier, cliquez ici. Après avoir apporté des modifications, cliquez sur Sauvegarder. Pour supprimer une catégorie, définissez-la sur « Inactif ».